办公总务
办公室布置要点 第一条 各部厂以大办公室集中办公为原则。 第二条 经理室、厂长室设于大办公室的一端，与所属单位以玻璃隔间。 第三条 各部厂所属单位座位应采同一方向，后排为科长或直属股长，中排为股长，前排为一般 职员。 第四条 接洽外客频繁的职员，其座位排在柜台边为原则。 第五条 办公桌以单独排列为原则，如因场地或事实需要，得二桌并排。 第六条 接洽外客以在柜台外长沙发或在经理室、厂长室客厅接洽为原则。 第七条 因工作性质需独立设置的小型办公室，其室内布置比照大办公室布置的原则办理。 第八条 办公室内办公桌椅、保密箱、书橱颜色暂定为灰色，墙壁、天花板颜色暂定为白色，柜 台、窗框及木质隔间暂定为乳黄色。 第九条 各单位钉挂衔牌方式如下： (一)大办公室及独立设置之小型办公室衔牌，钉挂于入口处适当位置。 (二)大办公室内单位衔牌，钉挂于各单位主管座位上方适当位置。 (三)衔牌颜色为绿底白字，其规格宽度为高度的二倍。 第十条 大办公室内如场地允许，可划出一角为更衣室。 第十一条 箱橱顶上及柜台上不得堆置文件。 第十二条 公司及各单位办公室布置图及座位图由总务部庶务科于本要点公布后30天内派员实地绘 制呈报。 第十三条 本要点经总经理核定公布实施。 办公室主任工作责任制度 (一)职务 1.负责督促、检查行政部门对党和国家的方针政策、上级指示和厂长办公会、厂务会决 议及厂长决定的贯彻执行。 2.定期组织收集、分析、综合全厂生产、行政各方面的情况，主动做好典型经验的调查 总结，及时向厂长汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。 3.根据厂长指示，负责组织厂长主持的工作会议，安排做好会务工作。 4.负责起草厂长授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为厂长当好参谋。 5.组织起草厂部文件(对各职能科室以厂部名义起草的文件负责审核)，做好全厂文件的 编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。 6.组织做好厂部印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，及时编写工厂 大事记。 7.会同党办负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。 8.组织做好来客接待和小车的管理工作。 9.指导做好电话话务与机线维修工作。 10.根据厂长方针目标要求，及时编制本室方针目标展开，并组织检查、诊断、落实。 11.负责全厂公办用房的分配调整及办公用品用具标准的制订和管理，并对办公用品、用 具标准化及各科室文明办公进行检查督促。 12.负责完成厂长临时交办的各项任务。 (二)职权 1.有权向全厂各部门索取必要的资料和情况。 2.对厂部会议决议和厂长指示的贯彻执行情况，有权检查督促。 3.有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。 4.有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。 5.有权按厂长的指示、协调各部门之间的工作关系。 6.有权安排调度小车的使用。 7.对各科室以厂部名义起草的文件有审核和校正权。 8.对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。 9.对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。 10.有权根据厂长的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品，用具标准化进行检 查、督促。 (三)职责 1.对得知生产行政工作出现异常情况，未能及时向厂长反映，以致造成重大损失负责。 2.对厂部行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。 3.对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。 4.对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。 5.对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。 6.对所属服务工作质量差造成不良影响负责。 7.对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。 8.对未及时根据工厂方针目标要求，编制好本室方针目标未及时检查、诊断和落实负责 。 9.副主任协助主任工作，并对主任布置的工作负责。 保密制度 □ 总则 第一条 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。 第二条 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人 员知悉的事项。 第三条 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。 第四条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。 第五条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励 。 □ 保密范围和密级确定 第六条 公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项： (一)公司重大决策中的秘密事项。 (二)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。 (三)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。 (四)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 (五)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 (六)公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。 (七)其他经公司确定应当保密的事项。 一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。 第七条 公司秘密的密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三级。 绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密 是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公 司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。 第八条 公司秘级的确定： (一)公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级； (二)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级； (三)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各 类信息为秘书级。 第九条 属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定 保密期限。保密期限届满，自行解密。 □ 保密措施 第十条 属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存 和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传 递的公司秘密由电脑部门负责保密。 第十一条 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施： (一)非经总经理或主管副总公司批准，不得复制和摘抄； (二)收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； (三)在设备完善的保险装置中保存。 第十二条 属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司 指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。 第十三条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。 第十四条 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施： (一)选择具备保密条件的会议场所； (二)根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予 以指定； (三)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。 (四)确定会议内容是否传达及传达范围。 第十五条 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他 方式传递公司秘密。 第十六条 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报 告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。 □ 责任与处罚 第十七条 出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下： (一)泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的； (二)违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内 容的； (三)已泄露公司秘密但采取补救措施的。 第十八条 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。 (一)故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的； (二)违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的； (三)利用职权强制他人违反保密规定的。 □ 附则 第十九条 本制度规定的泄密是指下列行为之一： (一)使公司秘密被不应知悉的； (二)使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。 中小型企业行政事务管理制度 (一)总 则 第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事 效率，特制定本规定。 第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、 库房管理、报刊及邮发管理等。 (二)档案管理 第三条 归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、 人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知 等具有参考价值的文件材料。 第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保 证安全。 第五条 档案的借阅与索取： 1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理 借阅手续，直接提档； 2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续； 3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄 录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准 方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。 第六条 档案的销毁： 1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； 2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案 ，须经公司办公室主任批准后方可销毁。 3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁 。 (三)印鉴管理 第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。 第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定 造成的后果由直接责任人员负责。 第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查 询，存档。 第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须 经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍 信的用途，未使用的必须交回。 第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。 (四)公文打印管理 第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。 第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。 第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。 (五)办公及劳保用品的管理 第十五条 办公用品的购发： 1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办 公室； 2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负 责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签 字领回； 3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可 领用； 4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单， 负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作； 5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理 、开支适当、用品保管好； 6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取 人员签字； 7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章 制度办事，不允许非工作人员进入库房。 第十六条 劳保用品的购发： 劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。 (六)库房管理 第十七条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。 第十八条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否 完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符 时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。 第十九条 物资入库后，应当日填写帐卡。 第二十条 严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。 第二十一条 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。 第二十二条 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。 第二十三条 库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、 防潮。 (七)报刊及邮发管理 第二十四条 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续 。 第二十五条 报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行...
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