高效会议管理技巧-培训

**章：中国会议管理之现状及缪误

 **节：如果大部分的中国人到后只剩下会做一个工作的话，那么一定是会“开会”，这是十多年前，

         一位国外的企业家对中国企业管理者“会议泛滥”的无奈批评。但是，细想之下，中国的会议数

         量倒是不少，但如果仅仅凭借数量多就可以称之为“懂开会”却是有些“言过其实”了。

              Ø “会”有“大会”和“会议”以及“议会”之分；

              Ø  会议的主要目的是为了“议”，否则就不是会议了，而是“培训”或者“通报”或者

                 “动员大会”了；

              Ø  会议的本意是“集众家之长”而后形成统一意见，而不是先形成一个意见而后在“会

                 议”上取得“统一”！

             ……

第二节：这些，在座诸公应该是有深刻体会的，这些几乎成为了会议的“基础品质”。究竟是什么造就了

        “会议”的这些品质？

        Ø  纪律涣散

        Ø  士气低落

        Ø  离题万里

        Ø  漠不关心

        Ø  节奏拖拉

        Ø  时间冗长 

第二章：有效的利用会议

     会议是一个集合的载体。**会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

     所以我们需要确定的**问题是“你需要开会吗？”

       Ø 你需要开会吗？

            ——会议是需要成本的，动不动就开会是一个不好的习惯。

       Ø 明确我们开会的基本目的是什么？

            ——“会议”或者“大会”或者“议会”或者“会会”而已？

       Ø 根据我们的目的确定会议的类型。

       Ø 会议的基本类型和目的

       Ø 非正式会议

            ——非正式会议名为“非正式”，但是却能起到“正式”不能发挥之功效。

       Ø 正式会议

       Ø 会议的目的应该提前公告

       Ø 防止会议离题万里。

第二章：会议准备

     会议准备几乎是会议是否成功的决定性的因素，我们许多的企业会采用“紧急通知”或者“临时通知”的形式来召集与会人员，这种做法，往往会使得大多数与会人员“丈二和尚摸不着头脑”。

   “民可使由之，不可使知之”对于会议管理是绝对行不通的。会议的效率会因此大打折扣。

   会议准备

        Ø 确定会议的议题

            ——“议题”是“会议”的灵魂，参加会议的是人，但会议的核心却绝对不是人，会议的议题

                 比会议的形式重要。

        Ø 确定与会人员

             ——人员确定以“议事”为目的，不是级别越高越好，不是人越多越好，更不是

        Ø 邀请与会者

        Ø 准备议程

        Ø 确定地点

        Ø 安排座位

             ——中国是一个论资排辈的民族，我们尊重传统，但是不要弱化甚至降低发言者在会议中的

                 重要地位。

        Ø 准备会议用品

第三章 出席会议

    会议的过程，应该是一个热烈讨论和思想碰撞的过程，我们由“会上不讲，会后乱讲”的不好习惯。这是民族特性所使然，也是会议组织者的问题。会上可以乱讲，但是会后就一定只有一个声音，一个思想才是成功的会议。

        Ø 会议的安排和流程应该是以与会者能够积极参与基本前提

           ——“我今天要讲的由十个问题，每个问题分为五个部分，每个部分有八个方面，每个方面有

                七个小点…….”这种长期霸占会议时间的“会霸”不能在会议上出现，只能在“学习

                会”上使用。

        Ø 外表与讲话

        Ø 倾听发言

            ——倾听的目的是为了自己的发言，倾听的目的是为了了解对方于我得观点的异同，这样说着

                才会“畅所欲言”，听者才会“细心聆听”。否则就只有“事不关己、高高挂起”的

                了。   

        Ø 处理问题

        Ø 做备忘录

        Ø 其他与会技巧——提高效率是我们的基本目的

第四章  会议规范

**节会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议纪律          

        Ø 会议时间安排的规范

            ——会议的时间是大家的，是与会者全体的，谁都不引该浪费会议时间。

        Ø 固定的会议流程规范

            ——固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点，一个中心是指整个会议的议程；两

                个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点

                是容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。

        Ø 会议纪律

            ——会议规范是指大家达成共识的会议守则

第二节 会议决议

         Ø 没有决议的会议只有两种情况：

            a、  不是“会议”

            b、  失败“会议”

         Ø“会而不议”或“议而不决”或“决而不行”或“行而不果”或“果而不验”或“验而不纠”或

           “纠而不改”都是不对的

第五章 主持会议

会议的主持是一个关键的岗位，这个岗位能够为会议的成功起到极大的促进作用。

主持会议者应当具备的品质

       Ø  了解职责

       Ø  研究出席者

       Ø  掌握会议节奏

       Ø  控制会议

       Ø  维持秩序

       Ø  结束会议

       Ø  运用正规程序

       Ø  解决正式会议上的问题

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