成功会议管理
目 录 引 言 2 第1章 有效利用会议 2 1.1你需要开会吗？ 2 1.2明确会议的目的 3 1.3非正式会议 4 1.4正式会议 5 1.5革新中的交流方式 6 1.6会议类型 7 1.7不要离题 8 第2章 准备会议 10 2.1邀请与会者 10 2.2准备议程 11 2.3确定地点 12 2.4安排座位 15 2.5准备会议用品 17 第3章 出席会议 18 3.1积极参与 18 3.2外表与讲话 19 3.3倾听发言 20 3.4处理问题 21 3.5做备忘录 23 评估与会技巧 24 第4章 主持会议 24 4.1了解职责 25 4.2研究出席者 26 4.3掌握会议节奏 27 4.4控制会议 28 4.5维持秩序 30 4.6结束会议 32 4.7运用正规程序 34 4.8解决正式会议上的问题 36 主持能力自测 37 会议管理 若想成功地管理会议，你要学习这些技巧：从构划和准备议程，到建立正式程序，以 及处理易爆局面。《会议管理》不仅教你全面主持会议以及充分参与会议，而且为你提供 实用方法使会议达到预定目的。生动有力的提示帮助你处理实际工作中发生的情况，并 掌握一流的会议管理技巧，从而使你大大提高管理会议的效率及果断性。 蒂姆·欣德尔（Tim Hindle）是伦敦商业语言咨询机构“Working Words”的创建人。作为编辑顾问和作者，他完成了许多著作，其中包括《袖珍经理手册》 、《袖珍MBA》和《袖珍金融手册》、1979年以来一直是《经济学家》杂志的撰稿人，1994- 1996年任《欧洲商务》杂志的编辑。 引 言 会议商务的一个重要部分，全球每天要举行数百万次会议，《会议管理》会帮助你——不 论是作为出席会议的与会者，或者是会议的主席——提高这些会议的效果和效率。不论是 正式会议还是非正式会议，本书将提供给你相关的各种实用建议，例如如何作好基本的 准备，如何进行恰当的座位安排，如何保持预定计划，如何结束仁义等。散见于全书的 101个简明的提示将进一步为你达到目的提供重要信息。自我评估练习使你能系统地评估 你的进步及明确以后的努力方向。如果你能不断地应用本书所提供的宝贵建议，你就可 以非常自信并且成功地管理会议。 第1章 有效利用会议 开会要花费宝贵的时间和金钱，因此只有在必要时才召开会议，并确保会议简短而富 有建设性。 1.1你需要开会吗？ 大多数经理人员对花费在开会上的时间之多感到有压力。可是究竟有多少会议能真正 解决问题？如果你考虑过会议真正的代价，你安排和出席的会议就会少得多。 1.1.1定义会议 商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊 里偶然相遇，也可以说是一个会议。然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时 间和地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上 参加。典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在 与会者中传阅。 1.1.2考虑成本 成功的会议通过将合适的人聚集在一起，使其共同为某个目标贡献他们的才智，因此 能够节约大量的时间和金钱。然而，有许多会议没有必要召开，例如小组会议。开始时 小组会议曾有一个明确的目标，然而后来成为一个惯例，或者被看成从各自的工作中解 脱出来休息一下的机会。殊不知这是一种代价昂贵的奢侈。任何会议最大的成本通常是 与会者的时间——从阅读议程，准备材料，到出席会议。如果与会者还需长途施行，这个 时间也必须计算在内。最后还有“机会成本”，即这些与会者若不出席会议，他们能做些 什么，为他们的公司创造多少价值？召集会议之前，必须考虑所有这些成本。 1.1.3把成本加起来 要计算出一个会议的总成本，首先计算全部出席人员的总薪金，加上他们每年在各自 单位的日常开支，然后将其和除以一年中的工作小数（每周工作时数乘以每年工作周数 ）。另外还需计算召开会议每小时所需的杂项支出，如房租。两项之和是会议每小时的 成本。会议达成的最终结果是否真正值这么多钱？