优化资产采购系统
6SIGMA优化资产采购系统项目计划书 1. 项目名称: 优化资产采购系统 2. 项目目的: 资产采购从金额上来讲，是行政后勤部第二大费用支出项目，需要加强管理；从客 户满意度上来讲，采购业务的客户满意度一直处于较低的水平，有较大的改进空间 。本项目主要通过优化采购周期、降低采购成本、提升采购质量三方面提升采购业 务的水平，提高客户满意度。 3. 项目目标（交付物）： 1. 项目总结报告（附数据、项目各项指标评测） 2. 经项目组审核过的采购周期子项目报告 3. 经项目组审核过的价格折扣子项目报告 4. 标准化的资产采购流程 5. 标准化的供应商管理体系（含选择及评估流程） 4. 项目范围（POS） 为了降低公司运营成本，提升资产采购业务的运作水平，自2001年9月17日~2002年5月 31日,在联想集团有限公司京区平台实施优化资产采购系统项目。项目将需工时1816工时 ，资金投入共计283000元(与节电项目一起，详细数据见第八条资源需求)，项目预期使 资产采购周期平均缩短26%、采购折扣率在现有基础上再提升3%的比例，采购合格率提升 2个百分点。具体项目指标如下： |采购种类 |项目指标 |实施前 |实施后 | |外部采购 |采购周期 |平均 |（平均） （最长） | | |通用类 |12.5天 |7天 9天 | | |通用类（家具） |47.5 |42天 44天 | | |通用类(签合同) |16天 |10天 12天 | | |通用类(签合同)（家具） |51天 |45天 47天 | | |通用类（采购组） |20天 |15天 18天 | | |通用类（采购组）（家具）|55天 |50天 53天 | | |通用类（招投标） |35天 |28天 32天 | | |通用类（招投标）（家具）|70天 |63天 67天 | | |专用类(审批建帐周期) |4.5天 |2.5天 | |内部采购 | | | | | |采购周期 | | | | |办公用机 |9天 |5天 7天 | | |C类内部领用（有现货） |11天 |5天 9天 | | |C类内部领用（订单生产）-|41天 | 39天 | | |----服务器 | | | | |C类内部领用（订单生产）-|27天 |20天 29天 | | |---- 其他 | | | |外部采购 |通用类资产（详见附件四）|折扣率现状 |折扣率目标 | | |家电类 |10. 8% |13% | | |照/摄相器材类 |25.2% |29% | | |计算机外设类 |7.5% |11% | | |办公设备类 |32% |35% | | |专用类资产（详见附件五）|折扣率现状 |折扣率目标 | | |网络设备 |17% |18% | | |软件 |54% |60% | | |外设 |18% |20% | | |电力设备 |14% |20% | | |生产设备 |18% |20% | | |仪器仪表 |17% |20% | | |通讯视频 |8% |15% | 5. 项目组成员及其职责 | |姓 |职责 | | |名 | | |倡导者（发|李淑明 |1、项目预算及全体人员的管理； | |起人） | |2、批准任命leader及项目的时间、成本、工作范围； | | | |3、指导、培训项目leader； | |项目管理者|北京厂 | | | |制造技 | | | |术发展 | | | |处 | | |Team |彭代莲 |对项目的最终结果负责； | |Leader |江建兵 |负责对项目组成员所需6sigma知识和工具进行培训和指导； | | | |牵头制定项目计划并推动项目按计划实施； | | | |负责项目组成员在项目工作中的绩效考核。 | |核心成员 |熊久红 |协调资源，将6SIGMA的推进与处内其他业务及项目融合起来 | | |赵萱 |；将项目组成员表现列入绩效考核。 | | |刘靖 |负责子项目“提升采购价格折扣及一次到货合格率”。负责价 | | |赵卉 |格折扣指标的建立及数据收集；供应商考评体系的确立、渠 | | | |道梳理；组织与供应商的谈判和签约；可打包采购资产的梳 | | | |理及数据提供；拟定招投标文件并组织招标；客户需求分析 | | | |；找标杆；对价格折扣率、采购合格率指标负责。赵卉负责 | | | |专用类资产采购流程的优化。 | | |杜青 |负责子项目“缩短采购周期”。采购周期各项指标建立及数据 | | | |收集；客户需求分析；优化通用类资产采购流程；建立采购 | | | |流程中各岗位的作业标准；对采购周期指标负责。 | | |赵雪峰 |负责收货环节的控制及数据收集，一次到货合格率及返修率 | | | |数据的提供。 | | |李秀芳 |负责收集汇总专用类采购周期负责汇总专用类采购周期数据 | | | |；审核内外部采购原始数据，优化建帐环节及信息化系统。 | |其他项目组|刘凤姣 |负责报销环节的优化及数据收集。 | |成员 | | | | |杨振营 赵英刚 |按规范填写原始数据收集表单，辅助自己的直接 | | |潭丽华 陈霆 |主管完成项目职责。 | | |蒋克平 李秀云 | | | |冯凤英 张聪杰 | | | |陈晓真 郭欣 | | 6. 项目推进计划 WBS DICTIONARY（见附件二） 项目甘特图（见附件六） 标注里程碑 资产采购项目里程碑 制表日期: 2001/9/11 制表人: 江建兵 负责人:杜青、刘靖、赵卉 |里程碑 |交付物 |完成日期 |责任人 | |最终成果10|项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）|2002/05/01|江建兵 | |0% |经项目组审核过的采购周期子项目报告 |2002/05/01|杜青 | | |经项目组审核过的价格折扣子项目报告 |2002/05/01|刘靖 | | |标准化的资产采购流程 |2002/05/01|杜青/赵卉| | |标准化的供应商管理体系（含选择及评估流程|2002/05/25|刘靖 | | |） |2002/05/25|赵卉/刘靖| | |渠道现状分析报告 | | | |中期目标75|采购周期新数据采集及分析报告 |2002/03/01|杜青 | |% |修订后的资产采购流程，通过审批 |2002/03/01|杜青 | | |采购技能培训教材，实施培训 |2002/03/01|杜青 | | |采购周期指标分析报告（应达到平均周期再次|2002/03/01|杜青 | | |缩短:通用类2天、专用类1天、内部领用1.5天| | | | |） |2002/03/01|刘靖/赵卉| | |采购价格折扣、采购合格率指标的跟踪报表 |2002/03/01|刘靖/赵卉| | |价格折扣等指标的分析报告（指标包括价格折| | | | |扣、采购合格率，此时价格折扣应已达到项目| | | | |预期即提升了3个百分点） |2002/03/01|赵卉/刘靖| | |供应商季度评估报告 | | | |中期目标50|对确立为谈判对象的供应商的考察报告 |2002/01/01|赵卉/刘靖| |% |与供应商签署的合作协议 |2002/01/01|赵卉/刘靖| | |大金额采购招标的标书样本及招标报告 |2002/01/01|赵卉/刘靖| | |建立优化后采购周期的新的数据采集体系 |2001/12/01|杜青 | | |对于新采购流程的宣贯培训教材，培训实施 |2001/12/01|杜青 | | |审批完的新流程，投入实施 |2001/12/01|杜青 | |中期目标25|采购周期数据采集体系（指标定义、数据收集|2001/10/30|杜青 | |% |表单、收集制度、测算方法等） | | | | |采购流程优化的需求调研报告 |2001/10/30|杜青 | | |梳理完的流程（以对流程进行了优化，并向上|2001/10/30|杜青/赵卉| | |报批） |2001/10/30|杜青 | | |新流程下采购周期的分析报告（应达目标周期| | | | |平均缩短:通用类3天、专用类1天、内部领用2|2001/09/30|赵卉/刘靖| | |.5天） | | | | |价格折扣率、采购合格率指标的收集体系（指|2001/09/30|刘靖 | | |标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法|2001/09/30|赵卉 | | |等） |2001/10/30|刘靖 | | |通用类价格折扣现状及改进目标报告 |2001/10/30|赵卉/刘靖| | |专用类价格折扣现状及改进目标报告 | | | | |通过报批的《供应商管理规范》 |2001/10/30|赵卉/刘靖| | |供应商原始数据分析报告（通过分析数据,确 | | | | |立下一阶段的谈判对象及谈判计划） | | | | |客户需求报告 | | | 7. 项目标志 第四项项目描述中的各项指标均达成，并给出第三项项目交付物中的5项交付物即标志着 项目的成功。 8. 项目资源需求及收益预测 资源需求：项目从2001年9月17日开始至2002年5月31日结束，预计投入工时1816工时 、 资金投入： 与节电项目一起共需资金：共计283000元 外部培训（咨询公司）20万元； 内部培训（二次培训及采购技能培训）：3万元； 差旅费（2人6次）：48000元 活动费（项目中期及终期，顺利完成项目计划和目标时使用）：5000元 收益预测： 直接收益：价格折扣的提高节约了采购成本 -----2000万*3%=60万 从2001年5月份以后每年可节约-----22000万*3%=660万 间接收益：采购周期平均缩短了26%，审批环节的签字人次减少，可大大节约 采购的人工成本；采购合格率的提高也会有效降低人工成本；以上指标的 改善...
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