ERP在商业管理中的应用
上海益民百货股份有限公司财统部 林黛微
European Recovery Program

上海益民百货股份有限公司成立于1993年12月，由原来的国营大中型企业改制而成，公司发行人民币普通股票，注册资本由开业时的5033万元扩大到目前的16988万元。是淮海路商业街第一家建立股份制的综合性百货零售批发企业。公司以百货、钟表、眼镜、金银首饰等名、特专业商店和老字号企业为龙头，在全国各地开设专业特色分店、专柜。1997年进一步调整经营结构，资本运行向优质企业靠拢，其主要专业商店上海钟表商店、古今内衣公司、红星眼镜公司、上海床上用品公司、龙凤珠宝商店的经营业绩名列全国同行业的前茅。公司成立四年来，逐步向资本经营方向发展。净资产从改帛前1777万元上升到45129.36万元，资产净值增加了25倍，进入了“益民百货”火红的时代。

ERP与商业管理

ERP虽然是以MRPⅡ为基础发展而来的一种管理思想，但是在功能和技术上已矗了传统的制造业并延伸到其他各行各业。在管理理念上，ERP已突破了原来只管理企业内部资源的方式，把客户需求和企业内部的制造活动，以及供应商的资源融合在一起，更适合市场经济的需要。

ERP在企业中的应用涉及到企业的生产经营机制、传统管理方法和管理基础等一系列实际问题，因此引进ERP系统的企业普遍出现了实施难度大、周期长、反复多、见效慢等现象。益民百货公司在管理系统的建设中，将整个实施过程划分成“提议——调研——考察——开发——实施——验收——成效”几个阶段，走了一条稳步前进的路。

商品化软件的个性化

上海益民百货股份有限公司是上海市最早采用计算机进行财务信息管理的公司之一，也是淮海路上最大的商业上市公司，十几家子公司的地理位置比较分散，而且子公司性质复杂，包括酒店、超市、房地产等行业，业务复杂、业务量大、跨地区经营是公司面临的最大问题。公司所需要的ERP系统是一种能更好地满足企业多行业、跨地区、多供应商和销售渠道经营管理模式的信息管理系统，这种系统应该充分利用先进的计算机技术，为用户提供灵活性和可配置功能。

益民管理信息系统始建于1995年下半年。当时国内管理软件市场还处在财务软件阶段，并且当时的财务软件主要为核算型。如何系统、建立管理信息系统，益民公司经过反复研究、权衡，最终决定采用“商品化软件+二次开发”的方式进行建设，即购买符合要求的商品化财务软件，再与专业软件公司合作，根据实际需求进行二次开发。我们根据当时的计算机技术、行业特点等进行了可行性论证，最后达成一致意见，确定了“技术要顺应潮流，投资要受到保护，管理软件要强壮，专业公司要有实力”四项基本原则，保证个性化管理系统的顺利应用。

益民管理信息系统的结构

益民管理信息系统主要由以下几大部分组成。

1.公司总部
公司总部采用流行的Client/Sever体系结构，依靠大型关系型数据库的优越性能，保证财务数据的安全、可靠、完整和一致性，大大提高了数据处理能力和系统运行效率。其基本配置如下：
·采用DATA GENERAL 的小型机DG Aviion为服务器；
·采用COMPAQ、IBM486/66 8RAM为工作站，操作系统为Winows；
·采用TCP/IP通讯协议，服务器与工作站之间由同轴电缆及中继器连接；
·操作系统为DG Unix；
·采用SYBASE 10 FOR UNIX数据库系统。

2.分公司
各分、子公司通过MODEM与总部连接。这样可以使数据传输方便、及时、费用少，能够保证总部随时查询和统计各分、子公司的数据。

3.财务管理
财务管理软件要涵盖多种行业的业务，且各模块之间要互留接口，以保持系统的整体性；各子系统要可以单独实施，有相对的独立性以满足各子公司的需求。

基于以上需求，我们开始挑选合作伙伴。对上海、北京、深圳等叶一些软件公司分别进行了考察。1995年8月，我们与浪潮集团通用软件公司建立了联系，了解到浪潮国强财务软件采用Client/Server体系结构设计，用大型数据库SYBASE为后台数据库管理软件，可运行于小型机和以Unix工作站为主的网络系统，并且该公司除财务软件外，还涉足商业、酒店等其他行业领域，具有较强的生命力和竞争力。国强财务软件也是当时国内唯一能符合益民要求的财务管理软件。浪潮集团通用软件公司提出的“商品化软件+定点开发”，使用户能逐步向全面管理平滑过渡的模块式使益民最终选定了浪潮软件公司。

