组织结构指导书
KS-ERP组织结构指导书 广州市科思电脑系统有限公司编制 2002.11.08 KS-ERP组织结构指导书 3 第一章 组织结构概述 3 组织结构 4 第二章 部门职能 5 一、采购部门职能 5 二、货品管理部门职能 5 三、质量管理部门职能 6 四、销售部门职能 6 五、财务部门职能 6 六、行政人事部门职能 7 第三章 关键岗位工作说明书 7 一、采购部门主管 7 二、采购员 8 三、货品管理主管 9 四、货品管理员 10 五、仓库主管 11 六、仓库管理员 12 七、质量主管 13 八、质量检验员 14 九、销售部门经理 15 十、财务部门经理 16 十一、会计 17 十二、出纳 18 十三、行政主管 19 十四、人事管理员 20 KS-ERP组织结构指导书 一个企业导入科思KS- ERP后，将实行新的业务流程，业务流程的正确执行，主要就靠科学、合理的组织结构。 看起来组织结构是企业的行政问题，实际上，导入了ERP系统后，组织结构必然要考虑E RP业务流程，重新调整、优化企业的组织结构。本指导书帮助企业在导入ERP系统后，如 何根据ERP业务流程，迅速合理的调整企业组织结构，以适应ERP系统的运行，从组织上 保证ERP的成功实施。 本指导书结合科思KS-ERP软件KS- ERP的业务流程，建议企业如何设置部门，各部们应设置的职位与人员，各职位人员的职 责与任务等。因此，本指导书也是务实的。 第一章 组织结构概述 管理信息系统集合规范管理和先进的运作模式,给企业带来的双重效益早已为大家所 认同,这也是众多企业如此关注企业信息化建设的原因.中小企业要实现其做大做强的目 标.没有规范的管理和高效的运作模式是不可以想象的.在中国,中小企业信息化建设的道 路并不是很平坦的.很多企业为此浪费了不少的人力、物力、财力,且收效甚小,从而导致 对信息化建设失去信心,对管理软件产生畏惧心理.追究其原因主要在于一方面企业着眼 眼前,强调现状,而软件供应商强调软件的先进性而忽视实用性,很难将管理软件的设计思 想与企业的现实很好结合;另一方面,有些软件供应商出于商业目的,一味的服从于客户的 非原则性要求,背离软件本身设计的出发点进行程序设计,使软件缺科学性和对环境变化 的适应能力,同样没能很好的实现预期的效果. 我们应该明白，仅仅购买一套先进适用的管理软件尚不足以使一个企业建立规范科学 的管理体系，反过来,企业缺乏一定的管理体系也不能更好的发挥管理软件所具有的功能 。.企业在上马管理信息系统之前,需要构建自身的管理平台以配合软件实施.如同飞机需 要有平坦的跑道才能起飞一样。许多大型企业ERP软件的实施失败.就在于盲目的夸大管 理软件对企业管理优化的作用,没能充分认识实施管理软件系统与改善企业管理之间的关 系.管理软件是以业务流程为导向,企业本身却很难在电脑上开展实际业务动作，软件设 计是建立在一定的管理规范之上,为企业提供了业务如何进行(HOW),但实际业务活动还需 求知道何人(WHO),何时(WHEN),何地(WHERE)等诸多相关要素,这些在软件产品中无法提供 ,需要在实施环节结合软件平台加以明确。 .组织结构的规划和设计，就是以客户为线索.以业务为核心,以流程为依据，重新整 合业务、流程、组织的关系，搭建一个通畅的管理平台，实现了中小型企业业务、财务 一体化的管理目标. 本指导书为中小企业在实施科思KS- ERP时，提供一套切实可行,易于实施的管理解决方案,设计一套管理平台以构建企业组织 ,规范管理从而支撑ERP的运行。. 本指导书总体设计思想,旨在构建支撑运行的管理平台,以配合软件的实际应用,针对中小型企业的管理特点,给了 组织结构基本模型,业务流程和相关管理规范及制度.其中组织结构部分根据业务分工的 不同,明确了各部门岗位的职责,以期在组织结构上为软件的实施提供保障.业务流程给出 了业务具体的流程描述.通过联单的运用结合软件平台上的操作有效的组织实施业务活动 中从计划到财务处理的整个过程.