财务管理-费用管理类制度
财务管理-费用管理类制度 1. 总论 摘自《永2003财（规）字第0001号》 一、总则 1. 为有效的降低公司的运营成本，提高公司竞争力，加强费用的监管并明确监管人 责任，严格把好费用开支关，堵塞费用开支上的漏洞，切实把不合理的费用支 出压下来，特制定本制度。 2. 公司费用实行总量控制，分类管理，归口控制，适时监控的分类分部门的条块管 理模式。这里的费用是一个管理概念，指公司除商品采购成本以外的所有费用 。 3. 各级费用管理的责任承担者，都必须做到责任内容清楚，职权范围明确，考核奖 惩分明，贯彻责、权、利三结合。费用管理责任承担者对所承担的经济责任， 要具备下列三项条件：能了解所分管费用指标的要求和资料来源；能了解所分 管费用指标的实际执行情况和计算依据；能调节、控制所监管费用指标的耗费 数。 二、费用报销基本要求及原则 4. 报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不 得伪造发票。 5. 发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写。 6. 各种原始凭证必须大小写一致，不得涂改，并注明附件张数和所属部门和职务， 内容和项目必须齐全。 7. 原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备。 8. 出纳人员要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证，对不合法的原始票据应 拒绝报销，检查封面金额与所附单据是否相符，并要承担责任，凡不符合规范 报支的，按报支额的15%处以罚款。 9. 各种原始凭证由所属费用项目的相关配合部门审核并呈报审批，门店费用一律由 门店财务主管初审，门店经理签字后方可呈报总部审批，否则总部不予审批。 10. 各种当月费用报销必须在每月25日前送呈有关领导审批，各级领导应及时审批， 防止造成费用入帐逾期现象。 11. 分公司副总及副总监以上人员费用均需公司总裁审批。 12. 各财务部门应加强各项费用凭证的审核工作，对不符合公司制度的及越权审批的 费用和支出一律不得报支。凡在审计中发现，将对相关财务审核人员进行处罚 ，并按报支金额的15％处以罚款。 13. 对于手续或填写不符要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支 的费用项目，一律退回拒付；对于超期申报的费用，根椐规定进行报支。 14. 责任明确原则。对于车船等交通费、业务招待费、手机费等必须谁发生谁报支， 不准代报，不准多人合并报支，如发生合并填单，一律以一人标准核报。施工 制作小组费用，由组长负责本组报销。 15. 费用最低原则。若为同性二人同时外省出差，住宿费根据级别按单人标准核报。 若为长期外出（如现场制作、支援），除特殊情况外，一律乘坐公交车。 16. 费用划分原则。对外省出差，住宿费单独填制“差旅费”单据；交通费及市外补贴 在同一“差旅费”单据上填列，市外补贴以出差时间满12小时起计算。 17. 费用清晰原则。各报销单据上必须注明所属部门。差旅费必须明确填写所属日期 及业务内容，交通费写明出差地点、时间、乘坐线路和车费，对于统一票价的 车票，写明核报金额。严格保管各类费用凭据，不得以其他单据代替；手机费 必须写明报销月份和手机号码和职务；业务招待费必须写明招待客户，陪客人 员姓名。否则一律退回不得报支。 18. 费用申请原则。业务招待必须事先申请，根椐权限经部门经理或主管总监审批后 方可使用，未经审批的一律不得报支，如有特殊原因，必须事先电话请示。凡 招待本公司职工的费用，原则上不得报支，如有特殊原因必须经申请审批后使 用。 19. 费用上限原则。凡手机费额定报支在150元以上的人员，一律不得使用充值卡号 。对于外省出差的通讯费超支部分，在核定标准5倍以下的，30%由个人负担， 70%由公司报销，并提供漫游电话清单；超过核定标准5倍以上的，一律由个人 承担。 20. 及时报支入帐原则。 21. 为保证财务核算的正确性、及时性，费用报支原则上当月费用当月报支，因出差 等原因，超出报支日期的应写明情况，否则按下列标准： 22. 费用发生后，15天内按照费用全额报销； 23. 费用发生后，22天内按照费用全额80％报销； 24. 