某企业公司行政办公制度
公司行政办公制度 一、总则 1、 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化，制度化，提高办 事效率，特制订本规定。 2、 本规定所指行政事务管理包括接待事务、印章管理、文书管理、档案管理、声像管理 、获奖证明、邮件、报刊订阅管理、内部刊物管理、文印室管理、计算机和网络使用 管理及软件开发等。 2. 接待事务 3、 为促进公共关系，扩大宣传效果，同时兼顾商业秘密，办公室必须重视接待事务。 4、 如果有客户或外部关系来公司访问，有关人员必须提前通知办公室，并由办公室安排 好接待场所，对来访者提供烟茶招待，必要时由办公室提供企业的宣传资料。 5、来访客户需要用餐时，由办公室请示公司领导进行安排。 三、印章管理 6、本规定所指印章为公司行政印章，由办公室主任负责保管，公司财务专用章由财务部 门按照公司财务管理制度的有关规定保管使用。 7、盖印章必须履行以下手续。 （1）有关人员需盖章时，持需盖章文件及填写好使用目的，盖印期限、日期及盖印数量 等规定内容的“印章使用申请表”，经公司领导批准后报办公室。 （2）办公室主任在确认手续完备后方可在文件上盖印。 （3）涉及到重大事项如合同签订，对外的发送文件等必须经主管领导批准后方可盖印。 8、若无原则盖章的，对保管印章人员处以200元以上的罚款，并承担由此造成的一切责 任和经济损失。 9、严禁印章带出公司，如不得不带出公司时，需经总经理批准。 10、公章保管不严而被偷盖的，罚保管人 200 元，偷盖印章造成损失的，罚偷盖人400 元，损失部分的20%有保管人赔偿，损失部分的80%由偷盖人赔偿，并追究偷盖人的法 律责任。 11、印章如发生丢失，损毁或被盗情况，应迅速向总经理汇报。 12、公司一般不允许开具空白介绍信和证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时 ，必须经总经理批准后方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介 绍信的用途，未使用的必须交回。 13、 印章的新刻或改制由办公室请示总经理批准后办理。 14、 对私刻，伪造公司印章者，罚款 1000 元，严重者追究其法律责任。 四、文书管理 15、 公司文书档案由办公室集中统一管理，其它技术档案分别由有关部门收集整理后报办 公室统一存档。文书档案按ISO9001：2000版质量保证体系要求进行分类、编目、整 理、归档。 16、 公司文件均由办公室负责统一印发，公司所发的口头文件，只适用于需遵照执行的制 度、规定、决定、决议、纪要、任命等，次要文件不编文号，以普通形式印发，各 职能部门的一般通知可自行下发。 17、 各职能部门负责所发文件的起草（拟稿），办公室负责按照公文写作要求以及文内容 检稿，发文部门领导负责会签，总经理签发，重要文件和上行文由董事长签发。 18、 办公室的通知，会议文件或传阅文件根据要领起草，并经办公室主任审核，或经相关 业务部门领导审议后形成。 文件形成者在制定文件时应注意以下几点： (1)、 文件应是一文一事。 (2)、 除有特殊规定外，应注明以下事项、文号，发文日期、发文部门、收文单位、文件 标题、文件拟稿人及有关审核人。 (3)、 文字应尽可能规范化，并做到通俗易懂。 (4)、 对于两页以上的文件要标明页码。 (5)、 行文要层次清楚，准确使用标点符号，必要处划分段落。 发文必须按照规定编号： (1)、 内部发文可注明本科室代字或代号，连续性文件应注有连续号。 (2)、 对外行文时应注明本公司代号或代字。 对某些有特殊处理要求的文件应按如下规定予以注明： (1)、 对有密级的文件应注明“ 秘密”、“机密”字样。 (2)、 需紧急处理的文件应注明“急件”。 (3)、 参考资料应注明“参考”。 (4)、 传阅文件应注明“传阅”。 19、 办公室负责做好文件分发记录，将搞文原件和一份打印件归档备案。 20、到达本公司的所有文书，由办公室人员统一收签及分类分发处理，原则上随到随送 ，不得积压，最迟应于文到一小时内送交有关人员，凡是内容重要的急件，必须立即 向所在部门领导作出报告，及时处理文件中涉及到的有关事项。 21、各级领导对送来的公文要及时批阅，急件当天批复，一般文件三天内批复。 22、各部门及各有关人员，对公文中涉及国家，政府或本公司应保密的事项，必须严守 秘密，不准随便向他人泄露。
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