东莞喜来登大酒店
东莞喜来登大酒店 采购部管理手册 目录 第一章…………采购管理制度 第二章…………采购部工作流程 第三章…………采购部各岗位职责及分工 第四章…………采购部相关工作表格. 喜来登大酒店采购管理制度 为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作 效率,特制定本采购管理制度: 1. 采购管理部门 酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部 及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作. 2. 采购部工作基本要求 1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意 2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供 货商提供报价单 3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定 4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责 5. 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用 的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务 部及董事会 6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员 变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入 至采购部价格信息库. 7. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房 一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购 8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销 9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜 10. 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及 时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便 利. 3. 采购审批程序 1.申购单审批程序： 使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查 董事同意 采购部询价 财务总监 稽查部 行政办 董事会 申购单返回采购部 2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须 事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方 可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查. 2. 单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序: 采购部寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供货商 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议 财务审批 行政办审批 董事会审批盖章或签字 执行合同或协议 (评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成) 3.赊购(月结)物品采购审批程序 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品 按上述第1、2、3款程序执行. 各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部 、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作，进行价格 及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查 ，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应 商将按此固定价格提供酒店所需的物料. 4. 采购监督 采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门 应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督. 5. 供应商管理 1. 财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对 供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商. 2. 选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供 应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中 购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应 商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采 购极其特殊物资时无购买死角。 3. 采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象. 采购部工作流程 一、各类物品采购工作流程 1. 仓库补仓物品的采购工作流程： 仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线 时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单 ”，且采购申请单内必须注明以下资料: （1）货品名称，规格； （2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。 经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字 确认，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内 容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒 店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施，一般物品 要求之3天内完成。如有特殊情况，要向主管领导汇报。 2. 部门新增物品的采购工作流程： 若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告， 经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意 后，按 “采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出 采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织 实施. 3. 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程： 如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给 财务部及董事会审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一 并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料: （1）货品名称，规格； （2）最近一次订货单价； （3）最近一次订货数量； （4）提供本次订货数量建议。 采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关 审批手续，经董事会批准后，组织采购。 4. 鲜活食品冻品的采购工作流程： 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各 部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交 采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。 5. 燃料的采购工作流程： 采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划 ，填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理，并组织实施。 6. 维修零配件和工程物料的采购工作流程： 工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下 资料: （1）货品名称，规格； （2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。 大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写 采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料: （1）货品名称，规格； （2）库存数量； （3）最近一次订货单价； （4）最近一次订货数量； （5）提供本次订货数量建议。 以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同 意后，按 “采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采 购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施 . 二、采购工作流程中须规范事项: 1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联 交给资产会计，资产会计复核后送董事。 2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部存 档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。 3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。 （1）签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。 （2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。 4、邀请供应商报价。 三、货比三家工作流程： 每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采 购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征 询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是： 1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单， 包括：①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量 标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名 退回。②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把 询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③提出采购部的选择意见和理 由，连同报价单一起送交评定小组审批。 2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报 来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格 低的供应商，报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作 1、采购订单的跟催 当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。 2、采购订单取消 （1）酒店取消订单： 如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购 部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事会作出决定。 （2）供应商取消订单： 如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并 立即通知需求部门。为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济 损失。 3.违反合同： 合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。 4.档案储存： 所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同 采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库. 5.采购交货延迟检讨 凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交 货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。 6.采购物品的维护保养： 如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项.对设备等项 目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同 时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成 不能配套或无法安装的情况。
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