必需的六个程序文件
|文 件 名 |必需的六个程序文件 | |电子文件编码 |ZLAL001 |页 码 |26-1 | |文件控制程序 | |1.0目的和范围 | |对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有 | |效版本，防止误用失效或作废的文件。 | |2.0适用范围 | |本程序适用于质量管理体系有关的文件(含外来文件)的控制。 | |3.0职责 | |●总经理室负责文件归口管理。 | |●各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。 | |4.0工作程序 | |●文件分类和编号 | |(1)文件包括： | |①质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标)； | |②形成文件的程序； | |③为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如 | |文 件 名 |必需的六个程序文件 | |电子文件编码 |ZLAL001 |页 码 |26-2 | |作业、工作规范、管理规定等 )； | |④外来文件(法律、法规、标准、上级文件等)； | |⑤记录(一种特殊类型的文件)。 | |(2)文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本，在发| |生更改时能追溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。 | |(3)文件可以是任何媒体形式，如硬拷贝、电子媒体等。 | |(4)文件编号执行《文件管理规定》。 | |●文件的编写及审批 | |(1)质量手册和程序文件由贯标工作组组织编写，管理者代表审核，总经理| |批准。 | |(2)其他文件由业务主管部门组织编写，部门经理审核(必要时相关部门会 | |签)，主管副总经理批准(必要时报总经理批准)。 | |(3)确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。 | |●文件的发放 | |(1)质量手册和程序文件在企业内部使用时为“受控”版本，提供给其他单位| |或顾客时为“非受控”版本，发放时均应盖“受控”和“非受控”章，并登记受 | |控号和去向。 | |(2)业务和外来文件、资料发放均应有分发号，总经理室向各职能部门发放| |和各部门向使用人员发放时，均应填写“文件发放登记表”，领用人应在登 | |记表中签字。 | |(3)当文件破损严重时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件，仍沿用| |原来受控号，破损文件由总经理室收回。 | |文 件 名 |必需的六个程序文件 | |电子文件编码 |ZLAL001 |页 码 |26-3 | |(4)当文件丢失时，应说明原因，申请补发。补发文件应给予新受控号，同| |时注明丢 失文件受控号作废。 | |(5)提供给认证机构和供方的文件，按“受控”文件处理。 | |●文件的更改 | |(1)体系文件的更改填写“文件更改单”，经总经理批准后，由总经理室实施| |。更改 方式可采取划改或换页。 | |(2)应严格控制文件更改。确需更改时，应由原编写部门到总经理室填写“ | |文件更改 单”，更改单应注明编号、原因、内容和生效日期等，并按原来 | |的审批程序由原审批人审批 | |后实施，若指定其他人员审批时，应获得审批所需的有关背景资料。 | |(3)更改信息应由发放部门传递到原文件的持有者，文件持有者应按更改单| |要求进行更改，按规定作好记录，保存更改单，适用时收回相应作废的文 | |件。 | |(4)总经理室应保存更改记录。 | |●文件的评审 | |每年三季度由总经理室组织，各使用部门参加，对现有体系文件的适用性 | |、协调性进行评审，必要时进行修订。 | |●文件管理 | |(1)文件的贮存，应提供适宜环境和设施，有防火、防虫和防潮措施，以防| |变质和损坏。 | |(2)文件原版一般不外借。需临时借阅时，应办理借阅手续，在指定日期内| |归还。 | |(3)总经理室负责收集国家和行业标准，每年清理一次外来文件，确认其有| |效性，及 时宣贯标准，更换过期标准， | |文 件 名 |必需的六个程序文件 | |电子文件编码 |ZLAL001 |页 码 |26-4 | |收回过期失效文件。 | |(4)各部门应建立收、发文登记本，做好本部门文件的管理。 | |(5)任何人不得在受控文件上涂改，确保文件整洁和清晰。 | |(6)作废留用的文件，应办理手续、标识和单独存放。 | |●非纸张媒体的文件的控制，也参照上述规定执行。 | |●记录按《记录控制程序》执行。 | |5.0支持性文件 | |●《记录控制程序》 | | | |6.0相关记录 | |●《文件发放清单》 | |●《受控文件一览表》 | |●《文件发放登记表》 | |●《作废文件处理申请表》 | |●《文件更改单》 | |文 件 名 |必需的六个程序文件 | |电子文件编码 |ZLAL001 |页 码 |26-5 | |记录控制程序 | | | |1.0目的 | |对记录的标识、贮存、保护和处置进行控制，为证明产品和服务质量符合 | |规定要求及质量管理体系有效运行提供证据，同时也为提供服务的可追溯 | |性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。 | |2.0适用范围 | |本程序适用于服务实现过程和质量管理体系运行中记录的控制。 | |3.0职责 | |●人力资源部负责记录的归口管理，以及内审、培训、纠正、 预防措施等 | |记录的管理。 | |●各部门负责本部门记录的管理。 | |●记录的填写人员对记录的真实、完整、准确和清晰性负责。 | |4.0工作程序 | |●记录的范围 | |文 件 名 |必需的六个程序文件 | |电子文件编码 |ZLAL001 |页 码 |26-6 | |凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与服务质量有关的信息等均属“记| |录”范围。包括 ： | |(1)与质量管理体系有关的记录：管理评审记录、文件控制记录、纠正、预| |防措施记 | |录、基础设施和工作环境记录、产品和过程监视和测量记录以及人力资源 | |、培训记录等。 | |(2)与质量活动有关的记录：与产品(服务)有关的要求的评审记录、供方评| |价记录、 | |产品标识记录、不规范服务、不合格品控制记录、顾客投诉处理记录、纠 | |正和预防措施记录 、质量计划相关记录等。 | |(3)供方记录：产品证明书、检疫化验单等。 | |●记录的编号及表格设计 | |(1)记录的编号按《文件管理规定》，由人力资源部统一管理。 | |(2)表格设计 | |①人力资源部对记录各种表格进行全面策划，统筹安排，组织编制； | |②记录格式由各有关部门设计，报人力资源部审查后试用，在试用中修改完| |善； | |③经试行确认适用后，由人力资源部编制“记录一览表”； | |④行业统一规定的表格，按其规定执行。 | |●记录的填写与要求 | |(1)记录及时、真实、完整、准确；字迹清晰、工整、易辨认；有记录人员| |签名及日期，一般用钢笔或圆珠笔填写。 | |文 件 名 |必需的六个程序文件 | |电子文件编码 |ZLAL001 |页 码 |26-7 | |(2)记录不得随意涂改。当填错需更正时，只允许画改(能看清原文字或数 | |据)。对于 记录的数据更改时，应画改后盖上更改人印章或签名。 | |●记录的管理 | |(1)记录实行分部门的管理办法。各部门指定专人负责收集和保管记录。 | |(2)各部门将收集上来的各种记录分类登记编目、标识整理、装订和保管。| |(3)企业内部人员，为了追溯、验证或制定纠正和预防措施等目的，可查阅| |记录，确 | |需借阅时应履行借阅手续，由保管部门领导批准。当合同有规定时，经主 | |管副总经理批准后 | |允许顾客或其代表查阅、借阅的记录，不得更改、遗失或损坏。 | |(4)归档、贮存、保管和处理 | |①各种归档记录的保存期限见“记录一览表”； | |②记录的贮存地点应确保整洁、干净、防火、防潮、防虫蛀鼠咬，并防止损| |坏丢失 ； | |③质量记录保存期满，由保存部门开列清单，报主管领导批准后销毁，执行| |《文件控制程序》，作好记录，保存销毁清单。 | |●记录可采取各种媒体形式，如文字、照片、胶片、图表、磁带、磁盘等。| |5.0支持性文件 | |无 ...
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