秘书时间管理(ppt)
秘书时间管理
roger’s 时间管理方法论
愿此时间管理可以有效提升学员的工作效能并且增加各位可用的时间. 多出来的时间请留给关心您的人及您所关心的人.

您的时间资源在那里, 您的成就就在那里.
时间管理 大纲
一.什么是时间管理 (30 min)
二.如何提高工作效率 (30 min)
三.备忘录实作 (40 min)
四.执行能力的强化 (20 min)
在开始之前
请闭目一分钟思考这个问题
找出你心的中优先顺序
当你知道你只剩下三天的时间, 第一个浮现在你脑海的人是谁? 他是你最关心的人. 第一件浮现你脑海的事情是什么? 那是你认为最重要的事情
可是平时当你掉到忙碌的陷阱时做的事情有多少是跟这些人或事情相关的?
你知道你可以活久吗? 30年? 3 年? 还是3天? 好吧, 就把今天当作是你的最后1天吧!

人, 为何安于现状?
为何你我都不满意现状, 但是却安于现状
1.无奈
2.因为现状是你我最熟悉的
3.或者是不确定改变之后会更好
我们明明时间管理不好, 却不想要去改善它. 因为忙得没有时间做时间管理吗? 因为更忙, 所以才更要花时间做时间管理.
时间管理从那里开始
时间管理不是因为学习时间管理才会时间管理, 而是从你不满足于现状, 或者是想要有更好的时间管理开始
没有人可教你时间管理, 除了你自己觉得需要的时候
再来是你需要一个新的思考方式. 什么是新的思考方式呢?
请架设一座桥,使A至B 距离最短, 但是桥不可斜着搭
有三片木条, 如何将它们围成封闭三角形
你可知道为何会想不出来?
因为你跳不出原来的思维习惯
但是假设你画了出来. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一个旧有的问题
而roger 的时间管理方法论就是一个新的思考方法, 你只要了解, 接受, 执行, 持续的做就会得到一个良好的时间管理习惯

你的时间管理目标设定
帮自己设定个目标吧
比如说: 三个月之后自己做完原有的事情后, 时间还可多出30%
你的期望: 不把工作带回家; 假日不用赶到公司; 一天花几个小时陪陪家人或者是你最关心的人; 一个礼拜花些时间到外面走走…

时间管理是什么?
先了解时间管理不是什么?
时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一样多
所以时间管理的问题本身不在于时间多少, 而是在于
自己如何善用及分配你自己的时间…关注
如何有效率的把事情做出来…效率
如何做最好的时间规划…计划
如何说到做到…执行力
持续时间管理的做法…习惯养成
时间管理是什么?
时间管理是让自己更有绩效, 更富效能
效率是你能够善用资源或者熟能生巧地把事情做完
效能是很聪明地把事情做好. 多听听专家的意见, 找到最佳方法, 事先有计划地做事情
时间管理从良好的计划开始, 良好的计划又从行动开始. 有计划没行动, 达成率为零. 有行动没计划容易浪费时间在修正错误上, 所以两者应该并重
让我们先来讨论…
准备: A4白纸, 一般书写笔(红,黑,蓝笔)

请分组每组5-6人
请写出每天S.花在工作最多的时间是什么?
请写出每件工作平均花掉多少你多少时间?
每件事情请判断它是急或不急, 重要或不重要
请按照所花时间最多排序下来
每组只要报告10个
每一组指派一位代表报告
时间管理架构
请排出正确的行事优先顺序
正确的行事优先顺序

陷阱一:时间的配置不对
Reaction消极回应 v.s. Proaction 积极掌握
积极掌握就是拟定计划, 做好事情事先的准备, 不要等事情发生了再来补救. 譬如说客户的要求事先未澄清, 做出好几千个产品后再来修补, 要花多少时间呢? 而客户会如何想呢
最好的控制是预防
不合理的时间配置
明智的时间配置
如何克服忙与盲的窠臼
第一件事情是把这些迫在眉睫的事情很快地把它解决.
第二件事情是再多花一点时间, 去想想以后要怎么做才能不用处理这些事情, 或者不用这么紧张地处理这件事情.
一天的时间要花大部份时间在思考事情要怎样做是最节省时间最不花力气的. 而不是很快的把已经发生的事情处理完毕

陷阱二: 拖延
除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快
不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情
克服1.成本/效益分析法
成本

好处
克服2.思维习惯的改变
这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我立即将它做完, 以便尽早忘掉它.
养成速战速决的习惯
将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务
先完成容易的部份, 让事情有进度, 再完成最关键的20%, 让事情看起来像做完80% 一般. (大块时间法则)

