文书档案管理
一、文印室管理规定
第一条 为了加强公司的文件管理，特制定本规定。
第二条 公司的文件，有打印必要时方予打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
第三条 公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。
第四条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机传送，以免影响公司的正常工作。
第五条 文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。
第六条 文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得载留任何文件。
第七条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一列行政开支。
第八条 文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失，处50元以上罚款直至辞退。
第九条 本规定自××××年××月××日起执行。
表23-1 行文表
保密区分 绝对机密 另

文 呈 受文者 副本份数 附

件 发文号数
极机密 函
机密 令
密 缮校员 发文日期
普通
传递法 限时送 事

由
特快送
快件
普通
保

存 年 核办人 核稿人 •••••• ••••• 承办人








二、文件收发规定
第一条 公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草，办公室审核，总经理签发。
第二条 文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印盖章。
第三条 文件和原稿，由办公室分类归档、保存备查。
第四条 属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制报送。
第五条 文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。
第六条 外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送。
第七条 传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。
表23-2 往来信函记录表
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