信息化与汽车维修企业的管理
信息化与汽车维修企业的管理 目前，在一些汽车维修企业中，配件采购管理存在着许多问题，它直接影响到企业的利 润、成本和销售。普遍的反映是在配件采购管理中存在着许多幕后交易，影响了企业的 利润。事实上，配件采购管理的问题并不能简单地归结为幕后交易，许多其他原因也深 深地影响着企业的配件采购水平，其中，信息环境就是一个重要原因。 现有的汽车维修企业配件采购管理，有手工和计算机管理两种类型。手工管理的情形基 本相似，而计算机管理在不同企业之间有很大差异。 配件采购盲目性是手工作业的产物 手工管理条件下，配件采购主要依靠采购员根据经验、自己的货源信息和库存情况配件 采购，配件采购水平较低。采购员在配件采购之前不能对缺货商品有一个准确的数量概 念。 一个采购员要负责大量配件的购进，这些商品的销售情况如何、销售趋势如何、准确数 量究竟是多少等，在手工管理的情况下很难了解清楚。从库存数量上看，各个库房的商 品库存量、在途商品数量、已发定单的商品数量、到货未入库的商品数量等，采购员也 很难在短时期内了解清楚。所以，从某种角度来说，手工管理情况下配件采购的盲目性 的确很大。但这只是表面现象，还有更深层次的盲目性。配件采购数量一旦确定之后， 从哪里采购、进什么配件，又成了一个难题。即使是同一种商品，也可以有多种采购渠 道。 一般来讲，每个采购员通常都掌握着几十家左右配件供货厂商的信息。对于这些厂商的 具体情况的跟踪，如他们生产哪些配件、这些配件在本厂消耗情况如何、厂商的新商品 有哪些、这些厂商的供货周期是多少等问题，采购员一般都不很清楚。这是因为这些信 息的数量太大，尤其是许多信息是动态的，需要持续不断地跟踪，在手工管理条件下不 太可能实现。现实情况是：一般的采购员只对30家左右供货商和他们商品的销售情况比 较熟悉，可以准确控制配件采购质量。优秀的采购员可以掌握近100家供货商的情况。 在这种情况下配件采购，采购员对配件采购质量的控制是十分有限的。一个非常负责任 的采购员，也不能保证自己采购的配件最为合理。因为合理的配件采购至少要满足两个 条件：1、采购员对这种配件的短期消耗趋势有正确的判断；2、从配件采购价格、运输 费用、供货周期等综合因素考虑，这种商品的配件采购渠道是合理的。 重视原始数据，支持配件采购流程 对有计算机管理系统的汽车维修企业，采购员可以从计算机系统中了解和处理各种信息 ，比人工管理有了很大的飞跃，但仍有许多不足。首先，原始数据中的配件采购厂家数 据不完整。许多计算机管理系统在使用过程中，采购人员不愿意把货源信息放到系统内 ，他们从观念上认为货源信息是自己的私有财产或自己的资本。于是我们看到在一些汽 车修理厂中，有一些很有采购经验的采购员，由于没有配件采购权，影响到急需配件的 购进。尽管如此，他们也不把自己的配件采购渠道贡献出来。企业不太了解这种情况的 话，往往只有默许这种不合理的现象存在，结果就产生了在进销存系统中没有货源信息 或货源信息形同虚设、与实际配件采购大相径庭的现象。其次，采购人员往往根据大致 感觉去配件采购，配件采购前最多查查库存。他们不习惯在配件采购之前从计算机管理 系统里去认真了解需要采购的究竟有哪些配件、这些配件的消耗趋势是什么、这些配件 的实际库存到底是多少、应当采购的数量是多少这些问题。这里面的原因有多种，有的 是采购人员对计算机的使用不熟悉，有的是应用系统本身的功能不完整，有的是系统内 的数据本身不完整，如库存和销售的准确数据等。在各个因素里，采购员自身的重视程 度最为重要。 如果一个计算机应用系统功能齐全，各种经营数据齐全，配件采购业务能够提升到什么 水平？ 首先，采购人员能够随时看到自己所掌握的供货厂商和供货单位的全部动态信息。比如 ，哪些厂商现在是主要的合作对象、哪些厂商已经退出；哪些厂商是季节性退出、哪些 是商品不对路的原因、哪些是双方合作的问题；各个厂商能够提供的商品有哪些、价格 如何、近期有没有新品种；哪些商品有多种供货渠道、同一小类的商品都有哪些供货厂 商，等等。其次，采购人员可以了解自己主管的配件目前在本厂的消耗情况、消耗趋势 、库存量等。最后，采购员根据这些配件的综合库存信息，如已发定单、在途商品、到 库未验收商品以及各个库房的库存和商品在下一个生产周期内的预期消耗数量，确定尽 量合理的配件采购数量。在手工作业下，要想获得这些大量实时的信息，以确定商品的 合理采购数量是很困难的，但借助计算机系统进行管理就轻松多了。即使这样，企业在 配件采购方面还存在问题，这就是货源渠道的拓展和选择。 收集外部信息拓展货源渠道 如果我们不能够在大量的供货厂商中进行选择，就只能在有限的渠道范围内重复，这样 就不能有效地提高企业的经营水平。通常，一个大型汽车维修企业的供货厂商和供货单 位大约有几十家左右，大多数采购业务人员会认为，这么多的厂商基本够用了；如果需 要补充新商品，厂商会找上门来；如果过时和有问题的厂商被淘汰后新厂商也将闻风而 至，或者，我们可以从广告上找到他们。 实际上，这不仅远远不够，还使我们丧失了很多商机。 根据国内一家信息企业提供的数据表明，国内的各种配件生产厂家有大约有几十万家。 其中，许多著名的国内和国际配件生产厂家还没有包括在内。同时，各种配件销售店或 销售公司有大约几千万家。 这几十万家生产企业和几千万家配件销售店或销售公司对国内现有的汽车维修企业究竟 有多大的经济价值我们不去讨论。我们要说明的只是，我们可以企及的供应商的选择范 围，与社会上可以满足我们需求的供货商群体之间，有多么巨大的差异！而这些差异， 就是我们的重要商机，是我们极其重要的经营潜力所在。 由以上的讨论，我们知道了内部信息管理的重要以及外部信息收集的重要。内部信息对 于已有计算机管理系统的汽车维修企业，可以通过应用系统培训、内部规章制度的完善 、应用系统功能的补充等方式加以完善；外部货源信息，则需要通过社会的发展、公共 数据的开放与发展、网络的发展等因素逐步实现。所幸的是，已有许多部门和企业在积 极地从事这方面的工作，生产厂家的信息和供货商品信息网站也在不断地出现。尽管这 些信息与投入实际使用尚有一段距离，但整个社会正在朝着这个方向前进。可以预见， 在不久的将来，每个汽车维修企业都可以从社会共享公共信息方面得到巨大的收获。在 企业内部，尽快地重视和完善配件采购渠道的拓宽、在大数量的后备厂商中进行择优选 取，是汽车维修企业深化发展的重要内容。这一点对企业绝对效益的增加和持续性发展 具有极其重要的意义。
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