某集团基于知识管理的办公信息系统建议方案书
某集团 基于知识管理的办公信息系统 建议方案书 （Ver 1.0） [pic] 深圳市蓝凌管理咨询支持系统有限公司 地址：深圳高新区中区麻雀岭工业区7栋五楼A区 http://www.landray.com.cn/ 电话：（0755）6710066，6710166，6710266 传真：（0755）6710099 邮编：518057 客户热线：（0755）6710766 [pic] 深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司 地址：深圳高新区中区麻雀岭工业区7栋五楼A区 http://www.landray.com.cn/ 电话：（0755）6710066，6710166,6710266 传真：（0755）6710099 邮编：518057 客户热线：（0755）6710766 版权声明： (c)Copyright, All Rights Reserved. 2002, Ver1.0 by Landray, 2005年6月7日 此文稿中含有专有信息，任何个人或是组织在未得到书面授权前不得对此方案书中之 信息进行复制及电子化的任何形式转播。 LANDRAY 是蓝凌科技的注册商标。 目 录 第1章 项目概述 6 1.1 开发背景 6 1.2 用户概况 7 1.3 知识管理策略 8 1.4 项目管理策略 12 1.4.1 第一期工程 13 1.4.2 第二期工程 14 1.5 系统设计原则 14 第2章 系统分析及设计 16 2.1 系统体系结构 16 2.1.1 多层体系结构 16 2.1.2 应用系统结构设计 19 2.2 网络系统平台 20 2.2.1 硬件平台方案 20 2.2.2 网络环境要求 21 2.2.3 开发工具及策略 22 2.2.4 系统管理策略 22 2.3 系统特性设计 22 2.3.1 性能设计 23 2.3.2 可靠性设计 23 2.3.3 系统的开放性 25 2.3.4 系统的易用性 25 2.3.5 系统的可维护性 25 2.4 系统的安全性设计 26 2.4.1 系统安全模型设计 26 2.4.2 Domino 安全模式 28 2.4.3 物理安全性 29 2.4.4 网络安全性 29 2.4.5 服务器安全性 30 2.4.6 应用程序安全性 30 2.4.7 系统安全策略与方法 31 2.4.8 Internet安全与SSL加密 34 2.4.9 目录服务与单次登陆 34 2.5 系统的集成 35 2.5.1 系统集成策略 35 2.5.2 与现有系统的信息共享 39 2.5.3 文档迁移 39 2.5.4 邮件迁移 39 2.5.5 移动办公的实现 39 第3章 某知识管理平台功能 41 3.1 基于知识管理的行政办公系统（OA） 41 3.1.1 电子邮件 41 3.1.2 短信与移动办公 43 3.1.3 名片管理 43 3.1.4 日程管理 43 3.1.5 计划总结 44 3.1.6 部门计划管理 44 3.1.7 会议管理 44 3.1.8 任务分派 45 3.1.9 审批流程 45 3.1.10 项目协作 45 3.1.11 考勤管理 46 3.1.12 公文管理 46 3.1.13 领导行程 47 3.2 基于知识管理的人力资源管理系统 47 3.2.1 人事档案管理 47 3.2.2 人力资源制度 48 3.2.3 网上调查 48 3.2.4 培训系统 49 3.2.5 考试系统 50 3.2.6 员工活动管理 50 3.2.7 内部招聘管理 51 3.3 企业文化社区 51 3.3.1 企业新闻 51 3.3.2 文化窗口 52 3.3.3 企业规范 52 3.3.4 企业精英 52 3.3.5 企业论坛 52 3.3.6 贺卡系统 53 3.3.7 电子期刊 53 3.4 企业设备与资源管理 53 3.4.1 车辆管理 53 3.4.2 固定资产管理 54 3.4.3 资源借用 54 3.4.4 图书资料管理 55 3.5 经验知识与推进 55 3.5.1 案例管理 55 3.5.2 知识地图 56 3.5.3 专家地图 56 3.5.4 知识推进 56 3.5.5 协作空间(TeamRoom) 57 3.5.6 ISO文件控制系统 57 3.6 系统管理与核心服务 58 3.6.1 常用资料 58 3.6.2 中心系统配置管理 58 3.6.3 门户主页系统 59 3.6.4 订阅机制系统 60 3.6.5 催办机制系统 60 3.6.6 技术支持系统 60 3.7 第二期系统规划 61 3.7.1 某公司知识门户 61 3.7.2 综合文档管理 62 3.7.3 商务协作应用 64 3.7.4 实时协作和虚拟会议 65 3.7.5 知识发现和挖掘 65 第4章 实施方案 66 第5章 附件 66 5.1 蓝凌简介与成功案例介绍 66 5.2 某集团OA需求（初稿） 66 项目概述 1 开发背景 在充分竞争的市场经济环境下，企业由于受到各种不同的挑战与威胁，开始进行体制 改革，从裁员到流程再造、到学习型企业，不断地以满足市场需求为目标，调整其生产 服务流程与组织结构。