文件系统、质量管理系统的自检(ppt)
文件系统、质量管理系统的自检
主要内容
第一单元：文件系统的自检
-规范对文件的要求
-如何实施文件管理
-如何进行文件系统的自检
-案例分析
第二单元：质量管理系统的自检
-规范对质量管理的要求
-如何实施质量管理
-如何进行自检
-案例分析

第一单元：文件系统自检
规范对文件的要求
为什么要建立文件系统
文件的作用

第一部分 规范对文件的要求
EUGMP关于文件的条款
FDAGMP关于文件的条款
WHOGMP关于文件的条款
SFDAGMP关于文件的条款
EU GMP关于文件—Chapter4
4.1 确定产品、物料标准，这是对质量的基本评价。
制备处方、工艺过程及包装规程--描述所有起始物料及工艺及包装操作。
程序--指导进行某个操作，如 清洁，更衣，环境控制，取样，检验，设备操作
记录--提供每批产品的历史记录，包括发放、最终产品质量相关信息。
4.2. 文件应精心设计，准备，评价和发放，并符合生产和市场相关规定。
4.3. 文件应得到授权人的批准，并签名和日期。

EU GMP 关于文件—Chapter 4
4.4. 文件内容明确：题目、种类及目的描述清楚，按顺序排列，检查起来容易，复制的文件应清晰、易读。
4.5. 文件应定期复查，保持最新版本。文件一旦修改，系统应能防止新版文件未被使用的情况。
4.6. 文件不能是手写的。填写数据或记录信息应清晰，易读，不易除掉。应有足够的空间。
EU GMP 关于文件—Chapter 4
4.7 填写内容的任何更改都应签名和日期，并可以读出原来的信息，如空间允许，可以注明更改原因。
4.8 每次操作时，及时记录，便于对生产相关的重要操作追踪，至少在有效期后一年。
4.9 数据可以用电子记录系统，照相或其他可靠的方法，但应有与系统相关的详细程序，应检查记录的准确性。用电子数据处理的文件只能由授权人输入数据或更改，计算机应能记录这些操作,都应严格使用passwords或其他方法登录，重要数据的输入应能被独立的检查。批记录的电子储存应备份。
EU GMP 关于文件—Chapter 4
质量标准
4.10 原料、包材、成品的质量标准应予批准并有日期，若可能，应制定中间体或半成品的质量标准。
原辅料、包装材料的质量标准
4.11原辅料、内包材、印字包材的质量标准应包括：
a).材料描述，包括：指定的名称、内部编码：依据，药典专论; 批准的供应商，若有可能，材料原厂家：印字包材的样张；
b).取样及检验描述，或参考的程序；
c).按可接受限度要求定性定量；
d).贮存条件与注意事项；
e).最大贮存期限，复检
FDA关于文件
每一个药品生产商都应建立并维护用来控制所有必要的文件的程序。这些程序应提供以下内容：
文件批准、发放
文件变更
cGMP 211.100 成文的规程 偏差
编写为包装药品的均一性、含量或获效价、质量及纯度而设计的生产和加工控制程序，这些程序包括本部内容全部要求。这些成文程序（包括任何变化）须经有关部门起草、复查和批准，然后再经质量控制部门复查和批准。
在实施各种生产和加工控制功能中，遵循已制定的生产和加工控制程序。并在执行时以文件加以证明。程序中出现的任何偏差，应作记录，并提出证据。

