行政秘书工作内容与责任
办公室行政秘书工作内容与责任 A、打字速度 权重30% 以每分钟60个单词的速度按照适当的格式准确的将来自以下各个方面的指令打印成文件 ：口头指示、录音内容、手写笔记或正式笔记、总经理的手写材料、手写会议纪要等； 打印通知、会议议程、工作日程和其他以下内容材料；打印商业协会调查；汇总和打印 经营报告和其他各种报告、包括文本和表格；打印从报刊在职上摘选下来的文章；整理 和打印信件、备忘录、问家副本以及其他要求打印的文件； B、接待 权重25% 当面或通过电话核定已经签订的合同，热心地帮助来电话者和来访者；回答打进来的电 话，转达消息、提供信息或将电话例行转给某人；接待来访者，提供信息或直接将客人 引到相应的办公室或个人处；作为主人在客人等待期间提供临时服务；操纵自动应答设 施；与来电话者及来访者保持一种合作的态度 C、计划安排 权重20% 对工作日程惊醒有效管理、包括对约见、会议、旅行以及其他此类活动的安排；对工作 日程进行安排；为总经理、董事会成员和其他人员约见会面人员；为办理出差补贴作好 准备；协助进行年度会议的安排；为保证在职培训计划的实施，在房间内、课间供应相 应的服务；对组织各项设施的使用进行计划安排；对外部发言人、咨询专家等安排好交 通、旅行以及相应的费用； D、文件与资料的管理 权重15% 创建宾个维护一个合适的文件管理系统，能够按照要求迅速地放置和取出文件；制定文 件空间分配计划，分别在文件管理系统中为回函、会议记录、报告、规定以及其他相关 问家做出妥当的安排；将资料放进文件夹中的适当地方；从文件夹中查找并取出需要的 资料；对文件进行挑选、装订和剔除，在必要时进行文件汇总或销毁；保存和保护某些 重要文件；将文件资料整理成可直接使用的形式 E、办公室一般服务 权重：10% 以一种受欢迎的方式和既定的程序来履行相关的办公室职责；通过邮递中心处理邮件、 寄送文件和邮品；拆阅外来邮件并进行分送；对文件进行复制；掌握一定的现金；从相 关的报纸和杂志中摘取与组织有关的文章；负责公告栏的书写；完成其他预定的工作
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