一、Proposition—“主题”定位

　　在明确了目的，成立了工作小组后，这才真正意义上进入了新闻发布会的筹备阶段。

　　首先要做的当然是对本次新闻发布的主题进行准确定位，这里有两层意思，一层是新闻炒作点的寻找与挖掘，二是新闻传播标语的确立。开新闻发布会首要的条件是具备新闻兴奋点，否则，一切皆成为无源之水，可以说，一场新闻发布会的成功与否以及效果的大小关键就在于，企业对要宣传对象的新闻点所进行的角度寻找和深度挖掘。因此，新闻兴奋点的寻找与挖掘也是一门非常深奥的学问，由于主题的立意问题，在此就不作研究。从发布会的标语方面来说，标语可以有多种取法，常见的是直接出现“XXX新闻发布会”字样，也有的有一个大的主标语，下面为正题，或者是两者的结合。

　　比如笔者当时在“十月革命”新闻发布会时，采用的就是“XX集团十月革命新闻发布会”这种常用形式，当然，在一些二三级城市采用则是“XX集团十月革命记者见面会”等形式。

　　因为传播标语将出现在现场的背景板中，传播媒体也将高频率地提到，因此应以简洁、上口为要，字数一般不宜太多。

　　二、Plan—“方案”拟定

　　“凡事预则立，不预则废”。整个新闻发布会活动是一个系统工程，各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的管理，都需要有一个计划性的纲领，使整个活动处在全局观、条理性、明确化的状态。

　　方案首先要描述的是指导整个活动战略、战术的思想，所要达到的目的，活动的流程、主题、规模等内容的概况。

　　其次是在流程的基础之上进行时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。即根据工作小组的内部分工，明确指出场地布置应在哪天完成、资料应在哪天到位等，工作小组的总协调人将根据时间进程表来检查完成情况。但要注意的是，在安排的时间上要合理，同时要留有余地，一般来说，前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、调配、完善。

　　再次是对新闻发布会的议程安排，也就是开新闻发布会的那天如何安排的问题。如发布会正式开始时，是否来一段歌舞表演或者是欣赏一场小品？企业的哪些领导出席此次会议为最佳？进入话题时，谁先发言、发言多长时间、何时结束会议等问题都应有一个严密计划流程。

　　最后是根据这些策略另外制订更为具体的准备操作手册，如具体到每一个人每一步，甚至具体到指引牌的内容与摆放、背景板的悬持高度，时间上具体到分钟。因为策略性方案不适合每人一份，只有核心成员和相关领导才能拥有；而这个具体操作方案则是用于企业内部工作小组的每一位成员。

　　以“十月革命”新闻发布会中的广东地区议程安排为例：

　　时间：2002年9月24日上午10：00　

　　地点：公司总部

　　主题：XX发动十月革命，挑战洋品牌！

　　与会媒体：广州日报、羊城晚报、信息时报、南方都市报、粤港信息报、南方日报等广州主流媒体；佛山日报、顺德报等当地媒体；

　　与会领导：X总 X总 X副总

　　与会人员：XX（主持人）　XXX 等

　　会务安排：XXX负责，XXX、XXX协助。

　　会议安排

　　10：00—10：15 公司专题介绍片放映　

　　10：15—10：20 主持人宣布会议开始、来宾介绍　

　　10：20—10：40 总裁致欢迎辞

　　10：40—11：00 隆重推介“十月革命”，并介绍相关背景，市场状况分析等

　　11：00—11：15 新产品介绍与演示

　　……

　　11:30—12：00 答记者问，公司领导与媒体记者等人员作双向交流

　　12：00 主持人宣布会议闭幕、午餐安排

　　三、People—“人员”邀请

　　新闻记者是新闻发布会邀请的重头，一般来说，先草拟一份邀请的名单，至少提前一周时间发出邀请函，然后电话落实（当然，与媒体熟悉的厂家大可不必去发邀请函，用电话提前两三天通知就可以）。比如此次“十月革命”新闻发布会，就邀请了广州日报、羊城晚报、南方日报、信息时报、南方都市报、粤港信息日报等广州主流媒体，佛山日报、顺德报等当地媒体。由于这家企业与广东这些媒体都很熟了，平时也经常有来往，因此一个电话就轻松搞掂了（这也说明，企业平时应该注重与媒体的公关，省得临时抱佛脚）。当然，如果还要邀请一些社会知名人士参加，还得考虑其权威性、专业性与时间方面的配合。

　　确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变量性的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响到发布会的各个因素。因此，这是新闻发布会工作控制的“关键点”，宜重点来抓。

　　四、Confirmation—“确定”所需资料

　　资料是新闻发布会的炒作基点，也是企业充分表达自身目的的介绍场所。提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，在新闻发布会前发放给新闻媒体。主要有以下几种资料：

　　1、新闻通稿：篇幅较长，内容充实，一般是详细介绍本次活动的市场背景、活动的深度分析，重点报道企业形象等，可以从不同角度提供尽量多的素材（注意，由于现在的记者越来越懂得享受，新闻通稿最好还同时提供电子文档）。

　　2、 背景材料。　

　　3、 图片资料。　

　　4、 重要发言。比如，老总的发言，技术、营销分管领导的发言稿等等。

　　5、 公司宣传册（如果不是第一次开新闻发布会，可以免了）。　

　　五、Choose—“选择”发布时间

　　发布时间的选择在新闻策划中相对定性一点，因为每一次新闻发布会总是要配以相应的市场行动，特别新品上市的新闻策划，不会为新闻发布会而影响其营销策略的进程。但是我们在这些限制中也可以寻找一些合适的时机，如选择人们容易记起的日子：节日、国际宣传日或者是企业的特殊日子，如厂庆等。但要注意的是，发布会要避开重大的事件、会议或忌日，如笔者策划的另一场“六月革命”新闻发布会中，因没有考虑到“6*4风波”的历史忌日，导致媒体文章发不出来，到了编辑手里就砍了。此外，由于记者的职业习惯，一般都是晚睡晚起，故企业的新闻发布会不宜在上午10：00前召开，否则，很难聚齐所邀请的媒体。

　　说到时间问题，这里还涉及到整个会议的议程时间安排。从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践证明，15分钟到20分钟之间比较合适。

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