新任主管管理技巧-时间管理(ppt)
新任主管管理技巧--时间管理
时间管理 （Time Management） ---个人计划的指南
下面哪些做法是对您的描述：
您是先捡那些有兴趣的事做吗？ 是 否
您是先做容易的事再做困难的事吗？ 是 否
您是先做紧急的事再做重要的事吗？ 是 否
您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 否
您是不到接近最后期限的时候不真正投入项目吗？ 是 否
时间作为一种资源有什么特点
时间是一种特殊的稀缺资源
它是不能再生的
它不能被节省或储存下来
它对每一个管理者都均等的，但又是有限的
您的一天是怎么渡过的
要评价您一天是怎么渡过的光凭记忆是不行的：您会忘记你和同事谈话，喝茶，吃中饭的事；
您可能不会意识到你的活动能量在一天中是在变化的：大多数人在一天的不同时间的活跃程度是不一样的。
活动日志（Action Log）
管理者如何判别您们利用自己时间的有效程度

选择一段时间用活动日志（Action Log）的形式记录你们每天的各种活动
对收集到的数据进行评估

分析您的日志
一旦您记了几天的日志，就可以分析了。您也许会惊讶地看到你在处理一些小事情上花费了大量的时间
您也许会看到您在一天中的某个时候精力充沛，其他时间精力差一点，这将由您中间休息，吃饭次数和数量，营养的质量决定
活动日志给您分析这些变数提供了一种基础
管理者能不能控制他们的全部时间
被动时间（Response Time）
可支配时间（Discretionary Time）
您的可支配时间占你工作时间的百分之几最长一段为几分钟
绝大多数管理者，特别是基层的和中层的管理者，其支配时间占其工作时间的25%左右。
其支配时间趋于零散，那里五分钟，这里五分钟，要有效利用它们是非常困难的。
您的时间值多少

每小时成本 =工资+福利+办公场所费用+电话、电脑+行政管理费用
例如：3000(元/月)/25*8 + 750(元/月)/25*8
+ 4(平方米)*8(元/平方米.天/8 + 20(元/天)/8 +...=25.5元/小时
您在每小时要创造的价值=成本 + 剩余价值

通过计划帮助你更有效地利用您的时间
通过计划帮您有效地利用时间
把每天要做的事情列一份清单
确定优先次序，从最重要的事情开始做起
每天都这么做
重要性和紧急性释意
重要性： 与目标有关的活动，凡是有价值的有利于组织和个人目标实现的就是重要的事

紧急性： 是指必须立即处理的事，急迫之事通常都显而易见，拖延不得；也可能较讨好、有趣却不一定很重要
活动的重要性和紧急性分析
重要性
A 非常重要；必须做
B 重要；应当做
C 不太重要；可能有用，但不是非做不可
D 不重要；没有任何效果
紧急性
A 非常紧急；必须马上做
B 紧急；应当赶紧做
C 不太紧急；推迟一段时间再做也行
D 时间不作为考虑的因素

事务分类表
第一象限：危机、急迫的问题，有直接价值，即刻就能看到它带来的回报。如：赶工期、有限期压力的计划
第二象限：防患未然，有间接价值会取得远期收获的如：做计划、学习某种东西、改进产能，建立人际关系，发掘新机会，规划、休闲
第三象限：必要但却没有价值的工作，如：不速之客，填税务申报单、某些电话，某些信件与报告，某些会议，这类工作很少能给你带来满足
第四象限：徒劳而没有价值的工作，如：找文件、某些信件，电话打扰
时间管理的策略
第一象限的事情应该首先做
应该把工作的大多数时间放在第二象限的事情上，这样就可以从容地处理各种问题了
第三象限的事尽量少做
第四象限的事最好别做
了解您的生产率周期
在生产率最高的时间处理最重要的事情；而把例行的和不重要的事情挪到效率低的时候处理。


您了解自己的日生产率周期吗
1、 a=5, b=4, c=3, d=2, e=1;
2、 a=5, b=4, c=3, d=2, e=1;
3、 a=1, b=2, c=3, d=4;
4、 a=1, b=2, c=3, d=4;
5、 a=1, b=2, c=3, d=4;
6、 a=4, b=3, c=2, d=1;
7、 a=5, b=4, c=3, d=2, e=1;
8、 a=4, b=3, c=2, d=1;
9、 a=4, b=3, c=2, d=1;
10、 a=4, b=3, c=2, d=1;
11、 a=1, b=2, c=3, d=4；
12、 a=4, b=3, c=2, d=1；
13、 a=4, b=3, c=2, d=1.
时间管理中一些值得注意的要点
遵循20/80法则
把不太重要的事集中起来办
避免将整块时间拆散
4D`s原则
4D`s原则
Do it now（要自己做的）： 不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。
Delegate it（可授权的）： 学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。
Do it later（稍后再办的）： 把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。
Don’t do it（丢掉不管）： 把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管

时间管理理论的发展
第一代：利用便条和备忘录
第二代：强调日历与日程表
第三代：讲求优先顺序
第四代：以原则为重心，着眼个人计划，兼顾重要性和紧急性，强调效果和效率齐头并进

注重结果，
而不是注重忙忙碌碌。
（Concentrate on results, not on being
busy）

新任主管管理技巧-时间管理(ppt)