物资管理程序
ZS/CX/SW01 物资管理程序，2003年9月26日生效 0 目的 对物资采购过程、进货检验和试验过程、采购/顾客提供产品、易燃、易爆、有害有毒、 油品及化学品的标识、搬运、贮存和发放过程实施控制，确保所提供的物资符合工程质 量、社会环境和职业安全健康管理的要求。 1 适用范围 适用于集团公司工程项目所需主要物资的控制和管理。 2 术语和定义 2.1 本程序中的术语采用GB/T19000-2000标准、GB/T24001-1996标准、GB/T28001- 2001标准中的术语。 2.2 项目部:包括工程项目部在内的集团公司在某工程上进行管理的派出机构。 2.3 采供部门:指集团公司在某工程上实施采购职能的单位或部门。 3 职责 3.1 设物部 3.1.1 负责拟制并督导本程序文件的执行； 3.1.2 负责定期整理公布“合格供方名录”； 3.1.3 对集团公司工程项目物资的质量、环境、职业健康安全等管理工作进行监督检查; 3.2 项目部 3.2.1贯彻执行集团公司制定的各项物资管理规定； 3.2.2负责制定本项目的《物资管理实施规则》； 3.2.3组织本工程项目所需主要物资的招标采购活动； 3.2.4负责甲方供应物资申请计划的审核、自采主要物资采购计划的审批及工程完工后的 材料结算和价差清算； 3. 2.5组织对本项目物资质量、环境、职业健康安全等管理工作实施监督、检查； 3.2.6负责协调、处理本项目经理部的供需关系. 3. 采供部门 3.3.1负责实施集团公司工程项目的主要物资采购供应并对采购物资的质量负责; 3.3.2参与项目经理部组织的招标采购；负责签订“工矿产品购销合同”，与用料单位签订 内部“物资供应合同”；定期公布顾客提供物资和招标采购物资清单； 3.3.3收集、整理合格供方评价资料，编制“合格供方名录”报项目部审批；定期对合格供 方进行质量跟踪和复评； 3.3.4 编制顾客提供物资的申请计划和自购物资的采购计划，报项目部审批，并组织实施采购 。 3.3.5在特殊情况下，其物资采购职责经项目经理部审批后可书面委托有关单位采供部门 组织采购； 3.3.6负责所有采购及顾客提供物资的验收、进货检验和试验、搬运、贮存和发放工作； 3.6.7负责物资采购、运输、保管过程中环境和职业健康安全管理工作。 3.3.8配合项目经理部做好甲方供应物资的结算及价差清算工作。 4 工作程序 4.1 物资采购 物资采购依据集团公司《物资供应办法》、《物资招标采购办法》实行 “法人采购、公开招标、采管分离、多方监督”的采购原则和“集中供应、分层管理”的供 应管理方式。 4.1.1 物资供方的选择、评价准则： a)采供部门根据所需采购的物资和招标活动的安排进行市场调查，对主要材料的每个品 种选择两家以上供方，并对其生产能力、交货能力、产品信誉、质量、价格、服务和历 史业绩等进行现场评价或函件调查取证，收集相关资质材料。 b)调查供方的质量体系保证能力、遵守法律法规的情况； c)调查供方的顾客满意程度或其他用户的使用经验； d)如果供方是经销单位，还应根据需要评价其经销产品的生产单位; e)对产品的样品进行评价；特别对一次性采购或购买量较小的一般性产品，在采购前对 产品样品进行直观验证或试用，并做出评价； f)采供部门根据选择和评价情况，填制“物资供方调查及评定记录”，并根据招标结果和 对供方做出的评价结论，建立“合格供方名录”，经采供部门负责人审核后报项目部审批 ，据以组织采购，并于每年元月、七月报设物部备案。 4.1.2 合格供方的管理 a)采供部门对合格供方进行动态管理。确因工程需要临时增加“合格供方名录”以外的供 方时，执行4.1.1，并及时经项目部审核批准，报设备部备案； b)对合格供方定期进行质量跟踪和复评，每半年一次；采供部门通过对自己的用户进行 调查和对供方提供的各项资料进行评定，填写“供方质量跟踪及复评记录”；发现所供物 资有质量不合格，或某些档案资料失效时，应及时向该供方反馈，视其整改和提供资料 的情况确定是否继续充当合格供方; c)设物部随时掌握各项目部合格供方的动态情况，并督促新增合格供方的评价选择和上 报备案；每年元月、七月公布集团公司“合格供方名录”。 