六、Place—“地点”布置

　　地点的布置可以分为地点的选择和现场的布置两部分。

　　新闻发布会一般都选择在酒店召开，这里就涉及到一个品位与风格的问题。依据企业的实力和新闻发布会的内容选择发布会的档次，也就是说，在不同星级标准的酒店体现出一个企业的实力情况和发布会的内容。此外，依据发布会的内容、类型、规模及企业所在的行业特性，选择不同风格的酒店。如在“十月革命”新闻发布会中，在广东地区我们选择总部，在北京选择四星级的酒店，在重庆选择的是准三星级的宾馆等。

　　至于现场布景，一般包括：①会议室布置：主题背景板的设计与布景、主席台的设置和大小、投影设备和电源、麦克风的准备（如果是小型会议的话，尽可能每人一部）、茶水与果点、纸巾、现场服务员的到位、签到薄与笔等物品的准备；同时考虑实际情况进行现场气氛装饰，如笔者在重庆开“十月革命”新闻发布会时，由于某种原因不得不订一个大的会议厅，现场很大，已超过预定的规模。如何使会议厅看起来不会空荡，便成为我们现场布置时重点考虑的问题，后来，我们用气球、花、宣传架画和一些塑料的大树进行填充式的布景，取得良好效果。②室外布景：这是营造一个热烈气氛的先导，我们可以在酒店外围设置一些横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，但是各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。③迎宾指引布置：有些酒店经常会是很多企业同时召开相关会议，因此迎宾指引就呈现出一个企业的人性化服务，一般而言，在门口都应该有迎宾小姐，或者是设立一个迎宾台。不然的话，就在大堂门口树立企业新闻发布会在此召开的信息立牌，并注明在哪一楼、哪一会议厅，而且在电梯口、拐弯处也应设立相关的指示牌，如“XX集团十月革命新闻发布会由此进”等指示语。

　　现场布置一个很重要的方面就是席位摆放的问题。一般是主席台加下面的课桌式摆放，也有的发布会是圆桌摆放式的（中小型发布会采用这种方式更佳）。如在“十月革命”时，我们就一律采用圆桌式摆放，这样可以拉近与记者的心理距离。此外，注意席位的预留，一般在后面准备一些无桌子的坐席，以备不时之需。

　　七、Control—“控制”现场气氛

　　其实，前面的准备工作在可控性方面都相对较高，真正难以控制的就是现场的气氛。当一个会议进行时，不可能停下来给时间你去冷静思考或者是重头再来，很多企业或者是新闻策划者都容易在这里栽跟头。

　　我们来分析一下容易出问题的环节：①会议的流程。大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。这几乎成了一成不变的模式，这样的会议参加得多了，记者心里就有一种腻的感觉。实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕，如可以欣赏些舞蹈、音乐等。

　　②记者提问。这是与媒体互动沟通的时候，最常见的问题就是冷场，可能会出现的几种极端情况是：无人提问的冷场、太多人提问而无法回答的冷场和敏感性问题不知如何回答的冷场。对于第一种情况，则事先与几个较熟的媒体进行一些沟通，可以设置几个问题给他们提出，以启发其它记者的思考与发问。对于第二种情况，会议主持人应敏捷地将一些同类的提问进行归纳，并将这些提问有序地请相关的企业领导来回答。对于第三种情况则比较复杂，因为一些涉及到企业机密或不愿意对外公开表态的问题，企业都会极力地回避，如某企业在开新闻发布会时，被记者问及其“商标事件”，这是该企业的一个历史伤痛问题，一直对外就讳莫如深，结果该企业采取避而不答的方式造成冷场。因此，出现这种情况，避而不答、无可奉告显然不是明智的做法，这时，我们可以直接、礼貌地告诉它是企业机密，一般来说，记者也可以理解，有的则可以委婉作答。注意一个技巧，就是先简单地以点带面答出要点，邀请其在会后探讨，这样就不会出现相关的尴尬。

　　③气氛的控制。一般来说，答记者问都是由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助。因此在回答时应平等对待每一个媒体，不应有偏颇，在态度、语气等方面都应表现出一视同仁，哪怕平时你与这家媒体很熟。而且值得重视的是，礼节问题是气氛融洽与否的关键之一，如开发布会之前，对前来的经销商、社会人士要有人陪同和沟通；对于前来的记者，要主动打招呼，不要冷落了哪一家等等。

　　④节目的安排。很多企业开新闻发布会就是叫几家媒体坐坐，事后发发稿件就完事，整个现场除了人和资料就没其它东西，使人感到单调、枯燥、乏味。其实在很多环节我们可以做得有“声”有“色”。如在产品的演示讲解过程中，就不要去念技术资料了，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解等。

　　所以，现场的控制是体现新闻策划者或者说会议总协调者应变能力的一环，要取得新闻发布会的圆满成功，我们应该将工作做在前面：首先是预防变数的发生，将可能出现的问题考虑一遍。其次，针对这些问题在事前准备好备选方案，并做一些排练以应付。再次，在发布会前准备好记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见。最后，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

　　Come　after——事后的效果跟进

　　新闻发布会开完后，很多人以为万事大吉了，其实不然，我们新闻发布会最主要的目的就是通过媒体的公信向外界传播企业，“效果才是硬道理”。而评估效果的主要指标就是见报率和社会影响度，因此，在发布会开完后，还得与记者沟通何时出稿，并跟进出席媒体的见报情况，同时收集整理相关样报以作事后评估。

　　总之，新闻发布会是一个系统工程，它充分体现了一个企业的综合实力，也是一个企业迅速提升品牌知名度的重要渠道。所谓“工欲善其事，必先利其器。”新闻发布会的方法种种，有待于企业在实践中慢慢去体会和运用。

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