财务会计集成
财务会计集成 财务四大基础模块 ERP系统是分模块的，在财务会计领域，一般总会有如下的4大模块：总帐，应收帐款， 应付帐款和固定资产。如图一所示，这四个模块本身是相互集成的（图中以连接模块的 线条代表模块间的集成），比如当用户对应收，应付和资产三个明细分类帐进行操作时 ，系统会自动更新总分类帐中的数据。 [pic] 这四大基础模块可以构成一个独立的会计软件 – 它具有和其他会计软件一样的特征：帐务处理和业务处理是分开的。所谓业务处理是指 企业日常运作的具体业务，比如根据销售定单和定单履行情况开出销售发票；根据采购 定单和收货情况校验收到的发票；以及所有的库存收发业务等等。而所谓帐务处理是指 财务人员根据原始凭证（包括外部的，如发票，和内部的，如入库单）编制会计分录， 在系统中记录下来。对于一般会计软件而言帐务处理和业务处理是分开的，它们之间是 通过单据在企业内部其他部门和财务部门间的传递和核对完成的，同时财务人员需要利 用专业知识分析业务和编制分录。同时除了最基础的借贷，科目和金额以外，财务人员 可能还需要手工录入一些附加信息，以利于日后做一些简单的汇总分析，这些附加信息 是以凭证输入时的附加字段体现的。图一右下角红色的粗箭头代表了这种分开处理的过 程。 虽然大方向上是一致的，但是不同的软件之间在功能上还是会有很大的差别的，图一中 列举了一些这四大基础模块的功能。模块外部的红色箭头是需要手工输入的功能，模块 内部的则是系统可以自动完成的功能。事实上有些功能已经体现了ERP业务处理和帐务处 理统一的特征，比如图一中的红圈所示的自动付款功能。 我们将在下一章中集中介绍这四大模块的基本功能。 集成下的财务会计 如果ERP的财务会计模块仅仅是一般会计软件的功能延伸和加强，那它不会在最近的10年 间对全球企业的财务实践带来如此巨大的变革。而ERP本身的集成性，决定了它的财务会 计模块完全融入到了企业整体的流程中，图二描述了在集成环境下的财务会计模块。 在物流领域有四个基本的模块：销售，生产，采购和库存管理，企业物流管理的流程和 功能不是本文所要讨论的内容，图二中我们大致例举了一些物流模块的基本功能（在图 中各模块内部）。在下面我们要着重介绍的是物流模块和财务会计的集成关系，本章主 要介绍以下7个集成点：销售开票，销售发货，采购收货，发票校验，其他收发货，盘点 和估价。 销售开票 销售开票的过程其实是在ERP系统中生成一帐开票凭证（Billing Documents）。发票，形式发票，红字发票和贷项凭证都是不同类型的开票凭证。我们通 常提到的发票（如增值税专用发票或普通发票）是根据系统中的开票凭证套打出来的实 物凭证。在下文中如果不特别指明实物发票，那“发票”都是指系统中保存的开票凭证。 ERP系统是集成的，而销售开票又是销售流程的最后一个环节。因此发票在系统中不是孤 立的，它一般是参照先行的其他凭证（如销售定单或发货单）建立的，系统会根据一定 的规则自动的复制这些先行凭证的信息，从而使得开票的过程尽可能得简单，也防止了 错误的产生。 发票的结构 发票由一个发票抬头和多条行项目构成。在发票抬头系统保存了关于整张发票的信息， 比如付款方（客户），开票日期，整张发票的净金额，币种，付款条款，国际贸易条件 ，售达方（有时候付款方和售达方是不同的），价格条款（比如针对整张发票的折扣） 。行项目中保存了仅对该行有用的信息，比如 商品，数量，该行净金额，重量和体积，参照凭证的编号（比如，该发票针对的发货单 号），价格条款（比如货款，运费，折扣，增值税等等）。 可以发现系统中的发票所保存的信息大大超过了实物发票所需要的，在套打实物发票时 ，系统会根据各国家和企业的规定选取相关的信息，按规定的格式打印出来。 开票方式 从参照凭证（定单或发货单）生成发票，系统提供了如下一些可能的方法： 1. 只要某些数据吻合，你可以合并多张不同的凭证（销售定单和/或发货单）的全部或一 部分，开出一张发票。前提条件是：首先，需要从这些参考凭证中复制的的发票抬头 数据在这些凭证中都是一致的。其次，拆分开票的条件不成立。