4.1.3采购信息管理 a)项目部严格执行集团公司《物资供应办法》和《物资招标采购办法》，组织有关单位对主 要物资实行招标采购； b)采供部门编制主要物资申请（采购）计划报项目部审批； c)采供部门根据合格供方评价和招标结果，考虑价格、交货期、运输方式、运距等因素 ,选择最优采购方案并征求用料单位意见后，与合格供方签订“工矿产品购销合同”；项目 部督促采供部门与需方签订“物资供应合同”，严格实行合同供应，并建立采购合同清单 ； d)当合格供方不能满足合同要求或零星购置时，可在“合格供方名录”以外的供方处采购 ,但必须按本程序4.1.1的规定进行评价,确认能满足合同要求时方可进行采购； e)如果采购物资的运输委托外单位承包时，执行4.1.1，对其进行评价确定为合格供方后 ，与之签订运输承包合同或协议。 f)采购合同应满足《合同法》及集团公司《物资管理细则》中有关规定和要求，明确采购产 品的验证方式，规定双方权利、义务、违约责任及解决合同纠纷方式。 4.1.4 采购物资的验证 a)当组织或顾客要求在供方现场实施验证时，采供部门须在采购合同中就验证安排、形 式、内容及放行方法做出规定； b)采供部门在接收采购产品时对采购物资/顾客提供物资进行数量、规格、外观质量、随 货技术证件等进行验收，确认无误后填制收料单并签字； c)采供部门不能把顾客对供方产品的验证视作供方对质量进行了有效控制的依据,采供部 门仍须按规定进行验证。 4.2 产品标识和可追溯性 4.2.1 项目部在开工前应明确顾客提供物资品种及有可追溯性要求的物资，采供部门及各工区 物资部门根据要求制定实施措施； 4.2.2 采供部门和各工区对采购/顾客提供物资的名称、规格、数量、批/炉号、供方及检验和 试验状态等内容进行标识； 4.2.3 标识方式可以用插挂标签、划分存放地点、记录标识等方式；注意识别和保护标识，防 止不同类型的产品混用。 4.3 进货检验和试验 4.3.1 项目部技术部门根据合同要求，在工程项目开工前应制定进入工程主体的主要材料（如 钢材、水泥及外加剂、防水材料等）的试验要求和试验计划，确定进货检验和试验的操 作方式（如组建/指定中心试验室、确定试验部门和采供部门职责等）；如果委外试验， 则执行4.1.1，对受委托方的试验资质、信誉、试验能力等方面进行评价，确定为合格供 方后，方可委托试验。 4.3.2 采供部门根据项目部下达的试验要求和试验计划及有关试验规范，对采购/顾客提供的主 要材料进行送检或委托经授权的部门送检； 4.3.3 试验部门对送检样品进行物理/化学性能试验，在得出试验结果而未完成试验报告之前， 试验部门通过在送检通知单上签字或电话通知采供部门试验结果； 4.3.4 试验报告填写完整后，其原件/加盖试验单位套红印章的复印件由试验部门分发给采供部 门和各工区有关部门； 4.3.5 采供部门应建立进货检验和试验情况统计台帐，并及时统计备查 4.3.6 紧急放行 a) 构成工程实体的采购产品不准紧急放行; b) 其它采购产品紧急放行时执行相关文件。 4.4 不合格品/纠正措施 4.4.1 采供部门对采购物资或顾客提供物资，经直观验证或进货检验和试验后发现不符合采购 合同或试验标准或有关质量标准和使用要求时，应进行标识、隔离、评审、记录，并填 写“采购不合格品报告”； 4.4.2 应立即通知有关供方，进行协商处置，处置结果应由项目部确认；属顾客提供的不合格 物资，应向项目部报告，由项目部向顾客报告，由顾客负责自行处理； 4.4.3 如果经常发生采购的产品不合格，采供部门应分析原因，制定纠正措施，并由负责人批 准实施；项目部负责跟踪验证纠正措施的实施情况； 4.4.4 项目部应经常收集采购不合格品的信息，并将处置过程和结果以及相关记录报设物部备 案。 