有效的商务文件
一、 书面交流

（一） 书面用语在商务活动中的重要性及其影响
商务信函与商务电话的对比，商务信函的优势表现在以下方面：
（一）易于表述事实和意见； （二）适合传达困难的或复杂的信息；
（三）可以存档、回顾； （四）发送前可以审查、修改；

商务信函的劣势，具体表现在以下方面：
（一）耗费时间； （二）缺乏反馈，或反馈太慢； （三）缺少个性；
（四）缺少非语言交流； （五）交流结果可能是单向的，或无效的。

（二） 在写商务文件之前计划、调查、收集和处理资料的重要性
准备一封商务信件，请回答以下问题：
一、在写信之前，必须回答以下方面：
1．信件的主题是什么？ 2．您为什么写这封信？ 3．信的读者是谁？ 4．读者对信的主题已经了解了多少？还需要知道什么？
二、信写完毕之后，你的信必须达到以下方面的要求。
1．清楚 2．按逻辑顺序排列； 3．语法正确； 4．没有行话和俚语； 5．语言简单明了；6．惹人喜爱，有礼貌、有意；7．准确；8．完整；9．迅捷

（三） 了解和采用对企业适用的标准公文格式和标识
书面交流的优势？
（1）适合事实和意见。 （2）适合困难的或复杂的信息，可以进行回顾。
（3）如果需要进行书面形式存档时，书面交流更加有效。
（4）既可以写，也可以口述。 （5）在发送之前，可以进行仔细的计划和考虑。 （6）在发送前，可以剔除错误。

书面交流的缺点表现在哪些方面？
（1）更耗时（2）反馈信息不存在或者太慢（3）缺少有助于理解的非语言暗示。 （4）有些人不会或不愿意看信。 （5）你永远不知道你的信是否被读过。 （6）缺少热情和个性。

口头交流的优点
（1）更适合表达感觉和感情。 （2）更加个人化个性化。 （3）可以有更多的反应和交流。 （4）可以有更大的影响力。 （5）一般来说成本较低。 （6）可以根据反馈和非语言的暗示进行改正或调整。

口头交流的劣势？
（1）在说话时进行思考比较困难。 （2）话一出口就不可能更改。
（3）有些人看起来是在听，其实是充耳不闻，对大群的听众效果更难以判断。

关于传真的优缺点
（1）节省时间，特别是在与国外客户联系时，写信可能需要好几天，这时传真就显得极为迅速。 （2）节省费用。尤其是与写信相比，传真的费用较低。 （3）可以采用比信函更随便的方式。 （4）能使对方更快地做出反应。
注意传真也不能完全代替商务信函，由于法律上的原因以及与公众联系的特殊情况，信函仍然是交流过程中十分必要的。

关于书面交流的主要方法和用途？
第一种，报告，报告被用来正式陈述事实性的信息，通常针对特定的读者。
第二种，办公室通告，这种方法适用于组织内部的低成本的大众传播。
第三种，备忘录，备忘录适用于与大量读者间的低成本的内部交流。
第四种，表格，表格被用于有条理的传递信息，尤其是需要阐述或提供对比时。 第五种，预备好的表格，这种表格用于传递格式相同的例行公事的信息，在组织内或组织外均可使用。
第六种，公务信件，这种方法用于与外单位传递信息。
第七种，办公室实事通讯，这种方法适合组织内的大众传播。
第八种，指导，指导用于提供有关明确步骤的信息。

组织与更广泛的外部对象交流也要用到很多方法，以下是几种主要的交流方式：
第一种，通讯社消息，这种办法用来传递信息给出版社，电台或电视台。
第二种，邮寄广告，属于组织外的大众传播方法，通常是针对客户的。
第三种，广告，广告也属于大众传播方法，通常是针对组织外的某一个具体的市场。

