调查问卷-IFS
红塔仁恒纸业有限公司 系统需求调研核查问卷 广州万迅电脑软件有限公司 2001年10月31日 目 录 1、公司概况(公司领导) 3 2、信息系统（信息） 5 3、销售（销售部） 8 4、财务（财务部） 11 5、成本（财务部） 14 6、设备（设备部） 15 7、供应（供应部） 18 8、生产计划（调度长、生产部） 22 9、生产调度（总调度室） 25 10、研发（技术部） 27 11、工艺管理（技术部） 29 12、质量管理 32 1、公司概况（公司领导） 系统需求调研核查问卷——IFS 资料准备 1. 公司及部门组织结构图 见‘1、公司及部门组织结构’ 2. ISO9000管理文件和相关制度 同12.质量管理‘资料准备1’ 3. 公司和各部门的量化目标 1. 红仁字2001（02）号《关于下发2001年公司生产、经营、质量考核指标的通知 》 2. 红仁字2001（08）号《关于实行工资奖励系数与生产三耗、三率挂钩的决定》 3. 红仁字2001（09）号《关于实行11项成本项目定额考核的决定》 4. 高层浏览和审批的主要报表和单据 4．1报表 1. 调度记录（总调室） 2. 生产快报（生产部） 3. 生产周报（生产部） 4. 生产月报（生产部） 5. 生产年报（生产部） 6. 月生产计划及完成情况（生产部） 7. 质量日报（技术部） 8. 质量周报（技术部） 9. 质量月报（技术部） 10. 会计报表（财务部） 11. 成本报表（财务部） 12. 成品出入库月报（销售部） 13. #1机木浆原料收发结存月报表（供应部） 14. #2机木浆原料收发结存月报表（供应部） 15. 木浆原料收发结存月报汇总表（供应部） 16. #1机化工原料收发结存月报表（供应部） 17. #2机化工原料收发结存月报表（供应部） 18. 化工原料、木浆出库及库存各月对照图（供应部） 19. #1机纸机易耗品收发结存月报表（供应部） 20. #2机纸机易耗品收发结存月报表（供应部） 21. #1机、#2机包装材料收发结存月报表（供应部） 4．2单据 1. 付款审批单 2. 旅差费报销单据 3. 报销单据封面 4. 采购物资计划申请表 5. 外商投资企业进口物资申请表 6. 拱北海关加工贸易合同登记备案审批作业表 7. 拱北海关加工贸易合同延期审批表 8. 拱北海关加工贸易合同（协议）变更申请表 9. 拱北海关加工贸易（异地报关、深加工结转）分册申请表 10. 中华人民共和国海关进口货物报关单 11. 中华人民共和国海关出口货物报关单 12. 进出口货物免税申请表 13. 内销补税联系单 讨论内容 1. 主要负责人对信息管理系统的了解。 高层管理人员对ERP的支持和了解非常重要，关系到项目的成败。 2. 对信息管理系统投入的设想。 合理项目的预算是项目成功的保证。 3. 对上系统希望解决哪些目的？有无量化的目标（多选） o 引入国外造纸同行的经验 o 整理企业内部流程 o 解决企业面临一些困惑或不足 o 整合企业信息 o 控制成本 o 其它 4. 主要解决哪些问题？评价系统实施成功/失败的标准是什么？ 如果高层对这些有清楚的认识，才能保证有的放矢。 5. 现在的信息系统MIS在哪些方面不能满足公司？ 如何避免选择一个与原来相差不多的系统和明确自己的需求 6. 对造纸业信息系统同其他系统的差别？ 现在很多信息信息系统针对离散制造，而红塔的流程制造可能不支持，这样影响解决 方案 7. 是否需要从办事处直接访问系统？ 对项目日后的营运费用进行评估 8. 公司未来一两年内，公司的战略、经营和架构？ 对以后系统的发展和解决方案的接口会有很大的影响。例如电子商务、人力资源，新 厂房。新架构… 9. 对实施信息管理系统的方式？ o Big Bang o 分布实施 前者讲求“一步到位”，属于变革，后者讲求“Step by Step”，更倾向于改善。 10. 对于国内外软件系统的优缺点？ 从功能、价格和国情等各方面各有优势 11. 对现在很多企业实施ERP等管理系统的成败看法？ 对风险的看法和如何规避风险 12. 现在希望信息化管理覆盖对哪些部分？（多选） o 财务 o 分销（库存、采购、销售） o 计划和排产 o 设备管理（维护、控制配件等维护成本、DCS） o 质量（QCS） o 其它 13. 如何看待在实施过程中，相应的组织和职能的冲突和调整？ 不可避免，同以往的工作方式是有区别，那么如何调整和何种支持原则决定实施方 式。 2、信息系统（信息部） 系统需求调研核查问卷——IFS 资料准备 1. 岗位/部门职责说明 详见“信息部职位描述”。 2. 