可能值得的，但你经常要考虑的是如 何用尽量少的成本，而事半功倍地达到同样的效果。 1.1.4正在举行会议 一个部门的成员和董事总经理聚在一起开会，以解决一个问题。他们的年薪合计180 000英镑，年管理费合计100000英镑，另外还有各种杂项费用。按此计算，这个会议每小 时的费用是178英镑。 销售经理联系各种情况提供补充信息 销售代表提出报告 董事总经理主持会议 销售总监向销售团队提出问题 秘书作记录 1.2明确会议的目的 可以为许多不同的原因召开会议，主席和与会者必须预先明了确切目的，这样才能使 会议取得成功。 小提示1：从一开始就要明确会议目的 小提示2：如果不开会也能解决问题，就取消会议。 1.2.1考虑目的 大多数会议的目的属于下列几种之一。要预先决定所要召开会议的目的属于其中的哪 一种，并确保全体与会者明了。 ● 透露住处信息或提供意见； ● 发布指示； ● 提出申诉和仲裁； ● 做出决定或贯彻决定 ● 激发创意； ● 提了建议，进行讨论，并做出最终决定； 1.2.2考虑细节 如果你已决定一个会议的主题，就可开始考虑其他细节。想一下这个会议要开多长， 哪几个问题需要讲座以及必须分配给每个问题的时间是多少。注意留点时间用于委派任 务，也留点时间给予会间休息及会议总结。一定要安排好会议，以确保恰恰相反当的、 有必要权威性的与会者能够出席。如果他们不能来，那就重新安排一个更合适的时间。 对于例行会议，应每隔一段时间检查一下这些会议是否仍符合一个实用目的而不是浪费 时间。 1.2.3自我提问 Q每个人都明确开会的目的吗？ Q是否需要每个人都出席整个会议？ Q是否有比开会更好的方法不提出问题？ Q是否有其他人，他通常不出席你的会议，但可能会在这一次会议上提出有益的意见 ？ Q使用各种视觉辅助手段是否有利于会议？ 1.2.4评估个人的目的 无论你主持会议或者只是出席会议，应事先考虑会议规定的目标以及你的个人目标， 例如，你可能对议程式上的某些项目特别感兴趣，你要起清楚你愿意接受什么样的结果 ，然后可以开始做相应的准备。另一个需要考虑的问题是你能否减少花费在会议上的时 间。如果你不需要参加整个会议并已决定只出席其中的一部分，则应预先通知会议主席 。 1.2.5保密事宜 如果会上要讲座保密事宜，应让全体与会者在会议的开始阶段就知道，因为这会影响 与会者的态度。所有保密事项需要恰当地处理并且在会外出应获得足够的重视。如果议 和内兼有机密和非机密的事项，则应预先确保全体与会者明白每个项目相应的情况。 小提示3：仔细考虑什么能促进会议成功举行，什么会使会议失败。 1.2.6强调目标 如果你主持会议，在会议开始时做饭就要概述这个会议的目的和目标，这样就能使全 体与会者在整个会议期间都能牢记不忘。提醒与会者何时必须做出何种决议以及需传递 何种信息，并且——如果他们偏离这点——提醒他们注意分配给每个问题的讨论时间。如果 你仅是会议的参与者，你要确保你已为详尽讨论淤泥特别有关的事项作好了充分的准备 。 小提示4：考虑一下，如果一个例行会议没有如期举行，会有什么后果。 1.2.7你的重要途径 目的未明确，你就无法确定需要举行哪种会议。首先确定会议的目的及需花时间，然 后邀请与会者。 确定会议目的 决定会议需要多少时间 保证有关人员出席 1.3非正式会议 非正会议可以有多种不同的形式，并且可以采取讨论会的形式。非正式会会议无论是 偶然进行的，或者是按通常的方式如口头方式召集起来的，都提供了一些机会来简单地 解决问题。 小提示5：记住，高层经理的在场可能会妨碍讨论。 小提示6：要远离你的办公室召开会议，这样你就可以轻易地离开会议。 1.3.1布置环境 尽管性质比较随意，非正式会议的成功仍然得益于精心挑选的环境，如果与会者感觉 不 服，或者要他们在开放式的办公室里讨论一项保密事宜，那么就很难进行富有成效讨论 。选择合适的环境，可以帮助你得到所寻求的结果。 1.3.2解决问题 利用一个临时的会面，例如与同事在走廊里交谈，立刻解决一个问题。 1.3.3临时会议 只有简短的通知并且是顺便或立即召集的会议，称为“临时会议”。这些临时会议对于 坦诚地讨论问题以及不受大量其他人员的影响而迅速地做出决定是很理想的。不多于三 至四人参加的临时会议在解决一些小问题时具有最佳效果。