主管学2
完全经典实战的鲜活案例 6个章节全方位培养你的管理才能 《主 管 学 全 书》 （下） 第三部分 演出开始了 如何搞好日常管理 如何应付工作压力 如何搞好日常管理 你觉得精疲力竭！你要做的远比你能做的要多。如果你要做的事是如此之多，以致于 你甚至都没有时间来考虑一下该如何安排时间，于是，你就知道你该作些改变了。 时间的安排不仅包括你如何用你自己的时间及为何目的而用，也包括你怎么为别人安 排时间。安排好自己的时间，你要设定目标、作好计划；安排好你员工的时间，你也。 要作好计划，安排好进度。 个人计划、职业计划、组织计划 你需要在你的门上挂块“请勿打扰”的牌子，以便能独自安静地呆上几个小时。如果你 还没有办公室，那你也要找个安静的角落安顿你自己（除非在你工作的地方，根本不可 ·能有安静的时间——那样，你就得在家里找这个时间了）。利用这段时间，列三张表，职 业计划、组织计划和个人计划。然后为它们各自列出时间的计划来：三年的、一年的和 明天的。 职业计划就是那些从现在起三年内你要达到的目标。比如说，你也许想坐上你老板的 位置，或者想在别的公司里得到一个更好的工作，又或者你想单干，自己创业，又或者 你想要继续升职，不断加重你肩上的担子。 组织计划就是你为你管理的那些员工们设立的计划，比如说，你希望老王在××时候退 休，然后让小张接替他的位置，这样，你车间的生产就扩大了。 你个人的计划也许包括要多花点时间和你成长中的孩子呆在一起，共享天伦之乐；学 学计算机；或者多作锻炼以改变你的体形。 对这些计划，你要分出个主次来，依事情的轻重缓急来排一排，如职业计划，3；组 织计划，3；以及个人计划，3。 明天从今天开始 如果，你职业上的计划就是在三年内坐上你老板的位子，那么，从现在起的一年内你 就得设法让你的老板下放一部分权力给你。如果你想要换个工作，那么，一年后你就该 和别的公司的人谈谈，而且，从明天开始，就可以开始留心是不是有可能的接触机会。 接下来，来看看你的组织计划。你用什么方式可以安排老王早点退休？而小李接下来 要接受些哪方面的训练呢？谁可以支持你的扩展计划？ 在个人计划方面，你也要排个先后。参加一个电脑培训班或健美班，或者安排一个家 庭活动。 三年计划是你的理想，而一年计划是你行动的方案。明天就是你采取行动的日子，而 今日，则要为明天的行动作好准备。 为自己订立时间表 现在，你必须列一张图表，不仅要包括你的所有工作活动，也要包括你工作之外的活 动。如果你的活动挺有规律，那么列一张每日的活动时间表；如果你的工作日日不同， 那么列一张周表，把一周里每天要做的事排一排。 时间表里要列出你一天大致上要做的事，这传达给你这样一个信息：你应该减少一部 分工作，而多留一点休息时间给自己。 下面就是一位女性主管列出的一天工作时间表（以半小时为最小计时单位）。 看一看你的时间表，它会告诉你为自己做了多少，是多还是少；还会告诉你，你从中 得到了多大的满足，是大呢还是小。如果你的大部分时间都花在那些大耗能量的工作上 ，你就会把自己给榨干了，从而使你的工作不再那么有效率。问一问你自己：（1）那件 事确实需要做吗？（2）能不能用别的方式来做它？（3）能让别人来做它吗？（4）如果 以不同的方式做，会有什么后果？如果不是由我来做呢？如果根本不做呢？（5）你是不 是有更合适的时间来做那些并不让人喜欢的工作？比如，早点干完他们，然后你就眼不 见心不烦了；或者给你自己些奖励以刺激你去做它们。 在你的时间表里，让你每项活动所占用的空间尽量与它听占的时间接近。例如，如果 你睡8个小时，它就会占去你图表中三分之一的空间。 工作的时间 “一日之计在于晨”，在一天开始的时候，就列好一张表，把你在那一天中要做的事都 列出来，把你首先要做的事用红笔画出来，用绿色的笔把你接着做的划出来，而用蓝色 的笔把那些可以留待明天再做的划出来。