《部门工作流程表》 详见“信息部业务流程（图）汇总”，此资料根据文件整理，请按目前实际情 况进行项目的删减和添加，并准备相应的业务流程程序说明和流程图。 3．现有MIS系统介绍 4．现有系统形成的需求记录 5．所有需要信息管理系统管理的表格和单据 讨论内容 ***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。 1. 公司现有的硬件配置情况（服务器、工作站、网络设备等）。 了解现在的系统能否满足未来的发展和预计的投资，中和考虑价格和系统稳定性。 2. 目前现有的系统有哪些（数据库系统、应用系统等），分别实现什么功能？目前使用状 况如何？希望以后的系统软（前台、后台）硬件怎样？ 通过对原来使用系统的了解，可以掌握现在企业的水准和人员的水准。 3. 对公司将来的应用系统的安全管理？估计最大用户数有多少个？使用各个模块的用户？ a) 外部：防火墙等 b) 内部：权限管理采用方法等（多选） c) 按人员设定（Security By Person） d) 按职位设定（Security By Position） e) 上级主管可以就其本身权限范围内之功能，自行授权予下属 f) 提供权限复制及对调 g) 提供对使用者或程序设定权限功能 4. 造纸行业、红塔的特点和信息管理系统的控制特点 收集和了解企业的特点。例如： i. 配方稳定而且单一，配方结构简单；相当于一个X型的物料清单。 ii. 产品在卷料阶段是以吨（或公斤）作为计量单位的，而板装的最终成品却以令为 计量单位，在工序中间就存在一个单位转换的问题。 5. 信息部门保留现在各部门的实际业务流程和认为可改进的流程？如何收集各职能部门的 实际需求，做了哪些修改？记录？请描述各业务部门对系统的主要需求？ 通过现在的MIS系统了解企业，会事半功倍。 6. 现在企业物料分类及分类码﹑物料编码规则﹑产品清单﹑ BOM类型﹑BOM的编制方法等是否有完整、系统的定义和管理方法。是否需要优化？如 何解决替代件的查询？ 通过初步的了解，现在红塔仁恒的物料编码同国外的造纸同行有较大的差别，是否 能接受国外的方法？ 7. 物料的计量单位(采购单位﹑库存单位﹑销售单位)﹑计量单位的转换﹑物料的生产/采 购提前期﹑物料损耗﹑订购批量﹑计划方法是否有完整的定义和现成的数据？ 如有这些基础数据将减少实施的风险和缩短实施时间。 8. 目前现有业务流程中存在什么问题？对现有的业务过程希望有什么改善？如果使用新的 电脑系统，最希望系统能解决什么问题？ 好的IT管理者应该有很多想法。 9. 文件档案备份作业管理要求（多选） o 可设定各档案之保留时间，可分别以年、月、日作为单位来设定 o 提供历史数据库，与业务数据库共享一套 10. 打印管理，是否需要（多选） o 打印文件可以透过打印管理工具，直接E-mail及FAX o 打印管理控制，每个用户仅能查询自己所产生之报表 o 待打印文件可选择输出至Microsoft Excel及Word o 用户可选择每一报表之打印份数 o 可设定各使用者存于系统中之报表数目 o 报表可视状况而决定马上执行、批次执行或利用Report Server执行 o 用户可自定报表之表尾格式 11. 报表执行 o 可分散在多台计算机上同时执行 o 批次作业可以 o 可预作排程 12. 批次作业管理 o 设定特定日期 (Date)或特定周日 (Day)执行 o 可查询每一批次作业之实际激活时间、实际结束时间及执行状况 13. 是否要从外部系统转入数据？何种格式？例如 o 客户订单以XML转入 o 采购及外包单以XML转出 14. 原来的MIS系统中的数据与以后系统的数据导入？ 过去企业的数据不能丢掉，但如何导入到新系统中，省力/省钱的平衡 3、销售（销售部） 系统需求调研核查问卷——IFS 资料准备 1. 岗位/部门职责说明 详见“销售部职位描述”。 2. 《部门工作流程表》 详见“销售部业务流程（图）汇总”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏 中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’ 一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应的业务流程程序说明和流程图。 3. 业务单证、报表样张 详见“销售部业务单证一览表”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注 明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’ 一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应单证、报表样张。 