比如在处理到期的开 票清单时，系统会合并那些具有相同的客户编号，销售组织和开票类型的参照凭证， 如果上述的前提条件都满足，系统将开出一张发票。 2. 如果你希望在某些情况下发票是分开的，比如希望同一张交货单上的很多商品按不同的 商品组分开开票，那么可以通过定义拆分开票规则来实现。 3. 当然你也可以针对每张销售凭证开一张发票，比如每张发货单一张发票。 在具体执行开票时，系统提供了如下方法： 1. 定单或发货单个别开票。我们可以针对整张定单，个别行项目或行项目的部分数量进行 个别开票。 2. 手工处理到期开票清单。我们可以使用到期开票清单来处理开票，在这种情况下财务人 员不需要针对某张销售定单或发货单单独开票。我们只需要输入选择条件，系统会自 动挑选那些符合条件的定单或发货单，生成到期开票清单。经过手工编辑和模拟后就 可以实际开票了。 3. 后台自动处理到期开票清单。为了减少处理时间和人力，可以将到期开票清单的处理安 排在系统后台完成，比如每天下午4点由系统自动生成。 财务会计过帐 当开票这一业务处理在系统中完成后，通过ERP系统的集成功能，在财务会计模块会自动 生成相应的会计分录。图二中“开票”标签所指的箭头就代表了这种自动过帐。但是为了 增强灵活性，也可以对于某些类型的开票凭证自动冻结过帐，这样在流程设计时在正式 过帐前可以加入控制点。而当控制完成后，过帐也仅仅是一个按钮的工作了。 对于会计科目，系统是综合4个数据自动判断的，它们分别是销售组织，客户组，商品组 和价格条款。这样系统可以自动将货款和增值税分别计入“产品销售收入”和“应交税金- 增值税- 销项”科目中，同样的如果价格条款中还有运费和折扣，可以分别计入产品销售收入的二 级科目中。此外这种科目确定的机制也使得我们可以根据销售组织，客户组和商品组设 置二级或三级科目。不过需要指出的是虽然系统提供了这些灵活性，但是在实际实施中 我们未必需要这样做，特别是当我们同时实施了盈利分析模块时，此类分析将没有必要 通过科目来完成。盈利分析将在管理会计的相关章节中具体介绍。 对于金额的确定，系统是根据发票中各价格条款的金额来决定的。定价功能是ERP销售模 块的一个非常有力也非常有趣的功能。本文不做详细的介绍。有一点需指出的是我们在 实施时，可以根据企业的实际情况和管理要求，决定开票时是直接从销售定单复制价格 呢，还是允许修改或重定价（这种配置是基于发票类别的）。 对于定价功能和科目自动确定功能的一个应用是消费税的计算和过帐，我们可以在销售 定价模板中增加一增一减两个价格条款，它们的计算规则是货款的百分比，两者分别指 向“产品销售税金和附加-消费税”和“应交税金- 消费税”科目，同时消费税率维护在和商品相关的定价表中。因为消费税是价内税，所以 我们的实物发票中并不体现，但是财务会计上却即时地记帐了。这个问题的另一个解决 方法是月末定期地运行报表计算消费税额，并自动批输入过帐。两者都是可行的，也都 可以自动生成纳税申报表，前者的好处是记录的实时性，从而有利于盈利分析。 折扣和折让 如果销售已经完成，但是客户对于产品的质量或者别的方面存在异议，双方协商以折扣 和折让的方式处理。在系统中可以有如下3种处理方案： 第一：用贷项凭证的形式来处理折扣和折让。贷项凭证在系统中和发票一样，是一种不 同类型的开票凭证。贷项凭证可以参照发票或者贷项凭证申请来创建，而且既可以针对 整张发票也可以针对部分行项目，还可以针对行项目中的部分数量。使用贷项凭证申请 ，我们可以走正规的客户投诉和扣款流程，保证完善的内部控制。 如果我们不准备对实物发票，特别是增值税发票做任何处理，那么通过配置，可以让系 统自动生成如下会计分录：借：产品销售折扣和折让 贷：应收帐款-客户明细。 对于这种处理方法需要注意如下两点：第一，贷项凭证没有增值税发票作为原始凭证， 因此在我国是不能减少增值税销项额的，因此折扣应该给不含税价，否则折扣中的增值 税部分就只能由销售方作为费用多承担了。但是在实际业务中这往往会使双方的业务人 员夹缠不清，无法理解。