职务分析推进
职务分析推进（案） (管理部) 2003.4.11 1．目 的 客观上使每个人明确所分担的业务内容和业务负荷，成为调整业务和确保适当人力的 评价基准，对于定型性的业务，制定“工作手册”，使其标准化，改善业务程序并且积 累业务Know-How（专有技术）。 2．推进步骤 （1）1，2次业务机能分类（样式1） ● 公司的全部业务按大的机能分类 —大的机能：企划/人事/总务/财务/生产/设施/购买/品质/营业/技术 ● 按大的功能第1次分类和第2次分类 （例）大的机能：生产——第1次分类：生产管理/资材管理/生产/生产技术 （例）第1次分类：生产管理——第2次分类：生产管理/工程（艺）管理/进度管理/ 出厂管理/设变和BOM管理/运营生产管理系统/工艺外协管理 （2）第3，4次业务机能展开（样式2） ● 将第2次分类的业务更详细地分第3次，第4次2级，展开机能。第4次分出的业务 应达到个人的最小单位业务。 （例）第2次分类：生产管理——第3次分类：生产企划/生产实绩/大营业 第3次分类：生产企划——第4次分类：确立年事业计划/确立月生产计划/确立 周生产计划/作成MRP和RUN （3）确定个人业务负荷 ● 第4次分类：按业务别和个人别作成业务记录表（样式3） 体现月、年业务发生频率/1次处理所需时间/总的所需时间 （4）以课为单位作成业务MAP（样式4） ● 以个人别业务记录表为根据对于第3次、第4次业务确定以课为单位的综合业务负 荷——体现按课为单位业务优先度/投入时间比重/个人贡献等。 （5）作成工作手册 ● 以机能展开表，个人业务记录表，课单位业务MAP等为基础，主要对于定型业务作 成工作手册。 体现业务处理步骤、业务推进要领、管理要点，用于使任何人都能容易掌 握业务要领，找出改善要点、积累业务Know How(专有技术)。 （样式5：JOB NOTE 项目选定表，样式6：JOB NOTE） 3．按阶段作成要领 （1）将公司全部业务分类为10个大的机能并赋予代码 —企划（A）：长短期事业计划，研讨新的事业项目，经营分析，改善经营革新，预 算管理，调查分析，对内外广告，情报管理等 —人事（H）：人事企划/管理/行政、工资/福利、各种教育等 —总务（G）：一般总务、环保/安全等 —财务（C）：会计、资金、财务管理等 —生产（P）：生产、生产管理、资材管理、生产技术等 —设施（F）：设施投资企划/执行（工程管理）、设备（建筑物、机械装置、公用 设施）管理等 —购买（B）：内资购买、外资购买、外协企业管理、国产化、改善物流等 —品质（Q）：品质管理（外协/工艺管理，品质保证，试验测定 …） 检查（进口检查/工艺检查/产品检查 …）等 —营业（M）：营业、营业管理、整备、配件 —技术（E）：研究开发（产品企划/性能开发/用途开发/产品开发…）、 技术管理（技术情报管理/知识产权/项目日程管理…） （2）按大的机能第1，2次业务分类 —研讨各部门/课的业务在10个大的机能中属哪一种，并按样式1（第1，2次业务机能分 类表）第1次分类之后将业务第2次再分类。这时特定部门/课的业务也可能同属于 2个以上大的机能类中。 （3）第3，4次业务分类 —按样式2（业务机能展开表）将第2次业务分别分解为第3次业务，第3次业务重新分解 为最终第4次业务。 * 赋予业务代码的方法：按大的分类代码用4位数 —“生产”机能的第1次业务4个中如果第2次分类的业务为“生产管理”，代码为“P2”。 生产管理（P2）业务的第2次业务中如果第3个业务为“Attachment 管理”，代码为“P23”。“P23”业务的第3次业务9个中第5个业务为“Attachment资材 管理” 代码为“P235”。“P235”业务的第4次业务8个中，如果第4个业务为Attachment和作 成所需要部品购买要求书，代码为“P2354”。 （4）作成个人业务记录表 —将样式3：（个人业务记录表）按个人作成后，由担当课长确认。包括定型性和非 定型性业务的所有业务，每月不定期发生的情况要记录，每年发生的次数和所 需时间，必须要记录业务结果发生的文件名。 （5）作成业务MAP —将样式4（业务MAP）按业务以课为单位作成。这是按“个人业务记录表”综合显示 的，如果将1个第4次业务由2个以上分担时，可以知道第4次业务所需全部时间 ，并且可以掌握以课为单位履行业务时的优先度，所需时间比重和每个人的贡 献。