费用发生后，30天内按照费用全额60％报销； 25. 费用发生后，37天内按照费用全额40％报销； 26. 费用发生后，45天内按照费用全额20％报销； 27. 费用发生45天后，全额不得报销。 28. 当月25日前费用一律在当月30日前报支，凡存在逾期费用全额入帐的，财务人员 承担补交或追回不应予以报销的部分。 29. 特殊情况：手机电话费报支一律按公司标准报销，当月费用次月报支。 30. 预申报原则。 31. 各职能部门和分公司对数额较大或由于特殊原因而未支付的当月费用，应由各经 办人员将详细清单在每月25日前交财务部备案，财务部据此作为费用预提，对 未在财务部备案的费用，财务部有权拒付。 三、费用开支计划及监管责任 32. 公司各职能中心、各分公司、各部门、各门店必须在每月底根据下月工作计划制 定本部门费用开支预算，由财务中心汇总备案，经公司办公会议或总裁审批， 即为公司当月的费用开支预算，并下达各部门费用开支指标。 33. 公司对各种费用分类管理，并根据费用特性和公司实际情况进行定额和定率管理 ，各级责任人员对管理权限内的费用负有监管责任，并同绩效考核挂钩。公司 同时授予副总裁、分公司总经理、各职能中心总监对计划内费用开支的审批相 关权限。 34. 公司费用开支预算留有弹性，并根据实施情况调整或变更授权。 35. 审批权限及程序：凡公司费用开支预算内审批程序为： 36. 费用由当事人或费用发生部门申请；并确保真实性、合理性。 37. 主管部门经理或门店经理审查确认；并确保真实性、合理性。 38. 财务部门审核审批流程的完整性、是否超预算等； 39. 对大额支出及超预算部分由总裁、副总裁、 职能中心总监或分公司总经理审批； 40. 出纳检查单据的完整性和合法性； 41. 付款。 42. 凡公司预算外开支，一律最后报总裁审批或授权副总裁审批。 四、人工费用管理 43. 人工费用包括所有人员基本工资（包括级差）、奖金、促销费、饭贴、劳动保险 费等支出。 44. 人事部门确定各岗位的工资标准，对各门店、各经营实体进行定编定岗，对各部 门、各门店基本工资、饭贴、劳动保险费进行总包干，即不能超过所定数额， 超过定额的需说明理由，并向分管副总裁申报批准后方可发放。 45. 各分公司根椐总部奖金发放标准及考核规定，人事行政部制定审核各部门奖金分 配方案，由人力资源中心审批存档。奖金政策应能结合销售额、毛利率或毛利 额等实行浮动性总额控制。 46. 财务管理中心、信息管理中心总监对本中心和分公司职能人员所发生的人工费用 ，负第一责任；各分公司总经理对（除上述两个职能部门外）分公司范围内人 工费用负第一责任；其它职能中心总监对本中心发生的人工费用负有第一责任 ，并对各分公司对口职能部门所发生的人工费用负监控责任；人力资源中心总 监和分管副总裁对公司全部人工费用负有总额控制责任。负第一责任人员应在 工资表、奖金发放表等人工费用支出表上签字确认。 47. 人力资源部门编制工资表、奖金发放表等人工费用报表时应严格按部门编制且各 分公司格式统一，准确计算出各经营实体真实的人工费用。人力资源中心对格 式的统一性负责，分公司人事行政部对金额的正确性负责，并负责准确计算个 人所得税。分公司财务部经理应审核各核算单位人工费用是否超出计划标准， 并及时上报总部财务管理中心。 48. 开展促销活动时，促销费发放方案必须先经由财务部同意，分公司总经理审批后 方可开展。人力资源部门负责实施执行，以加强对人工费支出的控制。促销费 开支由营销部统计销售数据，经财务部复核后交人事行政部统一编制，编制完 毕后返营销部审核确认。 五、物流费用管理 49. 费用内容： 物流费用包括 50. 运杂费用：指门店之间的商品调拨费用和配送费用等，包括：送货车辆的通行费 、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用。 51. 保管费用：包括外仓租金、内仓租金、仓库人工费用以及其他有关仓储支出等。 52. 由于物流费用受销售情况影响较大，公司对物流费用依据销售变化情况实行定率 管理，各分公司物流部门负责管理所属物流费用，应提高效率，有效降低物流 费用，各分公司物流部门经理对所属各类物流费用发生负有第一责任， 物流管理中心是物流的综合管理部门，负责整个集团物流开发和资源整合。 物流管理中心总监应对所有发生的物流费用负有最终监管责任。 53. 