今天用蓝笔划的也许就是明天要用红笔划的， 也有可能会一直用蓝笔划而最终被钧掉了。你可以制定你自己的计划体系，但是，你必 须要有一个计划体系，否则，你不会知道什么已经做完了，什么还没有做。把你作过标 记的表装订存档，这样，当你老板评价你工作的时候，它们可以放在你手边以便查阅。 注意一下你是不是做了许多救火的工作，这意味着你总是忙于应付危机，而不能完成 你那些计划好了要做的工作。如果情况确实如此，那么你就得安排一下时间，试着尽量 避免发生这些危机。这么做，也许包括要了解一下事情的模式，何时、何地、何人？这 些问题是不是总和同一个人有关？原因是什么？你也许该和那些相关的人士开个会，帮 助他们控制一下他们的情绪，以避免危机的出现。 一个经理的工作充斥着打岔的事： 他的时间被另割得支离破碎。他和别人之间的交流总是很简捷，而要做的事情是各种 各样、无其不有。换言之，你不会有长时间的、可预见的、不被打岔的整段的时间。在 同时玩弄务仰把戏这一点上，女人总比男人行，而且女人们在被打断之后，也可以比男 人更快地再次投入工作。也许这是她们看过她们的母亲对付一团糟的情况，或许他门自 己就曾有过处理混乱事态的经历。油锅旺了，小孩在客厅尖叫大哭，偏偏这时门铃又响 了，真是一团糟。所以对妇女而言，有时候是“塞翁失马，焉知非福”，这种经历反而会 对她们的工作大有补益，这一点，可能是很多人想不到的吧。 接受这样的一个拿实是很重要的，即支离破碎的时间是主管工作的一个方面，因为你 必须要学会处理它们及利用零碎时间完成工作。如果你想等到 有一长段时间时才开始一项工作，你也许就得永远等下去了。下面就是些剥夺你时间的 罪魁祸首： 任务的耽搁拖延。 不断的电话（把电话先筛选一下，尽量只接一些重要的，而目，如果可能的话，你可以 往你精力最不济的那段时间里回所有要回的电话）。 文件的错置。 不速之客。 等候来记者（这段时间你仍可继续工作，或者找些事情来作。要懂得充分利用这些空档 ）。 没育把工作分派给别人去做。 不必要的文山会海（你要考虑一下你在那些会议中充兰什么角色，然后再次定你是否有 参加的必要）。 不必要的通信（笔者常常就在收到的那封信上写上几句话，把要回答的简洁地写在那上 面，然后寄回去。这样，就可以避免许多象“收到你的信很高兴”、你好！“祝你······”那些 不必要的客套话。别小看这些，如果你要回十几二十几封信的话，节省下来的时间也不 是个小数目呢）。 下面列的这些则可以帮助你节省时间： 除非绝对必要，否则绝不要在压力下做出决定。 多征求别人的意见。 不要想着事事都要占着先机。 不要怕作出的决定是错误的，但要避免再作出“那个”错误的决定。 要认识到不是所有值得做的事都要做得完美无缺，你用不着面面俱到。 作完一个决定之后，马上接着开始做别的事。 按事先的预定的方案安排每一天的时间。 按事情的轻重缓急制定你每一天的计划。 把你每天要做的事情列成一张表。 .如果你有秘书可用的话，尽量把那些可以由她来做的事分配给她做。 .注意经常地看看你的计划表，注意不断地对事情的缓急作一些调整。 .问问你自己，“现在我最好做什么？”然后动手。 .把一件事分成几个部分来做，所以你就不需要用一整块时间来做它了。 .兰你要做的事情实在太多时，告诉你的上司什么事你打算先搁下不做，什么事你打算分 派给别人做，并征求一下他的意见。 谁最适合干什么 你负责的是什么？是产品呢，还是服务？不论你负责的是产品还是服务，你都得采取 一定的行动来完成你部门的定额。这也许要求你做些文书工作来提供某一项服务，也许 要求制造某一种产品。把你为了完成既定产值要采取的所有步骤列成一张表。在你弄清 楚要做的是什么之后，你就要决定让谁来做它。 在你没有弄明白两件事之前，你是不可能制定出进度表的。