WHO GMP 关于文件
良好的文件是质量保证体系必不可少的基本部分，应涉及GMP的各个方面，其目的是确定所有物料的规格标准、生产及检验方法：
保证所有从事生产人员知道应该做什么、什么时候去做，确保具备药品释放所必须的全部资料；提供审查线索，以便对怀疑为不合格产品的历史进行调查。
SFDA GMP 关于文件
药品生产企业应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印制及保管的管理制度。分发、使用的文件应为批准的现行文本。已撤销或已过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。
制定生产管理文件和质量管理文件的要求：
-文件的标题应能清楚地说明文件的性质
-各类文件应有便于识别其文本、类别的系统编码和日期
-文件使用的语言应确切、易懂
-填写数据时应有足够的空格
-文件制定、审查和批准的责任应明确，并有责任人签名
GMP (98)对“文件”的检查条款要求
文件管理的基本要求：
实施GMP必须有良好的文件系统
文件系统能够避免信息由口头交流所可能引起的差错，并保证批生产和质量控制全过程的记录具有可追溯性。
企业必须有质量标准、生产方法、指令、标准操作规程以及各种记录。
为什么要进行“文件管理”
良好的文件管理系统是质量保证体系的重要组成部分。
GMP的基本要求：生产活动中涉及产品质量的每一行为都应有文件加以规定;每一行为的结果都有文件加以记录。
质量保证体系的有效与否，是通过指令和记录来反映的。
若没有良好的文件管理系统对指令和记录进行规范，是很难进行质量保证的。
批的历史应具有可追溯性
GMP的基本精神
一切行为有标准
一切行为以书面作业为准则
有防范未来任何可能造成污染或失误的措施
证明如此做法是有效与正确的
定时检讨或有任何异常现象时会有追踪原因行为
GMP的实施的基础
文件管理的目的
文件的作用
规定、指导生产活动的依据；
记录、证实生产活动的依据；
评价管理效能的依据；
保证质量改进的依据；
员工工作培训的依据；
文件是……
文件是一个产品
每天工作的一部分
“if it is not documented, it is not done!!!”
是法规的要求，是安全措施
文件是质量保证活动的基石
第二部分：如何实施文件管理
文件与生产质量管理活动的关系
文件管理系统的重点工作
GMP文件部分检查中发现的问题


文件
GMP概念中的文件是指一切涉及药品生产、管理全过程中使用的书面标准和实施过程中产生的结果的记录。
如何实施文件管理
按满足文件编制要求的原则，建立良好的文件系统，并以此作为生产质量活动的准绳，实施生产质量管理活动。
文件管理系统的重点工作（1）
建立完善文件管理系统，保证文件的权威性、系统性
-有一套完善的文件体系、规范、指导、证实生产、质量管理活动；
-文件目录是否完整、文件分类便于识别；
-所制的文件种类、文件名称、文件内容应覆盖、符合GMP条款要求，包括:
-厂房设施、设备管理制度
-物料管理制度
-卫生管理制度
-验证管理制度
-文件管理制度
-生产管理制度（生产工艺规程、SOP、批生产记录）
-质量管理制度（产品审核、质量标准、检验操作规程、产品稳定 性考察、批检验记录等）
-其他管理制度（职责、培训等）

文件管理系统的重点工作（2）
建立有效文件的管理流程，维护文件的有效性
-制定相应的文件管理程序
-文件实施前由授权人审批适用性：
-防止使用失效或作废的文件，防止误用：
-工作需要的场所应能得到相应的文件的有效版本：
-保留已作废、过时的文件，应进行适当的标识：
-文件的更改要对更改的内容的审批、更改防方法、更改的标识要进行控制。
文件控制流程
文件管理系统的重点工作（3）
文件编制要保证文件内容的适宜性、一致性
-文件的制定要结合实际的需要
-文件中的标题、类型、目的、职责、适用范围、原则应有清楚的陈述：
-文件内容准确，不得模棱两可，可操作性强；
-文件编写要求条理清楚，容易理解，使用者能够及时、准确地执行书面文件；
-文件审核要注重文件的法规的符合性、实际的适宜性、文件间的一致性。
文件管理系统的重点工作(4)
设计相关配套的记录文件，保证文件的执行“有据可查”
-指导生产管理、质量管理活动的有效执行；
-证实生产管理、质量管理活动过程和结果；
-便于追溯和总结分析，制定预防和纠正措施。
-记录文件的内容要与相对应的文件保持一致性
-记录文件的内容对关键的活动控制要求、活动过程以及控制结果要有记载、能够进行证实和追溯。
GMP现场检查文件部分缺陷
缺陷分析
6501 文件的制定是否符合规定（缺陷出现79.4%）
文件的质量反映一个企业的管理水平，目前国内企业的GMP水平尚在一个初级阶段，因此文件方面的缺陷较多。从检查员的缺陷项目记录表所反映的事例分析，目前企业存在的主要问题如下：
-文件可操作性较差
-流程描述与实际不符
-缺乏异常情况下处理流程
-文件制定前没有事先充分征求管理人员和使用者意见
-文件发放控制体系不严密，随意变更。
-未定期进行文件复审
案例1-不合格品管理程序
链接
不合格品处理管理规程1
不合格品处理程序2