实施分析

随着市场经济的不断发展，商业企业需要提高资源（资金、人力、信息、物料、设备、技术、交易等）的综合利用能力，通过对信息流的有效处理达到对商流、物流、资金流有效的控制和管理。传统财务软件主要针对财务部门的财务核算，偏重于资金流，不能满足目前企业的需求。益民百货公司针对下属公司性质不同、规模不等的特点，以财务管理为核心建立企业全面信息管理系统，按“效益驱动，总体规划，重点突破，分步实施，推广应用”的原则同浪潮通软公司展开了全面合作。到目前为止，已对上海床上用品公司实施了国强商业MIS系统，实现了商业的前后台管理、库存控制和资金流向控制等；对淮海路上的金辰大酒店实施了国强酒店管理系统，对酒店的前台预定、结银、接待，客房管理、电话计费、商务管理、餐饮康乐管理、电话计费、仓库管理等进行了全面地管理；整个公司的信息集成与管理、控制、分析达到了一定的水平。

益民管理信息系统有以下主要特点。

1.以事务处理为起点，扩大管理的广度与深度
益民管理信息系统对经济业务的处理从财务部门扩展到各个业务部门，对事务的处理严格按照财务制度的规定，加入独到的合理化处理方式，从而较完整地实现了财务业务一体化以及资金流和物流相统一。

2.功能齐全，财务与商业、酒店等紧密结合
益民管理信息系统的财务部分包括账务处理、报表、工资管理、固定资产管理、存货管理、销售管理、采购管理、内部银行、辅助管理、数据中心、汇总/合并报表、综合分析、远程查询等十几个子系统；财务系统与商业管理系统、酒店管理系统及其他业务处理系统之间留有接口，使财务系统与商业、酒店等系统紧密地结合在一起。该系统可以方便地完成以下功能：
·原始凭证读取：从各业务子系统中读取需要的原始凭证；
·原始凭证审核：对需要审核的业务传递过来的原始凭证进行确认审核；
·原始凭证传送：对经过审核或其他处理后需要传送到业务子系统的原始单据进行传送；
·原始凭证查询：查询从业务子系统中传递过来的原始凭证；
·记账凭证编制：根据各业务子系统传递过来的各种原始凭证编制财务的记账凭证；
·记账凭证自动生成：对于凭证分录固定的财务处理，根据凭证分录数据的形成方法，由用户定义记账凭证的形成方法，根据用户定义的方法，自动形成记账凭证。使每个月财务处理的大量重复性工作通过计算机自动完成，凭证通过这个功能传递到财务系统中，供财务审核；
·记账凭证传送：编制完成的记账凭证，传递到财务系统中，进行审核记账。

3.较好的适用性和灵活性
益民管理信息系统的建设走的是“通用软件+二次开发”的路线，根据企业的实际情况对商品化的软件进行了调整和修改，从而在企业中得到了更好地推广与应用。

实施体会

ERP的成功“三分靠技术，七分靠实施”，益民管理系统实施的几个主要阶段，如实施财务管理系统、实施商业MIS管理系统、实施酒店管理系统等，都进行了有效的试点工作。“试点”是我们应用成功的关键之一。试点运行可解决以下几个问题：

·检验各管理环节制定的标准是否符合各单位的实际要求，提出对标准的改进意见或方法；

·检验各项软件功能是否正确，找出系统中存在的编码错误，提高软件的运行效率，努力通过试运行使软件更成熟、更实用、更易操作；

·为下一步全面推广、应用信息管理系统，积累经验、找出问题，做好各方面的准备工作。

“深入的分析、长远的眼光、领导的重视、各方的配合”是益民实施信息管理系统的原则；另外，找到一个可靠的合作伙伴也是系统实施成功的关键环节之一。而ERP作为一概念系统，管理到了企业的方方面面，这不只是一个简单软件系统所能解决的，它与企业的整个意识、理念、管理水平都有着密切的联系，需要一个循序渐进的过程。

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