第二，正由于贷项凭证没有发票做原始凭证，在我国的实施中 可能会引起企业所得税上的麻烦。 但这种方案的优点是明显的：它不涉及对原增值税发票的处理，而众所周知，这类处理 在我国是非常难的。 第二：用取消发票并重开来解决折扣和折让的问题。 取消发票在系统中会生成反方向的红字发票和冲销会计分录，业务人员取消原发票后重 新开票，并更改价格条款。从实物发票的角度，会有如下两种情况： 1 如果对方能够返还两联增值税发票, 我们可以开出红字发票，其中记帐联作为减少销项税的原始凭证。其他三联和返还的原 发票的两联应妥善保管。 2 如果对方不能返还两联中的任何一联，必须做如下操作：客户应从当地税务部门取得退 货或折扣证明单并交给销售方。销售方开出红字发票，其中两联作为其减少销项税的原 始凭证，另两联交给客户。 第三 仍然用贷项凭证的功能，只是通过配置，让系统自动生成如下会计分录： 借：产品销售收入 借：应交税金-增值税-销项 贷：应收帐款-客户明细 ，金额为折扣金额。同时手工开具红字发票，金额为原发票金额。再手工根据折扣后金 额重开发票。将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭证。 需要注意的是ERP中在很多情况下使用贷项凭证，贷项凭证是直接以后续的调整金额记帐 的。但是我国增值税管理要求对于增值税发票变更的处理，一般都是先用红字发票冲销 ，随后在对变更后的金额开具发票。所以在实施中要么仍然使用贷项凭证的方法，只是 手工开红字发票和重开发票，并将两者一起作为贷项凭证的原始凭证，如本节中的第三 种方案和下一节中的第二种方案。要么在ERP流程中也使用这种先冲销，再重开的方式， 如本节中的第二种方案和下一节中的第三种方案。不过这两种方案都避免不了红字发票 难开的问题，这已经不是ERP系统的问题，在实务中企业也会考虑其他的避免方法，比如 本节第一种方案和下一节中第一种方案，以避免开红字发票。 退货 对于客户投诉的另一种解决方法是退货。在系统中有3种处理方案： 第一：标准的退货流程。首先是建立退货凭证，退货凭证可以是针对销售定单或针对发 票。当货物实际退回时，仓库参照退货凭证做入库处理，系统自动生成会计分录 借：存货 贷：产品销售成本。如果需要补货，那么做补货的发货处理，系统自动生成会计分录 借：产品销售成本 贷：存货。这种情况不影响开票和实物发票。 第二：如果客户不要补货，而要退回货款，那系统将针对退货开出贷项凭证，并自动生 成如下分录： 借：产品销售收入 借：应交税金-增值税-销项 贷：应收帐款- 客户明细， 金额为退货部分的售价。同时财务人员手工开具红字发票，金额为原发票金额。再手工 根据退货后余额重开发票。将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭证。 第三：对于不要求补货的退货，我们也可以不建立退货凭证，而直接取消原发票（对应 红字发票），退货入库后，再重新开出发票（对应重开的增值税发票）。 返利 返利是指根据客户或者经销商在一定期间里的购买量，而定期返还给他们的款项。在销 售模块，我们需要维护返利协议。在返利协议中，必须指明： 谁可以得到返利。 返利的标准。 协议的有效期。 是否需要在会计上记提返利。同时销售部门需要维护各种产品或产品组的返利比例。返 利比例可以是直线的，也可以是坎级的：对于越大的购买量，返利比例也越高。 销售模块会跟踪所有和返利相关的开票凭证。根据返利协议计算返利的金额。在协议有 效期内可以先定期结算部分返利，在最终结算时，系统会自动扣减累积的部分结算的返 利。 从财务会计的角度看，返利会有如下影响： 根据预提比例，系统可以自动预提返利费用。分录如下：借：产品销售收入 或 销售费用 贷：预提费用 当返利协议结算时，系统会自动生成贷项凭证申请（Credit memo requests），申请批准后，系统会自动生成分录如下： 借：产品销售收入 或 销售费用 ...
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