4. 相关制度、规范文件 详见“销售部相关制度、规范文件” ，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’ 一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应文件。 讨论内容 ***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。 1. 产品的种类和规格以及包装方法 例如： |公司 |克重 |质量 |包装规格 |单位 | | | |等级 |合格品 | | | |红塔仁恒 |250g/m2, |A, B, |A, B, |板 |正度 |令 | |高档涂布 |300g/m2 |C, 等外|C, |装 | | | |白卡纸 |（暂不知道） | | | | | | | | | | | |大度 | | | | | | | |特度 | | | | | | | |非标 | | | |350 g/m2，400 |一级、 |一级 |卷筒 |公斤 | | |g/m2，（暂不知 |二级、 |二级 | | | | |道） |等外？ | | | | 2. 是否有处理外币销售业务？ 3. 是否希望评价客户的信用额度？是否根据信用额度来决定放帐额及是否接单？ 4. 是否每月有给客户发出对帐单/催款通知？ 5. 对于各个办事处或销售网点的库存管理如何？ 6. 对于产品的交货运输时间如何管理？ 好的系统能支持企业在不同运输手段的时间和费用管理，为准时交货提供方便 7. 在销售过程（售前、售后）中，是否需要向客户提供服务？服务包括哪些内容？ 服务的流程是如何实现的？ 8. 销售预测是如何进行的？一般预测的期间有多长，预测与实际销售是否接近？ 9. 销售与生产、采购等部门是如何衔接的，业务沟通的形式有哪些（单据、口头等 ），目前的沟通是否存在问题（准确性、及时性、可追溯性）？ 10. 产品的价格策略是如何制定的？依据是什么？在销售过程中如何执行？控制的手 段有哪些？ 对报价进行控制，例如定义最低报价？如何调整产品的报价？能否批量调整产 品报价 11. 是否对销售情况进行分析？ 例如：哪种产品被哪个客户订购了多少？ 哪种产品销售收入最多？ 哪种产品获利润最大？哪种产品哪个地区购买的最多? 哪种产品哪类客户购买的最多？ 哪个业务员签订的订单额最大？每个销售员收回的货款情况如何？某个客户、 分公司的订单、销售情况如何？ 12. 是否做到对每一个地区的每一个业务员的订单、回款、佣金进行集中集成管理？ 如果把有关的政策制定好，能否根据销售和回款自动的计算佣金？ 13. 客户、业务员的销售业绩奖励的策略有什么内容（折扣、返还、佣金等）？如何 执行? 14. 是否有对每个客户进行利润分析？如何做？ 15. 确定是否接单的依据是什么？（如根据生产能力及库存来决定等） 如何根据生产能力及库存来决定是否接单？ 16. 销售订单的供货模式有多少种？（存货、直接生产、研发生产、转运等） 17. 是否有随时跟踪每张销售合同/订单的执行情况(交货量，收款额，投诉等)？如 何跟踪？ 18. 是否有对退货及客户投诉进行分析？ 19. 是否需要记录每一个客户的特殊要求，记录的方式是什么？在生产及以后的销售 等后续环节中是否需要查询这些记录？ 20. 是否自动为销售订单分配库存？ 21. 怎样使销售发票直接生成财务凭证? 4、财务（财务部） 系统需求调研核查问卷——IFS 资料准备 1. 岗位/部门职责说明 详见“财务部职位描述”。 2. 部门工作流程 暂无资料 3. 业务单证、报表样张 详见“财务部业务单证一览表”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注 明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’ 一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应单证、报表样张。 4．《会计科目表》 5． 相关制度、规范文件 暂无资料 讨论内容 ***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善...
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