零售业采购操作
采购操作
采购发包作业管理办法
一． 为使公司采购发包达到行之有效的执行与管理，特制定本办法

二． 范围：
　　凡一切需采购之项目，如：财产、设备工具及公司各 项
　　费用申请和支出，均依照本办法执行。

三．管理细则
　　1． 总务处经办人采购需负一切法律责任。不得徇私。
如经举证确实，除赔偿所造成集体环境及损失外
公司将追究其相关法律责任。
　　2． 各类大宗采购必须按合同严格执行。
公司费用核决、分预算内和预算外两种流程

四．作业流程：
（一）预算内：（指超过月累计预算时）
　　1．凡一切须采购物品及各项费用申请和支出，均需严格按着公司财务部相关规定之流程进行
　　2．每次申请金额核决程序也应严格按照财务部相关规定进行。

（二） 预算外：（指超过累计预算时）
　　1.严格按照财务相关规定进行
　　2.突发性及预算数额较大者，应报公司董事会商议解决，并视同预算外。

五．依合同所签定内容支出的费用，严格按照财务部流程办理。

六．各部每月所支出费用如超过月累计预算时，应呈报直属领导，并由部门主管详细阐述理由，经主管副总或总经理批准方可。

七．各项费用支出，以事前申请核准为原则。金额较大的应先行了解价格再作预算。

八．发包、验收：
　　1．采购完成后，总务经办应以申购单所列清单进行发
包。
　　2．发包中应特别注意物品规格、单价、数量等单据，以做最后确定。
　　3．物品送达后，由申购部门人员进行签收、领用，如有数量不附等问题，应及时反映更换，不得进行验收领用。

九．请款、付款
　　严格按照公司规定财务程序和时间支取。

十．本办法经总经理核准、修改时亦同。
采购组织的规模
完善的商品采购办法，有赖健全的采购组织来推动运作，而采购组织规模大小，通常可视经营型态与店铺多寡而定：

（一）独立店铺：独立店铺的营业、商品、人事权等，通常由店主（负责人）负责。故商品采购等相关事项亦集于店主一身，成败端视其能力强弱而定。

（二）连锁体系发展初期（通常在50店以内）：由于店数不多，店铺分布不广，故商品同质性较高。而在公司规模小，编制人数少的情况下，通常组织编制是以商品采购、促销计划、商品陈列规划、市场调查……等，是种分工较粗的组织架构。

（三）连锁体系发展渐趋成熟之阶段（通常在50~100店以内）：由于店数渐多，店铺分布较广，商品异质性增加，同时厂商数亦较前增加，管理工作相对增加，因此须逐渐向分工的方向调整组织架构 连锁体系已臻稳定连动作阶段（通常在100店以上）：由于店数众多，地区分布很广，而不同商圈商品差异性大，厂商数亦多，各种管理工作及门市问题点增辐，所以商品采购机能会从商品行销、商品指导、物流等机能分离而出，独立作业。但采购通常仍会隶属于商品部门之下，以保持彼此之密切连系与工作协调，而产生综效。
商品采购的原则
便利商店采购商品的原则如下：
　　1.合乎经营业态特性的原则
　　对消费者而言，便利商店最大的特色是以「便利」作为思考的基点，从顾客在消费时、使用时、携带时的便利等各方面着眼，方可塑造与其它业态商品结构的差异性。

　　2．合乎商品组合的原则
　　由于经营策略的差异、诉求重点的不一以及商圈客户的区别，致使独立店和连锁店在商品的分类与组合上有所不同。譬如有些店贩卖生鲜，有些则不卖；有些店提供服务性商品，有些店则不提供；有些店设立型录贩售商品，有的店则无法配合……。各种因素所产生的差异性，均会导致商品组合的不同，进而影响商品的采购作业。

3．合乎高回转率的原则
　　由于便利商店的卖场小，无法陈列太多品项，因此在有限的陈列空间内，惟有高回转率的畅销品才能增加米效，压低库存量。因此，采购人员应根据商圈客户属性、市场商品情报、市场占有率等，来遴选最合适的商品，在卖场中陈列销售，以提高商品回转次数。此外，为增加商品回转及品项，相同或类似的功能、口味、规格商品通常只陈列1~2种，以避免重复。