可以使用相同样式综合以课为单位的“业务MAP”，可以掌握部门的业务现况 。 （6）作成工作手册 [1]工作手册定义 为了履行赋予课的业务，对于单位业务具体的处理方法、顺序、管理要点、管 理基准等，以可视的方式表现，使业务得以正确履行而作成的办公指南。 [2]作成目的 —不论是谁都能易于高效率处理业务达到资料化，标准化。 —为了掌握业务的现象并且改善业务作为工具使用，反映改善事项，不断地修定 达到积累业务的Know How效果。 —可用于新入社员工的OJT教育和轮岗。 [3]作成范围 —虽然基本上以单位业务的全部为对象，一次性的定型业务要按重要度顺序作 成。 —对于定型业务作成工作手册之后，要对于所有定型业务，非定型业务另行安排 ，作成“业务手册”。 * 定型业务：对于一定周期内反复进行的业务以各种样式和情报为基础，确定了 处理程序和顺序的业务。 * 非定型业务：非定期并且更多地需企划，思考和判断的和例外情况多的业务。 [4] 选定业务对象 利用样式5（工作手册项目选定表）确定先后顺序，然后针对各业务对象与作成 担当确定完成时间。 [5] 工作手册样式作成方法 样式6（工作手册）的2个样式中（样式6- A）要以业务处理程序为重点作成，（样式6- B）要以业务推进要领、例外事项和采取措施内容为重点作成。 ① 样式6-A —工作手册No：记载工作手册的代码 —业务处理程序：将业务处理流程作成一目了然的FLOW CHART 形式（在电算FLOW CHART 记号中共同使用显示“Yes/No”的‘◇’图形和生成业务结果的文件记号‘ ’） —管理要点：记载关于业务处理检查项目，管理项目，管理基准等。 ② 样式6-B 业务推进要领：不易用Flow Chart 显示的作业方法，业务量（所需时间、处理件数、频率、文件数）等要按业务 顺序罗列记录详细的作业内容。这时将番号统一按下列方法赋予 1．……………………… （1）……………………… ①…………………………………………………………………………………… ②………………………………………………………………………………… 2．……………………… —特记事项：记录发生例外事项时的处理方法或步骤，业务处理注意事项等。 [6]工作手册的检查和认可 根据业务内容由担当或课长作成工作手册，但完成后担当课长对于依据下列内 容检查完成度并且修改不足事项。 1. 可用度 —后任者（或新入社职员）仅凭工作手册能履行业务吗？ —用了易于理解的用语作成了吗？ 2. 文章的形态 —作成的文章是否包含了5W2H1B Why（目的/理由），What（内容/需要作什么？），When（时机），Who（谁/ 分担、协助关系？），Where（场所），How （什么顺序/什么方法），How Much（什么程度时间/期间），But（但是这种情况下，例外事项如何处理 ？） —简洁并按步骤作成了吗？ —是否记录了要点和容易失误之处？ —记号或番号的使用是否有效果？ 3. 视觉效果 —使用了图解和实物样品等与否？ * 最终由部长与其他部门研讨业务关系等之后认可工作手册。 [7]使用和管理工作手册 ①工作手册中始终要收录最新情报 管理方法、样式等有变更时要及时修正 ②利用工作手册实施业务改善和工作交接 ③被认可的工作手册按个人以课为单位作成文档保管 （按业务特性作成工作手册需注意之处） * 使用样式多的业务 —并行使用Flow Chart /样式的文件名，记载保管场所/明确样式的使用目的。 * 检查、确认多的业务 —检查、确认的目的、方法/必须记载可以防止失误的Know-How（专有技术） * 已决定了处理终了时限（交货期）的业务 —将业务的内容与时间（日期）对比显示——记载对应时间（日期）另行处理的内容 。 * 判断多或者根据判断处理形态多样的业务。 —将Decision Tree（审批机构）在工作手册内作成/按不同处理型态将顺序、方法在样式中 记载。 * 画面处理业务（PC使用业务） —按不同阶段附画面/说明画面和输入方法/在样式中输入的情况，与样式对应的输 入方法、技术/按样式输入以后与业务流程连接关系的技术。
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