陷阱三: 事必躬亲
诸葛亮凡事必躬亲, 后来过劳而死.
为何需要事事躬亲?
要求标准过高
不放心部属, 不信任部属
因为怕部属取代
灌能: 就是将重要的事情交给他人去做, 让他可以学习处理事情也学习独当一面. 过程给予重点的辅导, 上轨道之后即完全授权, 但是授权却不授责
陷阱四: 有求必应
受人尊敬重要, 还是受人欢迎重要
每个人都有一个好朋友, 叫“施小惠”, 可以适当地接受.
不自量力而接受他人请托只有两种结果, 一是累死自己, 二是信用受损
努力自己茁壮成为大树, 让自己的果实惠及众人
结论是…
时间管理架构
如何提高工作效率
提高工作效率的三方法三法则
三个方法
1. 了解自己每天不同时段体力的分布状况来决定要做什么样事情
2. 让自己充满活力, 最简单的方法, 就是养成每个礼拜固定运动的好习惯
3. 均衡的生活作息, 培养一个良好的嗜好
三个法则
1. 批次处理法则. 集中时段处理所有性质相同的事情
2. 80/20 法则, 这法则是在有限的时间挑选出重要的事情来做

3. 高效率法则: roger 大块时间法则

批次处理法则
一段时间处理同一性质的事情, 一次处理多件, 多件累积到一定数量才处理
如果个别处理或出现才处理会把自己的时间切割成很多片断, 譬如看Email, 接电话, 或者是不速之客的打断都是…
一次只专心完成一整块的任务, 不要心有二用, 避免出错反而要花更多的时间处理后续的问题
80/20 法则
the Vital Few & the Trivial Many
柏拉图法则
花最少的力气, 获得最多的效益
你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=>也就是说80%的努力是与成果低相关的
80/20 原理意示图
roger 大块时间法则: 30/90法则
大块时间法则是培养工作情绪的法则, 前30分钟做容易做的事情让事情看起来有进度; 后90分钟做最重要的事情.
尽量让这120分钟不受干扰, 你可以告知周遭的人或者主动拒绝干扰
养成习惯一天至少一块大块时间, 每天保有基本的绩效, 有心情时再做第二块, 则有高绩效
大块时间三步曲
1. 把今天要做的事情一一列举出来, 分成容易做的, 重要的及其它的事情,由80/20法则排出事情处理的优先顺序
2. 前30 分钟完成最容易完成的事情, 时间一到不管有没有做完就切到重要事情上
3. 后90分钟完成最重要的事情. 若做得起劲时一直做下去也无所谓
有空的时间再来做其它未完成容易的事

大块时间示范
良好的时间管理来自于计划
花时间在计划上才是最节省时间的作法
计划是什么?
S.要往哪里去?
目标设定 (目的)
S.如何去?
目标如何达成 (手段)
执行是从那里展开
时间管理的利器: to-do List
如何计划要执行的事项
列出ToDo-CheckList, 该做的事情由专案的任务项目展开
要设计有 Check Box, 如: □ for 
要把计划外的变数(如:突发状况)也纳入考量, 如工作时间乘上1.5倍
每天下班后花10分钟检讨今天做的事情及计划明天要做的事情
备忘录 实作
1.制作当天个人约会, 会议及例行事项放入
2.列出您今天要做的事情, 分成一定要做的事,容易的事, 突发的事, 可以先缓一缓的事
3.依照大块时间法则摆入. 执行完毕后□打勾
4.下班时将今天没有做完的+明天的要做事情再重写一张

时间: 20 分
请准备书写纸两张

执行能力的强化
良好工作习惯的养成
兵贵速战速决
养成做备忘录的习惯
可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两天完成
每天至少完成一件事情, 特别是在工作情绪低潮时
“执行”的写照
Just Do It
奉备忘录的 To Do-Check List 如圣旨
行动才是企划的开始
把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20%
执行能力锋利如倚天剑. 剑锋到处, 刀折剑断
“执行”的需要与不需要
不需要
退却
思考, 犹豫
需要
“虾米都不惊”, 勇往直前
毅力
转弯
韧性
执行不是一成不变的
合理性 Reasonable 表示用心
试探一下是不损伤毫发的
平时基本观念(Sense)的建立, 在临场应用时最能显现效果
应变的意示图: 投石问路
Buffer 缓冲区
并不是每件事情都那么的急
如果我们每件事情都要即时地处理掉, 相信我们会变得神经兮兮的
所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情, 但是时间到时又要能提醒我们
如何处理情绪低潮
每天至少完成一件事情
完成事情的定义
完整的
相关的
善后的
记录的文件
通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情
个人习惯的养成
当你了解了某一个观念, 如WBS, 大块时间法则, 进而接受它执行它时, 经过廿一天之后你就可以把这个观念内化, 并且将这种做法化为生活中的习惯…这就是习惯养成法则
当你觉得需要时间管理, 去做时间管理, 得到实质的好处, 更强化自己时间管理的动机, 成为一良好的正向循环
我的成功和快乐的定义就是…

秘书时间管理(ppt)