案例分析—不合格品管理程序
案例分析-不合格管理及处理
案例分析—不合格品管理及处理
自查：
《不合格品处理程序》评审意见
—？
……
案例分析—不合格品管理及处理
思考
文件制定的符合性程度不同，对质量管理带来的可能后果
假设法列举
—1、
—2、
—……..
缺陷分析
对记录及时性和保留时间的规定不全面
（1）WHO15.8条款和欧盟4.8条款都规定“做的每一件事都应在执行时完成记录，通过这种方式所有与药品生产相关的有意义的活动都是可以追踪的。这些记录应当至少保留到药品有效期后一年”
（2）我国没有对记录的及时性作出规定，在记录保留的时间上仅对批生产记录和销售记录提出类似的规定，实际上还应当包含物料采购和储存记录、检验记录、环境监测记录等，这些资料都应当保留以便在出现问题时可以追溯原因。
缺陷分析
对记录及时性和保留时间的规定不全面
（3） 我国药品生产企业可能存在伪造记录的情况，从验证记录，批生产记录，检验报告到销售记录，甚至伪造全部的操作记录；更有一些原料生产企业在编制原料药出口的技术资料时，也有伪造数据和资料的情况。
为杜绝以上行为，应强调记录的及时性，同时加大对造假的惩治力度，并制订一些标准管理程序，例如受权人制度和诚信制度等，以改变这种局面。
缺陷分析
检验的原始记录问题
检验记录中缺重要的实验仪器、环境、相关试剂等条件
—缺仪器的名称和编号、仪器的主要参数
—对照品的批号、含量和来源
—滴定液的名称和浓度及校正值
—实验的时间、温湿度等
—缺重要的原始图谱和仪器打印的原始数据
记录不规范，数据不原始
—缺应有的恒重数据、空白数据
—关键数据的涂改未盖校正章
—记录照抄标准
—实验操作和实验的现象未进行记录描述
缺陷分析
6801是否建立批记录，批记录是否及时填写、字迹清晰、内容真实、数据完整，并由操作人及复核人签名（缺陷出现41.7%）


