成功简报手册
成功简报手册 「天下人知识系列」序 做一位值得骄傲的「天下人」 编辑部 经济人、社会人、文化人 现代的进步社会需要一个人在同一时空中，兼有「经济人」的理念、「社会人」的胸怀 与「文化人」的气质。 「经济人」追求的是经济效率与自我负责。经济人有他财富的满足，也有他精神的空虚 。 「社会人」追求的是社会公平与福利分享。社会人有他四周的共鸣，也有他信念的落空 。 「文化人」追求的是文化提升与精致生活。文化人有他心灵的飞扬，也有他物 质的匮乏。 企业人不是生意人 当「企业」变成了专业，从事企业的人就要做「企业人」。「企业人」不是生意人，因 此不模仿生意人的贪婪、短视、俗气。企业人所人现的是有朝气、有原则；肯学习、肯 尝试。他也许没有很多的财富，但他一定有不少的智识；他不懂得什么是商场上的花招 ，但他懂得什么是商业的道德他不会随波逐流，但一定会力争上 游。 一位骄傲的「企业人」有他日积月累的专业知识、坚定不渝的职业道德与拾级而上的专 业理想。 在我们的字典中，企业人实在就是企业家的谦称。这一称谓，并不是因职位之高与薪水 之就唾手可得。要使「企业人」的称谓实至名归，需要自己有计划、有恒心的去赢取。 耐心、雄心、良心 为什么在经济景气中仍有厂商倒闭？为什么在经济萧条中仍有企业成长？个重要的答就 是，这个企业是否具有专业知识、职业道德与事业理想的企业文化，这一企业主持人是 否具有这「三业」的特质。 要追求这「三业」是一条走不尽的路。他需要吸取日新月异的事业知识；他需要面对传 统与现代价值观念的冲突；他需要克服心理上的压力；他需要拒绝不合法赚钱的诱惑； 他需要突破事业上的挫折：他更需要不断的自我鞭策。 一位有责任心的企业人有他的企业耐心、企业雄心与企业良心。 「天下人知识系列」 把经济人、社会人、文化人与企业人的理念与胸怀糅融在一起，就变成了我们所提倡的 「天下人」。「天下人」所需的现代知识、前瞻性的观念，以及对生活层面的透视，不 能单靠自己单独摸索而获得。 天下文化公司经过长期的精心策划，参照国际潮流、社会背景以及当前国情，推出「天 下人知识系列」，来满足「天下人」在事业上、智识上、心理上的需求。 这些书有些是约请专家撰写的，有些是译述的。每本书约在六、七万字之间， 力求简明、实用、生动。 透过这一系列，我们相信每一位「天下人」都能拥有更多的专业知识、更高的职业道德 与更好的事业理想。 代序—— 学习诀窍·了解真义 施振荣 简报，真是一门学问。说它是学问、人们可以从学习中去得到诀窍，去了解它的真义。 小时，我比较害羞，很不习惯在大庭广众之下，对着一群讲话。毕业之后，由于工作上 的需要，逐渐被逼着要在很多人面前做简报。等自已经营的事业开始有了一点成绩之后 ，这种机会就愈来愈多了。到现在，个人虽然有无数简报经验，总觉得处理这些事情的 技巧和素养，比起理想和标准，仍有一段距离。但比较肯定的是，对于听众心理的揣摩 ，已稍有心得。因为，自己有了必须上台去面对听众的压力之后，参加公司内、外各种 会议时，我就特别注意去观察别人怎么做一个成功的简报，或者是失败的简报；成功的 原因，失败的原因各在那里？多年下来，我发现听众的心理反应最重要。而掌握听众心 理反应，可以用简报者的技巧来达成。我比较乐意当听众，从听人讲话之中去学习很多 东西。当我扮演讲者角色时，我也时常设身处地，以听众的立场，去想怎么样能引起听 众的兴趣，并让他们以较大的注意力来听我的讲解。 提出简报的要领 最近，得便浏览了曾瑞枝小姐翻译的《成功简报手册》中文版，发现书中有许多论点竟然 和个人多年来所体会的心得颇为相近。欣慰之余，不禁发出会心的微笑。譬如，听众不 喜欢讲者念稿，但对于讲者手上所准备、能让讲者偶尔看一下的小记事卡片，则并不排 斥。又如，幻灯片或投影片上不应放太多内容，否则听众会只顾着念银幕上显示的许多 内容，忽略了讲者的说明。因为显示在银幕上的资料，听众一定都想把它看完，当他还 在看的时候，就不会集中精神去听你在讲什么了。