除包括软件所涉及核心业务流程以外本方案同时提供了与开展业务活动相关的管 理规范及制度. 这里需要说明的是本指导书旨在给出一个中小型企业指导性的管理解决方案.故所涉 及到的组织结构中的部门只是为了方便业务流程的说明和管理规范的描述而给出.在实际 运用中,企业尚需要针对自身的具体情况进行适当的职能组合和流程调整. 组织结构 作为一般的商业企业,其主要的职能是货品采购，销售和财务管理,因此,企业主要的 管理对象和管理过程也是围绕这三项内容展开,在对货品采购，销售和财务进行管理的基 础上,配合相应的职能管理部门。一般而言,对于中小型商业企业而言,物品的采购管理和 质量控制是相当重要的,市场方面的关键管理职能有营销管理和销售管理.除财务管理外 ,企业还应具备人力资源管理和行政管理等管理职能. 为实现组织目标,保证企业资源的有效利用与业务活动的开展,企业应设立相应的部门 ,并设立相应的职位对各环节和职能进行协调和管理.但是,部门并等于职能,中小型企业 根据新的业务流程,可以将相关的职能加以整合,使之符合一个紧凑的组织框架.随着企业 的发展状大,一些职能可以分离出来,成立专门的部门. 在职能合并的过程中,很多本应部门承担的职能就可能集中在个人尤其是管理者身上 ,特别是在企业规模不是很大,不需要成立专门的销售管理部门和市场管理部门对销售和 市场进行管理的时候,销售管理职能就集中在销售部经理的身上,而营销规划和市场策略 制定则集中在总经理和销售经理的身上,但基本的职能并未减少,承担者可以是部门,也可 以是个人,企业应该按照自已的实际情况灵活调整，不同的企业,随自身战略及内外部环 境等因素的不同,组织结构各不相同。方案不可能给出完全适合某一特定企业的组织结构 ,下面的组织结构图更多的是起指导示范作用. 说明: 1. 严格来说,上面的组织结构图是”职能结构图”.它给出了企业正常运行所必须的职能分布 . 2. 虚线方框 表示末在科思KS-ERP企业引擎中出现的部门与职能. 3. 当企业规模较小时,某些职能不一定由部门承担,而可能由部门经理等高层管理人员暂时 承担,发展到一定阶段时,才可能独立出来,成立相应管理部门.。 企业岗位编制随企业发展阶段,企业规模和企业关键职能的不同而有很大的区别.如在 创业阶段,企业生存至上,人力资源管理和行政管理职能相对较弱,岗位编制较少;企业规 模较大时,人力资源管理和行政管理职能相对较弱,岗位编制较少;企业规模较大时,人力 资源管理职能就可能逐渐加强，需要有专人分别进行人事管理、薪酬管理、绩效考核管 理和培训管理等；在以市场营销为关键职能的企业中，就需要有独立的市场管理部和销 售管理部，相应的岗位大增加。 影响企业岗位编制的主要因素有： 1. 企业发展阶段 2. 企业规模 3. 企业关键职能的功能等。 企业应该根据自身实际情况进行岗位设置，最先进的末必是最好的，最适合自已的才 是最好的。 第二章 部门职能 一、采购部门职能 1. 寻找货品供应来源，对每种货品的供货渠道加以调查和掌握 2. 建立供应商的档案，负责对供应商的考核 3. 对供应商的价格、品质、交货期、交货量等作出评估 4. 掌握公司主要货品的市场价格起伏状况，了解市场走势 5. 采购订单的拟订及供应商的选择（*） 6. 依采购合约或协议控制协调交货期，负责采购具体业务 7. 进料品质、数量异常的处理 8. 督办退货业务，负责内外部门之间的联系与协调（*） 9. 过期与报废物品的预防与处理。 二、货品管理部门职能 1. 货品请购计划的制定与督办：（*） 2. 过期与报废物品的预防、控制及处理 3. 受理退货申请（*） 4. 货品盘点工作的开展 5. 货品的运输调度 6. 仓库管理 7. 库房存量控制。 1. 仓库职能 1. 依据订购单点收货品，并按仓库管理制度检查数量 2. 将验收好的货品按指定位置预以存放 3. 存放场所应整理、整顿、清洁，符合5S要求，防止品质发生变异 4. 依据领料单或备料单配备和发放货品：（*） 5. 