—记录的设计不够合理，（无物料净重、毛重、去向……）
—记录人员的培训不到位
—记录不完整、不具有及时性、原始性
—有效数据与计量衡器的精度不符合
—修改不符合规定
—缺乏可追溯性
—关键过程无物料平衡计算
第三部分： 如何进行文件管理系统的自检？
文件管理自检
按GMP相关规定，企业是否制订有相关程序文件（Y/N）
制订的文件是否符合要求（Y/N）
是否进行了培训（Y/N）
是否有效执行（Y/N）
是否有执行结果的记录（Y/N）
存在的差异是否有相关的处理记录（Y/N）
文件管理自检的步骤
第一步：查文件系统的系统性及符合性
第二步：查文件控制管理
第三步：查文件的适宜性、有效性和追溯性
第一步： 查文件系统的系统性及符合性
目的：查文件系统的文件种类和内容是否符合GMP条款要求
检查信息来源：
—文件目录、现行的文件、组织机构图、产品清单
方法：
—总目录法
—要素法
—职能法
—点线法
文件系统自查的方法
总目录扫描法：从文件目录看文件分类系统和初步的文件覆盖程度
要素法：以GMP各要素分类，以检查条款为线索分别检查各要素文件的符合性，最后将相关联文件对照，核实其系统性。
职能法：以职能部门确定的职责为线索，追溯该部门与GMP相关的管理要求是否都建立了相关的符合性文件。
点线法：以某一关注点为切入口，进行顺推和逆推，将该点涉及的相关联文件进行检查，最后对文件制定的整个层面进行判断。
文件系统自查的方法（1）
总目录扫描法
优点
—快速
—有效
缺点
—粗放：只能观察出整个文件设计构架，不能对个体文件的符合性进行判断。
案例1
通过快速扫描文件总目录发现
—企业存在接受委托加工生产的情况，但文件目录中未发现其相关的管理规程。
生产现场事实
—生产现场发现接受委托生产的物料，其物料管理混乱。
询问相关操作人员
—只知道本公司产品用物料的规定，对接受委托生产的物料和生产过程有关管理情况，不知该谁负责；也未看见或接受过相关培训。
判断：对受托加工生产的管理未建立相关管理程序。文件制定的漏项。
文件系统自查的方法（2）
要素法
优点
—系统性较强，不容易发生检查的漏项情况。
—文件检查即有广度，也有个体文件的深度。
缺点
—工作量较大
—存在对同一职能部门重复检查的情况
文件系统自查的方法（3）
点线法
优点
—对检查文件的系统性、可追溯性效果特别好。
缺点
—容易发生检查的漏项情况。
—对检查员经验要求较高，需要找准问题的切入点，才能有效“顺藤摸瓜”
文件系统自查的方法（4）
职能法
优点
—不存在对同一职能部门重复检查的情况。
缺点
—不易把握，对“规范一职能部门责任”分解要求相当熟悉。
—容易对检查要求漏项。
案例2
组织机构图未纳入文件体系
职责文件与机构/岗位设置不匹配
职责文件内容存在重叠或职责不清现象
重叠
—技术总监、质保部：制定原物料、半成品、成品检验标准？

—总经理秘书：管理公司技术档案，质量档案、基建档案及设备档案。
—质保部：质量档案管理。
—设备部的职责/岗位未涵盖设备管理内容。
—培训教育程序：未对培训的组织管理作出规定。
案例2
文件总目录未涵盖：验证方案、记录、职责文件
文件编码体系缺乏扩展性
案例3
案例3
—编号系统复杂
例如：验证类文件编号（预确认？）
第二步：查文件的控制
目的：查文件的管理是否依照文件控制程序执行，
—文件的起草、审核、批准，发放是否依照控制程序执行
—检查过期文件、作废文件的保存方法是否符合要求
—检查文件更改控制是否符合要求
—检查现场使用文件是否为有效版本
检查信息来源：
—文件目录、现行的文件、组织机构图、企业人员名册
—文件管理相关记录，如文件发放控制单、文件汇稿单、文件变更单等
方法：
—记录查阅（随机抽取3-5份文件，其中包括1 份有变更的文件）
—现场核实
—依据抽查到的文件进行从起草、审核、发放、使用、文件变更、旧版本保存及销毁的全过程追踪检查
案例（4）
文件管理部门职责不明确，或文件分由不同部门管理；
文件在生效前未进行培训或培训效果不好，造成执行上的差异；
锁入铁柜或无固定的保管场所，使用人员不能随时进行查阅；
现场不能及时得到已更新的版本，或旧版本未撤走或标识；
文件在正式批准前未充分征求意见；
缺乏文件内容的有效培训
文件发放控制系统不严密；
文件随意变更
为定期对现行文件进行复核修订；
将文件付诸高阁，文件使用人不知文件内容或不知道有文件存在；
文件管理未纳入自检主要内容之一；
第三步： 查文件的适宜性、有效性和追溯性
目的：查文件的内容是否完整、适宜、有效、一致
— 文件规定的职责、范围、目的等内容是否准确、完整；
— 涉及法规方面的文件内容是否与法规要求相一致；
— 文件流程是否完整；
— 文件的相关活动、参数、标准是否与验证文件、注册资料、中国药典等相一致；
— 有关联活动的文件是否规定内容是否相一致；
— 文件与相对应的记录文件的名称、填写内容、参数、标准相一致；
检查信息来源：
— 文件目录、现行的文件、
— 注册资料、中国药典、验证报告
方法
— 对照法（依据、标准与文件进行一一对照）
— 随机抽查
工艺规程、批记录（每个产品）
质量标准（抽查3-5份）
特殊物料的管理文件（每种物料）
水系统、净化系统的相关文件
其他程序文件（应从质量、生产管理、物料管理、设施、设备管理等种类的文件各抽限一份）