再如，讲者常会一边看银幕上的资料 ，一边讲解，忽略了谈话的对象是听众，应该注视听众，而不是银幕，也就失去了吸引 听众专注于讲者的效果。书中也提及，简报完毕之后，对听众所提出问题的处理，如何 提醒自己，是在把答案讲给众人，而不是只讲给发问者听，所以音量应该放大，眼睛应 该照顾到大部分的听众，而不只是发问者，直到答案讲完了，最后再把眼睛收回来，停 留在发问者身上等等，这些很容易做到，但也很容易被忽略的几个要领，在书中都被提 出来讨论。 这本书翻译得相当传神，文字也简洁易读，对一个生活和工作两忙的代企业人来说，接 受度颇高。我觉得很可惜的是，以前并不晓得去看这类的书，所以要靠自 己摸索好多年，才能有一些体会。现在有这么一本好书，实在替大家庆幸。基于「好 书大家读」的心理，以及衷心盼望企业界人士人人有能做成功、有效简报的一种切 切心情，实乐予推荐，并为之序。（作者现任宏着电脑公司董事长） 专文推荐—— 培养沟通的素养与技巧 彭康雄 在今天这个沟通的世代里，个人面对团体的沟通方式——简报，普遍受到重视和采用，每 个参与社会活动的人，或多或少都要做简报。 简报需要内容，内容的陈述需要条理，条理表现逻辑和层次的运用：简报需要技巧，技 巧的表达需要形式，形式代表视觉和听觉的搭配。简报可以充分发挥当事人个人行为的 特质：它可以具体反映出当事人的信心、个性、观察及分析力、组织及表达力、专业及 了解力、论点及说服力。简报也可以据实反映出当事人所代表机构的整体运作情形和效 果，进而缩短双方在认知上的差距，达成高度的认同情况。 适用简报的场合 简报适合些场合呢？举凡下列情况都在可行范围之内： ·上级主管想要了解部属单位的业务。 ·参观来宾想要了解参观对象的状况。 ·幕僚人员对主管就特定题目的分析报告。 ·业务人员对顾客推销某种产品或服务。 ·活动主持人对参与者介绍规则或注意事项。 ·部属单位向上级提供建议请求同意。 ·企业向媒体澄清某项事实。 ·政府推动某项措施，希望获得民意支持和配合。 ·出国考察人员的心得报告。 ·社区管理组织向住户公布经费运用，以及解决共同关切问题之进度情形。 在这么广泛的运用范围中，许多负责简报的人，往往因为缺乏了解、疏于准备、内容松 散或不短表达，而无法达到预期的沟通效果。根据个人观察和指导的经验，大致可以将 一般人在做简报时常发生的问题，归纳成下面几个类别： ·命题和方向：不能把握对方关心的层次和方向而加以引申，无法把握重点。 ·构思和段落：缺乏中心架构而显得松懈、无章法和缺乏条理。 ·参考资料和辅助器材：制作或使用不当，反使对象分神、增加困扰。 ·神态和表情：紧张而生硬，降低了流畅度和说服力，缺乏信心。 ·语音和停顿：音量单调平直、咬字口形不正确、停顿不合时宜，减弱了清晰度。 ·时间和进度：开头缓慢，结尾仓促，时间分配或运用不当而显得交代不完整。 ·问题和讨论：答非所问或语焉不详、或是讨论层次不深，无法切中主题。 ·开场和结尾：落俗老套、缺乏创意和临场感、造成气势不足，缺乏吸引力。 即席的指导、经常的演练固然可以提升一些技巧，改正一些毛病，但是拥有完 整的背景阅读资料，以充实简报者基本素养的专书，目前访问尚不多见。本书原作 者虽是美国沟通顾问，表达上容或有国情、文化以及偏好上的差异，但书中所列举 的一些观念和建议，依然可以提供许多助益。 分章导读 以下就本书进行的章节秩序，提供个人的一些看法，以帮助读者阅读： 第一章「常犯的错误」：一般人常犯「念简报」的毛病，在美国有，在我国又何尝没有 ？尤其正式的场合里更是多见。如果你要突出自己的存在价值，就应该简化投影片或图 表，另以 3×5英寸卡片为自己效提示，同时面对观众，也让观众面对你，达成双向的沟通。 第二章「沟通技巧与简报要诀」：会怯场、紧张绝对是心理和生理因素相互影响，站姿 、运用手势、提高音量和消除尾音的颤抖，都是消除紧张的重点。书中提到目视观、停 顿、现场突发状况的处理，不也都是我们时常在强调的吗？ 第三章「说服之道与组织技巧」：在表达的顺序上，中国式的「起」「承」「转」「合 」，与西方的：「背景」—「问题」—「解决」—「益处」—「行动」体系，各有共特质， 应视场合或实际需要运用，以达到说服的目的。 