货品出入库记录与定期盘存：（*） 6. 进仓、退货的执行（*） 7. 不良货品的定期处理。 三、质量管理部门职能 1. 编制质量管理规范 2. 严格控制货品的采购质量 3. 严格控制货品入库的质量 4. 原料、半货品、货品的质量检验 5. 客户质量反馈的调查处理 四、销售部门职能 1. 组织销售预测和分析 2. 拟订各项销售计划 3. 分解销售计划，并下达执行 4. 订单处理，销售发货、退货处理（*） 5. 组织有关计划调整工作 6. 跟踪销售计划执行过程 7. 分析控制销售进度 8. 协调销售计划和生产计划的关系 9. 协调销售计划执行和预算之间的关系 10、进行基本销售分析并提交相关职能部门 11、办理销售对帐、单据往来以及交易记录等工作 12、管理商业渠道的帐户，更新交易记录 13、检查并处罚销售人员的违纪行为。 五、财务部门职能 1. 根据本公司的核算及管理需要制定并及时修订会计科目体系 2. 制定本公司的内部财务控制制度 3. 制定本公司的会计核算的操作规程 4. 汇总、审核原始凭证，编制记帐凭证 5. 电脑录入记帐凭证，并自动生成明细帐、总帐、各相关报表 6. 核算成本 7. 现金、银行的日常收支业务 8. 日常工资结算，个人所得税扣除 9. 销售人员业务提成核算及发放 10、税务申报、年度审计等 11、进行成本控制、费用控制 12、制定信用政策，记录往来备查帐簿，定期进行帐龄分析 13、制定本公司的财务评价与考核制度并进行管理，协同业务员催收应收帐款 14、编制预算（销售、费用、财务等），下达预算至各部门 15、协同业务员催收应收帐款 16、分析预算编制的合理性，监督预算的执行 17、根据分析结果，调节整预算、信用政策等事项 18、定期统计、计算各相关、重要经济指标 19、提供高层管理者的决策支持（如进行可行性分析等） 20、负责完成本公司的会计档案管理。 六、行政人事部门职能 1. 规范行政事务管理体系的范围和内容 2. 明确行政事务管理在企业管理中的沟通协调职能，通过对公司内部文件上传下达和公司 内部的会议管理工作，加强各部门之间的信息沟通和交流，协调各部门的工作关系 3. 完善公司行政事务管理规章制度 4. 完善企业行政事务管理制度，严格要求按制度办事，提高行政事务部门的工作效率 5. 根据企业经营战略制定公司人力资源战略规划，并由此制订公司人力资源管理工作计划 ，进行岗位管理、人事管理、培训管理和薪酬及奖励管理。 第三章 关键岗位工作说明书 一、采购部门主管 |工作说明书 | |资料编号 编制日期 | |岗位名称 |采购部门主管 |所属部门 |采购部门 | |直接上级 | |工资等级 | | |下属岗位 |采购业务员 |关联部门 | | |工作摘要 |负责采购人员及采购业务的管理 | |工作内容 |参照规范 | |采购订单的拟订（*） |《订单采购流程一》 | |货品供应商的寻找、资料的收集及开发工作 |《订单采购流程二》 | |与供应商的比价、议价谈判工作 |〈采购退货流程〉 | |对旧供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作|〈货品采购办法〉 | |，以确定原供应商的稳定供货能力 |〈盘点管理办法〉 | |及时跟踪掌握价格行情变化及品质情况，以期提升|〈供应商管理办法〉 | |产品品质及降低采购成本 | | |采购计划编排，货品之订购及交期控制 | | |部门员工的管理培训工作 | | |与供应商以及其他部门的沟通协调等。 | | |任职资|学历 |大专以上学历 | |格 | | | | |技能 |一定的沟通、谈判能力 | | |经验 |两年以上工作经验，熟悉货品行情 | |使用设|电脑 | |备 | | |补充说| | |明 | | 二、采购员 |工作说明书 | |资料编号 编制日期 | |岗位名称 ...
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