二、 信函
（一） 有效书写信函的知识和技能
（二） 正式和非正式信件
（三） 根据各种商务情况设计信函
关于常用商务书信的格式。
第一种，关于书写介绍信。介绍信是用来介绍公司企业派遣人员的姓名、年龄、身分、接洽事项等情况的一种应用文体，具有介绍证明的作用。例如，下面是一封介绍信。
　　　　　　　　　　　　　　　介绍信
张明总经理：
　　兹有我公司业务主管李维雄先生前往贵公司购买Win95软件事宜，请接洽为盼。
致
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　李张翔
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 某年某月某日大明汽车公司
（盖章）
在撰写介绍信时，应注意：
（1）写持介绍信者的真实姓名、身分。
（2）接洽和联系的事项要写得简明扼要，办什么事就写什么事，与此无关的就不写。
（3）书写工整，不得任意涂改，否则对方可以不予接待。

第二种，关于书写证明信。证明信是以公司、企业、团体、个人的名义证明某人的身分、经历或证明有关事件的真实情况的专用书信，其内容应绝对真实可靠，在开具证明时，应审慎行事，例如下面是一封证明信。
　　　　　　　　　　　　　　　　证明信
市人事局：
郝明先生原是我公司职员， 1990年7月至1998年8月在我公司业务部工作，工作努力，业绩出色，没有违纪记录，离职出于自愿，特此证明。
天宝饮料公司
1998年9月
此外，还有一种个人证明某人某事真实情况的证明信。这种证明信由个人书写，内容完全由个人负责，其格式与组织名誉所写的基本相同，只是证明信的末尾，必须由写证明信者所在单位签署的意见。

第三种，关于书写致谢函。
致谢函是向对方的好意，表示感谢的函件。致谢函的写法依据对方好意的程度以及对方和本公司和个人关系的深浅而有所不同。在书写时，要先了解情况，然后再下笔，一定要谨慎、细致。
下面是一封致谢函的实例。
致谢函
某某公司某某部经理先生：
　　敬启者祝公司大展鸿图，这次请您了解了某某商品市场情况，承蒙您在百忙之中做深入的调查了解，实在不盛感激。关于某某商品价格，待我公司调整修正以后再函告您。希今后加强往来，并请给予大力支持，特此书面表达感谢之意。
此致
敬礼
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 某某敬上
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 某年某月某日

此外，在商务交流过程中，还经常使用传达商务往来重要问题的函件，因为绝大多数的商务往来，是以函件为主，其主要的一些数据、实现往往要求准确无误，往来的双方也常常把对方的函件作为下一步签约或摊牌的依据。函件的重要性由此可见一般，因此，在撰写此类函件时，一定要准确、简明传达商务往来重要问题的函件种类繁多，以下是常用的函件形式：

第一类第一例，关于询问及推销信函。
这里的第一种，关于查询函，具体的写作方法是：
某某公司某某经理先生：
　　敬启者最近我公司接到贵府某某公司来函，定购大量货物，该公司地址随函附上，因为与该公司第一次交易，B公司不知其资讯及经济状况如何？愿请贵公司代请查明敬告。贵公司所提供情报，B公司严守秘密。今后若有同类情况，B公司愿作同样之效劳。
某某公司经理某某
某年某月某日
第二种 申请记帐函
具体可以看下面的实例，
某某某商行：
　　敬启者数日以来，我公司向贵商行购买之货物，均是以货到付款之方式办理，为要求双方便利起见，您申请开立银行帐户，所需资料及查询事宜与贵行之通常赊账期限请记告之。
　　 某某公司敬上
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　某年某月某日
第三种，关于将复定货函具体的实例如下：
某某公司：
　　大函敬悉。在久疏音息之后，接老主顾之信函，格外高兴，在此深表谢意。第27号办公桌既可装运，35号办公椅可在元月10日前运出，元月底到达贵处，若贵公司认为满意，请寄函告以资确定。随函附上本公司科技产品预告一份，希闲暇时阅览。其中各种货物都尚未上市，但望贵公司先行注意，以你做将来之计划。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　某某办公设备公司
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 某年某月某日
第二例，关于账货、函件，
这里的第一种：关于结帐、清单。具体和实例如下：
某某公司：
　　现一季度已届满，资寄上今查核的贵公司之季结算清单一份，共计1200元，量数无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

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