4．合乎毛利率目标的原则
　　为达成营运绩效，通常各部门陈列商品皆会依业界行情设定预期之毛利率目标，而采购者即应依此作为商品采购议价的标准，以符合整体毛利率目标之达成，在迷你超市向便利店转型期间，便利店所售价格敏感产品要采用特价促销策略，与商圈内超市、杂货店、小卖部进行竞争，就会牺牲这类商品的毛利率。

5．合乎安全卫生的原则
　　近年偶有不合格商品（例：蜜饯、矿泉水等）于便利商品中销售，如此极易造成消费者食用不适及企业形象受损之后遗症。故供货厂商之筛选务须严谨，除备齐公司营业执照及食品卫生检验证明等合格文件外，尚应检查其商品标示项目（品名、含量、原料名称、食品添加剂名称、制造厂商名称、地址、进口厂商名称、地址、制造日期等）的完整性，以确保采购商品之安全卫生。

6．合乎进、退货规定的原则
　　近年来，由于便利商店连锁体系越来越多，为增加配送效率及门市处理效率，一般采由配送中心或中央仓库直接以多样少量、多次之配送方式，故采购时，应衡量供货厂商在配送作业之频率、最低订购量等配合状况，以合乎门市之订货及进货需求。此外，便利商店属商品更换率高之零售业态，因此销售不佳之商品须迅速自门市中汰换，并要求厂商处理退货。故采购商品时，应要求厂商配合办理，否则可依罚则处理。

7．合乎非营业收益的原则
　　便利商店由于房租高涨、人事费用逐年递增等经营成本沉重之影响，各连锁体系莫不以开发非营业收益为主要开源途径。在采购商品时，亦应掌握此原则，与厂商于供货合约中载明销售折扣、商品陈列费……等协议事项，以创造更大之采购效益。

8．追求差异化原则
　　近来便利商店将在大城市急速成长，各式新的业态不断兴起，业者均可感受到竞争日益增强及客源被瓜分的压力。值此之际，商品如何表现差异性，提供顾客更大的满足感，以形成经营优势，已是商品采购的重要课题。

　　在采购时，除了必要的畅销品外，更应掌据市场越势及顾客需求，以开发引进差异化商品。目前各连锁店努力发展的服务性商品（邮票、影印、、代洗照片）、熟食、快餐及型录贩售等商品，均可说是竞争下所呈现出的差异化产物，不但可满足顾客需求，提升形象，更可增加营业绩效。
采购管理的重点
1、定位管理
　　卖场的定义简言之，就是贩卖商品的地方。而定位管理则是使商品按照卖场配置（layout）及商品陈列表（facing list）的规定「各就各位」，以创造最佳的业绩。商品的位置好比商品的住址，如果能确实掌握及执行，对进、销、存管理及分析将大有助益。否则，商品「居无定所」，不但影响订货、进货，更易造成缺货，使顾客不满，进而导致销售分析的失真，而影响商品决策品质，故采购者对商品在卖场中的实际陈列位置，应随时加以了解。

2、数字管理
　　商品是用以创造业绩和利润，因此店内的商品须是易卖又易赚钱的畅销品。而衡量商品好坏的指针有下列几项：

　　（一）销售量：最易判断商品销售好坏的资料即销售量，通常在一定期间内（1个月或3个月）没有销售交易的商品即呆品（Error Product），应优先考虑淘汰。

　　（二）回转率：回转率=平均销售额÷平均存货额，而平均存货额=（期初存货额+期末存货额）÷2。商品回换率的高低，可判断其销售的快慢，并作为与否的参考。便利商品回转率以每月或每季计算，正常之回转率为每月4次（即商品每周约回转1次。）不过，目前国内便利商店之水准约为1至2次，若商品回转率是在1次以下者，即可列为优先淘汰的商品。

　　（三）交叉比率：交叉比率=回转率×毛利率，通常以每月或每季为计算期间。以交叉率衡量商品好坏，只基于商品对店铺整体贡献的多寡，故应同时考虑销售快慢及毛利高低等因素，才较具客观性。便利商店国外标准的交叉比率为100以上，而目前国内便利商店之交叉比率水准约为30至50之间，若交叉比率在30以下者，则可列为优先淘汰之商品；反之，则可加强高交叉比率商品之销售，以扩大店铺整体之利益。

3、品质管理
　　目前便利商店的型态为食品型的便利商店，食品类占销售比重70%，故品质良否影响顾客健康及商店形象至巨 。在食品采购方面，采购人员除应定期与不定期至门市检查商品品质外，更应教育第一线门市人员了解商品知识，协同做好商品管理工作，以达到便利商店评估办法之规定。

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