对照法
质量标准与注册资料、中国药典对照
—原辅料质量标准
—中间体、半成品、成品
特殊物料管理与相关法规对照
工艺规程与注册资料、验证文件、批生产记录对照
—工艺规程
程序文件与记录文件对照
­—管理程序与记录文件
—过程控制程序与批生产记录
—操作程序与秕生产记录
—清洁程序与批秤记录
程序文件与程序文件对照
—公用系统运行程序与检测程序文件对照（如水系统）
—操作程序、清洁程序、过程控制程序与工艺规程对照
案例5
相关文件缺乏一致性
— 工艺用水管理相关规程中（工艺规程、工艺用水监控管理等）
如：监测项目、频次、取样点不一致
— 工艺规程与批生产记录上的内容工艺验证报告结论不相一致，
如：生产设备名称、批量、生产参数等
工艺规程缺乏关键的生产参数
注射剂的配制工序：无搅拌速度（或转速）和搅拌时间
灌封工序：无灌封速度（或机速）、高温灭菌段温度及最少保持时间、风压等
药液配制到灌封完成的时限无相关规定
装量无具体的量程范围：？~？ml，只有±6.5%限度要求。
案例5
质量标准较为简单，只有简单的指标，缺少标准方法的描述。
质量标准部分未按05版药典全面修订
文件中的依据仍是2000年药典
静脉注射剂未增加“不溶性微粒”检验项目
滴定液的标定与复标之间的相对偏差≤0.15%（应为≤0.1%）
案例5
图纸、标签未作为一份文件。
质量管理文件未包括：药品的申请和审批文件。
程序文件描述不准确，易发生歧义。
记录表格设计与相关程序文件规定不条款合
过程记录原始性不强
涉及重量的计量，未注明净重、皮重、毛重、总件等。
第二单元： 质量管理系统的自检
规范对质量管理的要求
如何实施质量管理
如何进行自检
案例分析
第二单元： 质量管理系统的自检
学习目标
掌握质量保证质量控制的要点
掌握质量管理系统自检的技巧
提出各位所面临的有关问题的解决办法
注：本章的学习可能会有困难，因为需要清楚地理解质量管理，质量保证（QA）质量控制（QC）之间的区别
第一部分： 规范对质量管理的要求
质量方面的一些基本概念
质量管理的基本要求
GMP98版（检查条款）对质量管理的要求
第一部分：规范对质量管理的要求
质量方面的一些基本概念
质量管理的定义
质量管理的相关活动
质量控制（QC）定义
质量控制（QA）定义
QA、QC、GMP的相互关系
质量方面的一些基本概念
1、质量管理—quality　 management
定义：
“确定质量方针、目标和职责、并在质量体系中通过诸如质量策划、质量控制、质量保证和质量改进，使其实施的全部管理职能的所有活动。”
质量方面的一些基本概念
质量管理：定义为管理功能中制定和贯彻质量方针的方面
质量方针：是公司上层管理对其有关质量的总体意图的说明，以总体方针正式表达
质量体系：为实现质量管理所需的组织机构、程序、过程和资源
质量管理的相关活动
质量管理（QM）通过质量管理体系（QS）来进行操作。
含义
质量方面的一些基本概念
质量保证、GMP和质量控制的概念是质量管理的三个互有联系的方面
为强调其关系对药品生产及质控的重要性，在以下的幻灯片中将进一步描述。
质量控制—quality control --“为达到质量要求所采取的作业技术活动。”
（1）质量活动—（控制-预防）
确立控制计划与标准：
实施药品生产过程中各项技术活动
（2）质量职能—（考核）
实施中连续评价与验证；
纠正偏离，恢复正常；
控制技术活动应起的作用或应发挥的功能。


文件系统、质量管理系统的自检(ppt)