自有车辆按照物流管理中心的规定进行规范管理，对购买的燃料财务上必须进行 列帐处理，并根据每月实际耗用数进行核消；购燃料必须开具增值税发票，并 按规定进行抵扣（成立物流公司的分公司除外）。长期外叫车辆应签订合同， 所有合同均需物流管理中心确认及备案，并交付一定数量的押金，并交分公司 财务部备案。 54. 分公司外借仓库的租赁合同，必须经物流管理中心总监、集团总裁审批，报财务 管理中心备案后实施。 55. 物流部对车辆的管理必须符合物流管理中心的车辆管理要求。 56. 物流部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，制定当月车辆费用开支计划。 57. 油费报销，需由驾驶员在发票背面注明行车起讫路程，由车辆管理人员根据里程 表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核，经物流部经理签字验核。 58. 对车辆实施中大维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上 列明详细费用清单，由物流部根据车辆维修情况复核，经物流经理签字验核。 59. 驾驶员行车补助在工资中列支发放。 六、广告费用管理 60. 费用内容：包括各类媒体广告及宣传性支出，DM、展台等支出以及应向厂方可收 部分的收入。 61. 营销管理中心根据批准年度销售计划制定各分公司年度广告收支计划和成本预算 ，经总裁审批后交连锁管理中心及财务管理中心备案。 62. 连锁管理中心根据营销部门的年度支出计划和成本预算，筹划传播途径，分解广 告费用并报公司总裁审批。 63. 各分公司营销部根据年度广告收支计划，制订每月广告收支计划，由分公司总经 理审批，交财务部备案；分公司连锁部负责筹划传播途径，分解广告费用。注 ：广告回收计划必须详细到供应商、品类交财务部挂应收，应收广告费必须得 到供应商确认。 64. 广告费的回收由营销部相关业务员负直接责任。 65. 财务部凭广告成本预算和应收计划进行支付，没有应收计划、超出预算和应收未 完成的，财务部有权停止付款。 具体详见第八章有关条款 七、租赁费用管理 66. 租赁费，仅指营业场地租赁费，各门店租赁支出和各供应商租赁摊位以及店面转 租、展示厅等租赁收入，不包括仓库租赁费、办公租金。 67. 连锁管理中心根据公司发展需要负责门店的开发工作，包括选址、租赁费的谈判 工作等；行政部负责审核合同条款的严谨性、合法性；租赁办公场所和卖场经 营用地、分公司的经营场地租赁合同，店面转租、设立展示厅等合同和协议， 必须经连锁管理中心总监、集团总裁审批，租赁合同最终由总裁签订。 68. 合同签定后原件必须交行政部统一管理，并由分公司财务部、分公司人事行政部 、分公司连锁管理部、财务管理中心备案。 69. 合同签订后，租赁费的支出由人事行政部按合同负责支出审核；对于无合同的， 一律退回。财务部承担复审工作，对于不符合同要求的一律拒付。 八、办公费用管理 70. 办公费用包括水电费、固定电话费、移动通讯费、办公租金、办公用品、其他行 政办公费等。 71. 公司对办公费用原则上实行预算责任包干制，总部各职能中心总监，各分公司总 经理对所属单位发生的办公费负第一责任，各分公司人事行政部门对所属分公 司发生的办公费用负有监管责任，行政部对整个集团公司发生的办公费用负有 监管和控制责任。 72. 水电费。由行政部根据门店面积、季节变化制定各部门的控制标准，对于超过标 准的，由该部门自行分解承担。标准的调整由部门提出申请，行政部最终审批 。水电费必须开具增值税发票，供财务作为抵扣入帐。 73. 固定电话费。由行政部制订使用标准，原则上与门店大小、销售直接挂钩；对于 超过标准的，由该部门自行分解承担。标准的调整由部门提出申请，行政部最 终审批。 74. 移动电话费。由行政部制订各岗位的核报标准，由使用人提出申请，各分公司人 事部按统一标准审核执行。通讯费涉及漫游费造成超过标准的，根据出差事实 ，按公司财务制度执行。 75. 办公租金。分公司根据公司发展需要负责办公场所选址、租赁费的谈判工作等； 行政部负责审核租金的合理性、合同条款的严谨性、合法性；租赁合同最终由 总裁签定。合同签定后原件必须交行政部，...
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