关于应收帐款报表体系的合并、审核及跟踪要求
关于应收帐款报表体系的合并、审核及跟踪要求 为了加强对往来帐务的规范管理，切实做到“事前引导、事中控制、事后跟踪”，维护公 司财产安全，充分发挥应收帐款报表体系在帐务管理中的作用，现就报表合并、审核及 跟踪方面提出如下要求： 1. 报表合并要求 1. 应收帐款分析表合并要求： 本表汇总目的是要获得全国分公司应收帐款K3帐面数、经过项目调整后的实际应收帐 款数、扣除赊销因素后应催收货款数，本期应催收帐款与上年底应催收帐款比较数、 本期应催收帐款与上期应催收帐款比较数，本期应收帐款正数合计，本期应收帐款负 数合计等。通过对应收帐款业务的监控，一方面要杜绝应收帐款的增加，另一方面要 对前期或上年度应收款项进行清欠追踪。本表合并要求如下： A：对往来客户按调整后实际应收帐款余额数降序排列，属于同一客户的多个户头应排列 在一起，并应有客户“小计”行，按“小计”的“调整后实际应收帐款余额”为准参与排列； 所有客户按降序排列后，按“调整后实际应收帐款余额”的正、负分两类进行合计，生成 “正数小计”行和“负数小计”行。报表最后一行为“合计”行，合计行为正数小计、负数小 计以及其他内部往来客户的合计数。 B：如果只有正数小计而无负数小计的，负数小计必须添加空行；如果只有负数小计而无 正数小计的，正数小计要添加空行。 C：“正数小计”、“负数小计”和“合计”标识只能列示在报表第一列（客户编码列），不能 列在第二列（客户名称列），而且在第一列只能出现一次。 D：“正数小计”、“负数小计”和“合计”三个标识不能随意改变名称，不能擅自增加或减少 字符，字符与字符之间不能随意增加空格，如“合计”不能改成“合 计”。 2. 应收帐款大客户分析表要求： A：该表共计12行，第8、9、10、11行第二列依次分别填列国美、苏宁、家乐福、好又 多，次序不能随便更改。 B：如果一个客户存在多个户头，不要将每个户头都列在大客户分析表中，只需将应收 帐款分析表（主表）中该客户的“小计”行复制到该表即可，不得擅自增删行次或列次 。 C：国美、苏宁、家乐福、好又多都没有与分公司发生业务关系的，只刷新该表表头日 期即可，表的格式不要更改。 3. 清理跟踪表填制要求 A：对于截止当月应收帐款余额为借方余额的客户全部列示在应收帐款清理跟踪表中。 B：该表中必须将客户按“目前状况”分为有往来和无往来两类，无往来的在前，有往来 的在后，并且要分别进行“小计”；有往来的客户不要放在无往来客户中，反之亦然。 最后一行为“合计”行，数值为“无往来小计”与“有往来小计”之和。 （二）、应收帐款报表体系审核与跟踪要求 1. 检查表头和表尾日期有无更新，表尾有无制表人与审核人，并且核对是否与分公司实际 制表人、审核人相符，人员有离职或调动的要及时更新。 2. 检查每列最后一行合计项是否有错误标识出现，如有，要让分公司及时更改，如没有， 则检查合计取数的公式是否正确，有无漏行取数或超行取数现象。 3. 检查主表第三列“应收帐款帐面余额”最后一行合计数是否与当期资产负债表中“应收帐 款余额-预收帐款余额”相符。 4. 检查“已批准赊销额度”列，该列如有额度列示，需从总部文件夹找出有效对应批文（或 让分公司传真过来），检查有无到期或超期现象，有无超额度使用款项现象。 5. 检查有2个或多个户头的单位有无进行小计，其中有康拜恩帐户的有没有单独列示。 6. 检查报表P、S、T列所用条件公式是否正确。S列的“本期与上年末的催收比较数”适用公 式为IF（P-Q>0,P-Q,0）,T列的公式为IF（P-R>0,P- R,0）；对需要小计汇总的客户，其单个户头以P-Q和P- R直接取数，不适用条件公式，但小计项要使用条件公式。 7. 对于“本期与上期催收比较数”、“本期与上年底催收比较数”为正数的行次，要检查相应 的原因分析栏有无列示充分理由，理由是否有依据可考证；理由没列示或列示不充分 或理由不真实的，要查究责任人。需要强调的是，在没有办理完转款手续之前，同一 客户在冰箱和空调帐户上的款项不能擅自调剂使用；客户的广告费在没有批准转货款 之前，不能提前用来提货。凡是原因分析栏列有“换票”或“退票”原因的，原则上不能 作为正当理由，要让分公司将原错票传真过来考证。支持科在收票时必须严格审查票 据合格性，客服专员在开票前必须审查票据无误后才能开单。 8. 检查“调整项目- 在途资金”合计数是否与附表中在途资金合计数以及当月底日报表在途资金合计数相一 致，并且应注意跟踪在途资金的回笼情况，防止出现在途不到帐情况的发生。 9. 对于“调整项目- 退货未冲帐”所列金额，要向分公司落实该批退货是否经过有效审批，已批示退货的要 找出有效批文，如没有审批，需落实该批退货是否已退至中转仓，已退至中转仓的需 督办审批手续；货物没退至中转仓而在调整项目列示的要追究责任人。 10. 对于“调整项目- 出库未开票”一栏，需从K3系统查证，杜绝在K3系统存在“出库未开票”而在分析表中没 列示的现象。 11. 对于返利台帐，要重点检查本月使用情况，查证本月使用金额是否与返利台帐中“返利 兑现凭证号”一栏所列凭证号内容相符。 12. 对于应收帐款控制、清理跟踪表中“无往来”客户，应收款项金额较大的要敦促支持科 有计划地安排对帐，以取得对帐询征函回执为准。对于有往来客户尤其是新开发客户 ，要严格要求支持科每月或每季对帐，必须取得对帐询征函回执原件。 加强帐务管理和控制，需要分公司支持科所有人员与总部区域管理员共同配合，分公 司支持科应与相应区域管理员保持沟通，有问题及时反映。区域管理员要树立起高度责 任感，加强监控力度，不能仅仅充当信息传递员的角色。 营销财务处 2003年8月21日
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