这两件至关重要的事就是 ：你要做的是什么，以及为了完成它，你的员工需要具备哪些技能。你还应该在工作和 人之间找出一个最佳的结合点。为此，你不仅需要把你自己的活动列成一张表，最好让 你的员工们也这样做。 让你的员工们准备一张和下面所列相同的表格。让他们把他们的活动分成三类：每日 必做的；常规的但不是每日做的；以及非常规的（也许只在一段时间里做）。下面就是 你要做的表的例子。 |活动 |每日 |常规的但非每日的 |非常规的 | |读信 |√ | | | |回电话 |√ | | | |盘存 | |一月一次 | | |写报告 | |二周一次 | | |作工作评估 | |一年两次 | | |和客户吃饭 | | |√ | |和新工人谈话 | | |√ | |制定工作表 |√ | | | |为工人安排进度 | |每周一次 | | |向老板报告 | | |√ | |订购办公用品 | |一月一次 | | |开职工会议 | |一月一次 | | 在你看过了你的活动表之后，你也许会觉得你应该和你老板约好时间，定期会面、报 告情况，而不是象现在一样，碰上了才谈上几句，或者你认为两周写一次报告太过频繁 了，你只要一个月写一次就够了。而看你工人们准备好的那些表格，则会为你提供和他 们讨论的基础：他们善长干什么工作？你想要他们改进些什么？他们能改变些什么？那 些表格同时也会为你提供关于如何使用人力资源方面的信息。女人及年纪较大的人更多 地做些日常工作吗？他们做事是不是更有规律些？年青人是不是更多地担负一些非常规 或不同寻常的工作？情况也许确实如此。但是，除非你看了这些表格，否则你也许不会 发现这其中的细微差别。 把你自己的表格建立在你工人做的以及你对他们长处和短处的了解之上，你可以依照 下面的那张表来做。在表上，打“×”号的表示你最初的安排，而打“√”号的是你在看了你 工人的表格之后，权衡利弊之后增加进去的。 | |回电 |回例行信|打字|整理档 |作口授 |长处 |短处 | | |话 |件 | |案 |事宜的 | | | | | | | | |记录 | | | |小章|× | |× | | |善于打电话|经常缺勤 | | | | | | | |、回电话 | | |老王| |× |× | |√ |动作迅速、|不太确切 | | | | | | | |工作热情高| | |老李|√ | |× |× | |熟知公司上|快退休了、| | | | | | | |下大大小小|看上去经常| | | | | | | |的事 |很疲惫 | |小孟| | |× |√ | |做事很细致|动作慢 | | | | | | | |、安静 | | |小刘| | |× | |× |年青、聪明|做事有三分| | | | | | | |胸怀大志 |钟热度、很| | | | | | | | |快会厌倦 | 对照这张表，你马上就能看出问题来。常常需要有人来接替小章的工作，这无疑会降 低工作效率。她必须得更可靠些，要么，就得安排一个人可以自动地接替她，或者，你 也可以安排几个人轮流地代替她工作，虽然老王动作快，但做事粗糙，那么也许让小孟 来回复信件会更好些，要么在老王做完之后让小孟核对一遍。老李不该再做整理档案的 工作了，他应该把他的那一套经验教给别人，以便在他退休之后，可以有人接替他的工 作。小刘应该被列在参加那个电脑培训的人选之列，而公司刚雇用的那个员工也许该坐 下来和老李好好地谈一谈，因为老李对公司的情况可谓是了若指掌。也许还该找个人来 学一学记录口授事宜，问一问老王，看他是不是有意要学，而同时，你也要确定一下， 他会得到些帮助，以助他提高精确度。 上述的这些决定，不综合一下别人的意见，你一个也不能作。不管什么时候，只要有 可能（如果一项决定会影响一个人的工作），你就要征求与此有关的那个人或...
主管学2