第四章「运用视觉资料」：本章举出了很多辅助器材资料使用的范例，说明数字资料不 如图表，黑白不如彩色，繁琐不如简洁；投影片、幻灯片、海报、实物或道具要如何应 用、可供借镜之处极多。 第五章「做简报的关键步骤」：叙述应注意的细节，这是经验之谈，不一定都会发生， 但不可不防。书中所谈的现象，国内曾有类似情况发生，只要使用视听辅助器材的人， 都需一读。 第六章「问题、回答及书面资料」：在国内，打断简报过程、提出问题比较少见，也因 此使简报考疏于应变，以致在面对一个突如其来的问题时，处理上不够敏锐，往往给予 对方不利的印象，本章建议读者深读。 第七章「特别的简报」、第八章「慎选沟通顾问」，读者可以参考和体会。 总之，一个成功的简报可以提升个人的形象、完成赋予的任务；就机构而言，可以透过 一个成功的表达者，将资料、观念、预期行动、产品等顺利推销给对象，而达成既定目 标。盼望有心的读者们，仍在基本认识和表达技巧上不断突破、长进，也预祝大家成功 ！（作者现任华信银行信义分行经理） 成功简报手册 目录 「天下人知识系列」序—— 做一位值得骄傲的「天下人」 代序—— 举习诀窍．了解真义 施振荣 专文推荐—— 培养沟通的素养与技巧 彭康雄 前 言 第一章 常犯的错误 第二章 沟通技巧与简报要诀 第三章 说服之道与组织技巧 第四章 运用视觉资料 第天章 做简报的关键步骤 第六章 问题、回答及书面资料 第七章 特别的简报 第八章 慎选沟通顾问 第九章 立即开始 前 言 当佩里柯演讲时，人们叹道：「他说得多好啊！」。但当蒂摩斯坦一发言，人们当下便 说：「我们走吧！」 本书不是谈如何演讲，而是谈如何向团体推销。商业简报和演讲之间有些类似，但是两 者所涉及的问题和情境即不太相同。 身为沟通顾问，我协助过许多公司作过成功的简报竞争，并训练数以百计的决策者成为 国家会议和股东会上成功的简报者。本公司经常为全国各地的会计公司、法律事务所、 保险公司、工程公司及建筑公司提供咨询服务和制作视觉资料；训练他们在决策会议、 董事会议或审查委员会前做简报。每一个简报的赌注都很大。 最近看到市面上关于如何向团体推销的书籍，其中有太多建议是错误、愚昧甚至有害的 。惊骇之余，我决定写这一本书。 错误的建议如「做简报最好坐在桌旁，不要太正式」，愚味的建议如「不用担心，群众 会喜爱你的」、「记住沟通的过程是：传达者、讯息、接收者及回馈」、「凡事临机应 变」；而有害的建议如「玩弄铅笔、使用指挥棒、将手放在口袋或站在讲台后面掩饰紧 张」。 最糟的两则建议莫过于：「整理讲稿的最佳方式便是逐字写出」、「使用内容由文字与 数字组成的视觉资料，并在团体面前照本宣科即可」。 倒底该如何做，才能有效地向团体推销你的观点、服务、产品，并使他们信服？ 这本书将提供你许多宝贵的经验和实质的办法及技巧。不空谈、不胡言，一点一滴 都是我们协助客户赢取简报竞争的具体方法。 第一章 常犯的错误 「在讲台上较量，说什么根本无关紧要，重要的是表达技巧」。 ——林格 做简报不容易，既消耗时间，成本又昂贵。 对团体推销时，大部分的人即使不紧张、无压力，仍会意识到这分任务不简单。我们都 知道做简报是很冒险的事，许多人做完简报后形象受损；只有少数人成为英雄人物。 因此，当考虑在临场对团体推销时，该采用何种方式？许多人会说「为什么不坐回桌子 旁边，把简报变成一个非正式的讨论会？」他们考虑这么做的理由很牵强： ·这么一来，简报者就不会紧张。 ·准备视觉资料颇昂贵，后动工作有如一场恶梦；却又让听众认为「杀鸡焉用牛刀」，简 直大惊小怪，太过正式了。 基于这些说法，我们可以了解为什么多数人会选择坐着推销。但这是错误的，从下面的 故事，你会明白为什么不对。 我有一个客户，他是一个国际会计公司的管理人，他喜欢简洁的计划和具有说服力的简 报。有一天他要我协助...
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