随着90年代初期互联网的推广，美国企业从内部信息与知识共享 转变为合作伙伴之间的信息与知识共享。在这十多年的改革里程中，企业逐步通过改变 信息在企业内部的流通提推进到对知识开发与利用，最终产生了知识管理理念。 管理信息系统（MIS）是传统金字塔组织结构的信息解决方案。在金字塔的组织结构 中，企业被按工作职能分外若干部门，每个部门再继续根据按细化的职能设立下属机构 ，直到员工个人。在这种组织结构中，每一层都向上一层负责，任务由最高层进行分工 ，然后一层一层的下派，反过来基层信息则一层一层上报，每通过一个层次，信息都要 经过筛选、分析、总结。横向信息流通非常有限，只有在职责范围内与同级的一些沟通 。MIS的目的就是要有效的把企业各层的信息系统的收集汇总上报，然后把企业的工作计 划，预算计划逐层下传。 在工业化初期，多数工人缺少基本教育，管理层也多是从基层提升的，为了能够更好 的进行企业管理，职能必须要进行细分，并通过这种机制培养专业能力。然而，在70年 代后期，与80年代初期，许多企业的组织机构已经过度膨胀，官僚现象比比皆是，直接 导致无法快速的对市场变化进行反应。 当经过一段恐慌与无效的调整后，许多领先的企业不得不重新考虑企业的经营目标。 最终，通过服务满足市场需求被定为企业的经营目标。随之，这些企业开始重新设计服 务流程，以快速、高质、低成本为衡量参数。流程设计打破传统企业中部门之间的隔阂 ，通过各部门在各个层次的合作，尤其是强调在基层之间服务客户的工作中的合作。这 种新的服务工作流程打破了传统的信息流程，要求企业内部员工在每天的工作中与不同 部门中不同等级员工进行交流。超量的纵、横、斜向与多元的信息流对企业的信息解决 方案提出了前所未有的挑战，而应之的是企业资源规划系统（ERP）。 ERP系统依据市场需求，通过协调企业资源（包括生产、设计、人力、资金、库存等 ）进行整体安排，保证企业以最快、最好从而比竞争对手更成本的满足市场需求。 随着美国企业逐步进行BPR并采用ERP系统，企业必须将竞争提升到另一个高度。随着 市场变化的加速，任何一个BPR解决方案有可能在短期失去其竞争优势，而企业也需不断 的对其服务工作流程进行改造。这种不断的变化也就导致了学习型企业的管理概念。学 习型企业要求企业的内部组织结构必须保持足够的灵活性，而员工也要能够根据市场的 变化调整工作流程。学习型组织不光要求企业内部有非常畅通的信息流，还要求员工掌 握必要的知识以利用信息。学习型企业成功的关键是要求企业必须采用系统的管理手段 有规划的、系统的、持续的保证信息与知识在企业内部的传播与转化。通过多年的研究 与发展，各种方法与理论逐渐形成产生了知识管理理念。 知识管理就是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，是为企业实现显性知识和隐 性知识共享提供的新途径。简单地说，知识管理就是企业对其所拥有的知识资源进行管 理的过程。而如何识别、获取、开发、分解、储存、传递知识，从而使每个员工在最大 限度地贡献出知识的同时，也能享用他人的知识，是知识管理的最终目标。 企业所拥有的知识大致可以分为：“是什么-Know- What”，即关于企业事实方面的知识，如员工状况，产品原料，产品资料等；“为什么- Know- Why”，即企业生产的原理和规律，如为什么采用一种解决方案而不用另一种等等；“怎么 干-Know-How”，即做某些事情的技术和能力，如生产某产品的流程和技术等；“找谁干- Know-Who”，即在生产过程中，知道如果出了问题能够请教谁。 当前企业所面临的问题是如何把这些信息以一定方式汇总起来，组织起来，方便人们 利用计算机进行查询和检索，并且利用有组织的信息获取知识，再利用知识获得最大的 利润或效益。这就要求通过对解决方案的集合寻找和识别与问题有关的关键信息，并将 这些信息进行提取，形成对某一问题的专门知识，作为决策的依据。在信息社会和知识 社会，信息、知识和一些专门技能是获取利润的工具。