新任主管管理技巧--时间管理(ppt)
新任主管管理技巧--时间管理
时间管理 （Time Management） ---个人计划的指南
下面哪些做法是对您的描述：
您是先捡那些有兴趣的事做吗？ 是 否
您是先做容易的事再做困难的事吗？ 是 否
您是先做紧急的事再做重要的事吗？ 是 否
您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 否
您是不到接近最后期限的时候不真正投入项目吗？ 是 否
时间作为一种资源有什么特点
时间是一种特殊的稀缺资源
它是不能再生的
它不能被节省或储存下来
它对每一个管理者都均等的，但又是有限的
您的一天是怎么渡过的
要评价您一天是怎么渡过的光凭记忆是不行的：您会忘记你和同事谈话，喝茶，吃中饭的事；
您可能不会意识到你的活动能量在一天中是在变化的：大多数人在一天的不同时间的活跃程度是不一样的。
活动日志（Action Log）
管理者如何判别您们利用自己时间的有效程度

选择一段时间用活动日志（Action Log）的形式记录你们每天的各种活动
对收集到的数据进行评估

分析您的日志
一旦您记了几天的日志，就可以分析了。您也许会惊讶地看到你在处理一些小事情上花费了大量的时间
您也许会看到您在一天中的某个时候精力充沛，其他时间精力差一点，这将由您中间休息，吃饭次数和数量，营养的质量决定
活动日志给您分析这些变数提供了一种基础
管理者能不能控制他们的全部时间
被动时间（Response Time）
可支配时间（Discretionary Time）
您的可支配时间占你工作时间的百分之几最长一段为几分钟
绝大多数管理者，特别是基层的和中层的管理者，其支配时间占其工作时间的25%左右。
其支配时间趋于零散，那里五分钟，这里五分钟，要有效利用它们是非常困难的。
您的时间值多少

每小时成本 =工资+福利+办公场所费用+电话、电脑+行政管理费用
例如：3000(元/月)/25*8 + 750(元/月)/25*8
+ 4(平方米)*8(元/平方米.天/8 + 20(元/天)/8 +...=25.5元/小时
您在每小时要创造的价值=成本 + 剩余价值

通过计划帮助你更有效地利用您的时间
通过计划帮您有效地利用时间
把每天要做的事情列一份清单
确定优先次序，从最重要的事情开始做起
每天都这么做
重要性和紧急性释意
重要性： 与目标有关的活动，凡是有价值的有利于组织和个人目标实现的就是重要的事

紧急性： 是指必须立即处理的事，急迫之事通常都显而易见，拖延不得；也可能较讨好、有趣却不一定很重要
活动的重要性和紧急性分析
重要性
A 非常重要；必须做
B 重要；应当做
C 不太重要；可能有用，但不是非做不可
D 不重要；没有任何效果
紧急性
A 非常紧急；必须马上做
B 紧急；应当赶紧做
C 不太紧急；推迟一段时间再做也行
D 时间不作为考虑的因素

事务分类表
第一象限：危机、急迫的问题，有直接价值，即刻就能看到它带来的回报。如：赶工期、有限期压力的计划
第二象限：防患未然，有间接价值会取得远期收获的如：做计划、学习某种东西、改进产能，建立人际关系，发掘新机会，规划、休闲
第三象限：必要但却没有价值的工作，如：不速之客，填税务申报单、某些电话，某些信件与报告，某些会议，这类工作很少能给你带来满足
第四象限：徒劳而没有价值的工作，如：找文件、某些信件，电话打扰
时间管理的策略
第一象限的事情应该首先做
应该把工作的大多数时间放在第二象限的事情上，这样就可以从容地处理各种问题了
第三象限的事尽量少做
第四象限的事最好别做
了解您的生产率周期
在生产率最高的时间处理最重要的事情；而把例行的和不重要的事情挪到效率低的时候处理。




您了解自己的日生产率周期吗
1、 a=5, b=4, c=3, d=2, e=1;
2、 a=5, b=4, c=3, d=2, e=1;
3、 a=1, b=2, c=3, d=4;
4、 a=1, b=2, c=3, d=4;
5、 a=1, b=2, c=3, d=4;
6、 a=4, b=3, c=2, d=1;
7、 a=5, b=4, c=3, d=2, e=1;
8、 a=4, b=3, c=2, d=1;
9、 a=4, b=3, c=2, d=1;
10、 a=4, b=3, c=2, d=1;
11、 a=1, b=2, c=3, d=4；
12、 a=4, b=3, c=2, d=1；
13、 a=4, b=3, c=2, d=1.
时间管理中一些值得注意的要点
遵循20/80法则
把不太重要的事集中起来办
避免将整块时间拆散
4D`s原则
4D`s原则
Do it now（要自己做的）： 不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。
Delegate it（可授权的）： 学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。
Do it later（稍后再办的）： 把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。
Don’t do it（丢掉不管）： 把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管

时间管理理论的发展
第一代：利用便条和备忘录
第二代：强调日历与日程表
第三代：讲求优先顺序
第四代：以原则为重心，着眼个人计划，兼顾重要性和紧急性，强调效果和效率齐头并进

注重结果，
而不是注重忙忙碌碌。
（Concentrate on results, not on being
busy）

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