另外，可以利用临界时会议 发布紧急通告。在同事之间，临时会议倾向于以非正式的语言风格和轻松的身体语言为 特征。建立一种非正式的气氛，有助于你在会议中理解其他人的反应。注意面部表情： 因为与会者可能走神，他们的面部表情会真实地告诉做你这一点。 1.3.4小型非正式会议 策划小型非正式会议是为了通过讨论不解决问题，提供反馈，因此与临时会议不同， 它应该有准备的时间。即使举行一个只有二三个人参加的小型非正式会议，也要记住会 议的目的和时间限制。恰当地控制会议，你就能让主要的事情进行下去，并且能使与会 者之间进行坦诚的讨论。通过保持目光接触这种身体语言中具有表达性的方式，来鼓励 与会者。 1.3.5讨论争议 如果你在领导一次讨论，你一定要多多运用大量鼓励性的目光接触，来帮助你保持对 会议的控制。 1.3.6交流思想 小型的头脑风暴会议是一个分享创意的良好论坛。如果你正在主持一个头脑风暴会议 ，安排专人记下与会者提出的想法，这种书面记录常常能够启发出其他建议。 1.3.7头脑风暴会议 利用非正式的头脑风暴会议来产生新的想法，或者得出灵活的创意，用于解决问题。 为了得到最好的效果，事先说明会议的目的和时间限制，以便与会者能有所准备。由一 小群各具特长的人参与的头脑风暴会议最为有效，所以必须要求每个人轮流发言。会议 期间避免评论或批评任何想法，因为这会妨碍提出建议；会后再判断这些想法的可行性 。 1.4正式会议 不同类型的正式会议都有不同的程序规则。一些会议，如年度全休会议，必须依法召 开；其他的会议则是自定的，是为了做出一个特殊的决定或讨论一个问题而召开。 小提示7：让自己熟悉各种正式会议的程序。 1.4.1正式会议 |会议类型 |特点 |会议类型 |特点 | |董事会会议由 |·董事会通常定期召开|大会 |·这类会议适用| |公司的董事们 |会议，也许一个月一 |在大会上，通常|于大量人员在 | |参加——董事会 |次，来讨论公司事务 |就一个主题作几|短时期内交流 | |通常由董事组 |。会议通常在董事会 |个报告。有些大|信息 | |成。有些国家 |的会议室举行——这是 |会对公众开放，|·虽然有时发言| |的法律规定董 |一个设有一张大桌子 |另一些只限某些|人会留有“回答| |事会必须共同 |的正式场合。 |人参加，如公司|提问”这一段时| |行使权力。 |·董事会会议由董事会|雇员。 |间，借鉴于大 | | |主席主持，他是根据 | |会的规模，计 | | |公司章程被选举出来 | |论和听众参与 | | |的 | |是很有限的。 | |常务委员会会 |●常务委员会定期召开|外部会议 |●在外部会议上| |议 |会议来履行授权给它 |一个外部会议包|，保守机密是 | |常务委员会是 |的任务。 |括某个组织内的|一个重要问题 | |公司董事会下 |●公司董事会可以授权|一群人和组织外|。与会者应仔 | |属的一个小组 |常务委员会代为采取 |的另一群人，例|细思考哪些信 | |，它可能是对 |行动。 |如来访的行业工|息必须保密； | |经常性的事情 |●常务委员会要先向公|会谈判代表。 |为了达到目的 | |负责，如一位 |司董事会报告，然后 | |哪些信息可以 | |总经理的薪金 |采取必要的行动。 | |在会上披露。 | |和业绩的年度 | | |●外部会议可以| |评审。 | | |在中立地点进 | | | | |行。 | |专门委员会会 |●必要时，专门委员会|年会（AGM） |●年会允许股东| |议 |可以开会讨论专业性 |年会一年一次，|向公司董事提 | |公司董事会可 |特别强的特殊问题， |常常是规定的，|问，并要求他 | |以建立一个专 |或详细分析复杂问题 |召集公司董事与|们京公司的业 | |门委员会，研 |。 |股东讨论过去一|绩做出解释。 | |究一个需要特 |●许多公司董事会发现|年的事务和未来|●董事们利用这| |别注意的问题 |难以在一个月内召开 |的计划。 |个机会寻求年 | |。与整个董事 |一次以上的会议，而 | ...
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