4.5 物资搬运、贮存和发放 4.5.1 对采购产品和顾客提供的产品的搬运、贮存和发放，应执行《物资管理细则》和《铁路物资 技术保管规程》中有关规定； 4.5.2 根据被搬运产品的特点，选用适宜的搬运设备、工具、搬运方法和防护措施，必要时采 供部门负责人应先对搬运人员进行培训，防止产品被损坏、腐蚀和污染等。 4.5.3 根据产品特性，选择适宜的场地、库房或容器进行贮存；对入库贮存的物资应严格验收 ，做好物资验收记录，凭证资料必须齐备并妥善保管；应建立物资收、发、存明细帐， 做到帐、卡、物相符，并定期盘点，做好“物资月循环自点记录”；对顾客提供产品应单 独存放保管，单独建帐管理； 4.5.4 应做到发放物资必须凭证齐全，手续完备,并执行定（限）额发料；发放物资应坚持先进 先出原则，有贮存期限要求的物资应在限期内发放，超过限期的应重新检验合格后使用 。发放中应做好产品保护或转移。 4.5.5 对顾客提供产品在搬运、贮存和发放过程中发生丢失、损坏、变质等情况，应及时向项 目部报告，由项目部向顾客报告。顾客要求复议时由项目部牵头，会同有关部门与顾客 进行复议，查明原因，分清责任，做好记录，及时处理。 4.6 数据分析 4.6.1 采供部门每月对收、发、存动态进行统计，作为编制物资计划等管理工作的依据 ； 4.6.2 设物部应经常收集项目部有关物资管理信息,并进行数据分析,以寻求改进机会。 4.7 对易燃、易爆、有害有毒、油品及化学品的采购、标识、搬运、贮存和发放，执行《危险 物品管理规定》。 4.8 对易燃、易爆、有害有毒、油品及化学品在管理和使用过程中的环境和职业安全管理执 行有关程序和作业文件；出现紧急情况时，执行《应急准备和响应程序》。 4.9 项目部应经常组织检查本程序及有关物资管理办法、作业文件的执行情况，并将检查结 果和存在的问题以书面形式通报项目部所有单位，同时报设物部一份备案。 4.10 设物部应通过各种方式经常A类工程项目物资的质量、环境、职业健康安全管理情况进行 监督检查和指导，形成记录并进行分析，寻找改进机会。 4.11 物资管理过程中产生的各项记录执行《记录控制程序》。 5 相关/支持性文件 5.1 铁路物资技术保管规程； 5.2 铁路物资仓库技术管理规定； 5.3 物资管理规则; 5.4 物资供应办法; 5.5 物资招标采购办法； 5.6 危险物品管理规定； 5.7 中华人民共和国合同法； 5.8 应急准备和响应程序； 5.9 记录控制程序。 6 相关记录 6.1 物资申请计划； 6.2 物资采购计划； 6.3 物资供方及调查评定记录及其档案资料； 6.4 合格供方名录； 6.5 合格供方跟踪与复评记录； 6.6 采购产品有关技术证件； 6.7 试验报告 6.8 进货检验和试验情况统计台帐； 6.9 物资验收记录 6.10 物资月循环自点记录 6.11 物资收、发、存明细帐及相关凭证 6.12 采购不合格品报告 7 附表/附录 7.1 物资供方调查及评定记录; 7.2 合格供方名录; 7.3 合格供方跟踪与复评记录; 7.4 进货检验和试验情况统计台帐； 7.5 物资月循环自点记录. 7.6 采购不合格品报告 S/CX/SW01-1 物资供方调查及评定记录 单位： 档案号： |供方全称 | |法人代表 | | |营业执照 | |税务登记号| | |1、企业状况| | |(经营范围、| | |生产、供货 | | |、质保能力 | | |及信誉等) | | |2、提供本产| | |品的历史情 | | |况（含供方 | | |及其他顾客 | | |情况） | | |3、综合评价| | | | | | | | | | | | | ...
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