知识管理是把信息转化为知识， 用知识指导决策付诸实施，再把实施结果转化为利润。 知识管理的具体方式就是将各部门和各人所掌握的信息和知识汇总形成电子文件放在 公用网上，形成一个知识库，随时可供取阅。知识库具备整套的支持和服务，保障系统 安全和权限管理，以保证正确的知识能够及时被相关的人员获得。例如，在产品生产和 项目实施过程中，经常需要借鉴以前产品或项目中的技术和资料，为此，企业可以利用 知识管理技术，把工程师在以往工作中积累的经验和技术加以总结分类，形成一个知识 库，在新阶段的工作中，可以保证最大限度地利用企业拥有的知识，提高工作效率，并 获得最大利润。 蓝凌公司就是知识管理领域内的专业系统服务高科技企业，它以管理咨询业和IT业为 依托，融合现代IT技术和创新管理思想，致力于LANDRAY LKS —— PORTAL、OA、KM、HR、CRM、BI等系列软件产品的研发、销售与实施，为客户提高核心竞 争力，提升企业素质和效率。 2 用户概况 某集团创立于1983年，前身为惠州市工业发展总公司，从起步到今天，某始终与世 界一流的技术和管理同步。以科技创新实现大众对高品质现代文明生活的追求，是某持 续发展的永恒目标。 某集团现拥有各类合作、合资、全资公司近50家，在美国、香港等国家和地区建立了 分支机构，入围全国520户国家重点企业，跻身中国电子信息百强企业前列，是广东省重 点扶持的50家大型工业龙头企业之一，年工业总产值超百亿。 10多年来，某集团先后引进了荷兰菲利浦，德国西门子，美国通用电气、唐德，日本 东芝、索尼，澳大利亚格鲁德，香港金山、王氏等著名跨国公司的先进技术和现代管理 ，斥巨资建立了一流的科技开发中心。并通过对引进技术的消化、吸收、创新，开发推 出以“某”为母品牌、“某数码龙”为副品牌的通讯终端、数码视听、新型电池、电工照明 、光电等科技产品，形成五大自主产业，并组建了完善的销售网络，进军国内外终端消 费市场。某电话、DVD、VCD、电池、电工、LED真彩显示屏等产品在市场激烈的竞争中， 不仅赢得了较高的国内市场份额，同时在欧盟、日本、越南、台湾等国家和地区深受消 费者欢迎，产品先后通过了美国UL、FCC、FDA、德国TVV- OS、欧洲CE以及国际CB等权威认证，出口量持续增长。 2000年12月，经挪威船级社两天的预审，某集团通过ISO9000现场认证，成为国内第 一家总部通过ISO9000国际质量认证的大型企业集团，驶入国际“绿色通道”。　　 2001年，某启动品牌整合的“新形象工程”，确定以“科技无限，文明共享”为企业发展 宗旨，致力于“卓越管理实现全球合作，不断创新成就百年品牌”，逐步把某打造成多元 化、高科技、国际化的产业巨人…… 某集团在知识共享平台的建设方面拥有一定的信息基础，主要由于信息建设起步较早 ，在逐步发展过程中，其信息系统已基本覆盖公司运作的大部分领域。但同时也正因为 这个原因，和缺乏统一的规划和相应的技术跟踪与系统升级，导致信息的割裂，多种技 术域支撑平台的并存，以及一些主要的信息系统技术老化和设备的落后，对系统的维护 和知识共享平台的建设也造成了一定的困难。 某目前正在大规模推进信息化建设，制定了IT规划，其中已决定将知识管理作为整个 集团信息办公系统的核心。 3 知识管理策略 但是，在中国即将加入WTO，国内经济处于转型的时期，随着社会环境和市场需求的 变化，某公司同其它企业一样，也面临着如下四方面的挑战。 o 快速响应能力。在当今倍速经济的环境下，许多突发事件或机会往往需要企业 快速而准确的决断，如何提高团队的协作能力，形成企业的整体快速响应能 力，应付各种可能的变化和事件。 o 创新能力。创新既包含新思想，也包含新的工作方法和处理流程，如何提高企 业的产品/服务创新能力，增强其核心竞争力。 o 技能素质。多变的市场带来了人员流动和员工培训问题。企业不仅需要员工提 高工作技能（即Know- How），也需要有效系统地管理和利用员工的经验和技能，在工作中应该知 道怎样寻求专家的帮助（Know- Who）。而传统的信息技术只能提供事实性知识或一些原理性知识（即所谓 的Know-What 和 Know-Why）。 o 运作效率。效率不仅仅意味着规范、快速和程序化。还意味着帮助优化或改造 企业内部和外部的工作流程，提高整体工作的有效性和效率，对于企业来说 ，与高效率相伴的应当是更高的品质和更加“聪明”的工作。 某公司目前利用高科技的手段已经建立起强大、科...
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