XX邮政局文件控制程序
文件控制程序 一、目的：建立本局有关质量活动的文件控制程序，使所有的文件得以有效控制，确 保质量文件的一致性和适用性。 二、适用范围：适用于文件的编制、审核、批准、识别、分发、保存、修订、维护等 涉及的单位和个人。 三、职责： （一）办公室负责全局文件的控制管理工作；各县（市）局、专业公司、本部各部门 各自负责县（市）局、专业公司和部门内的文件管理工作。 （二）分发给各单位/人员的文件由使用单位/人员依规定进行建档、保存等，实现有 效管理。 （三）任何人皆有权提出文件的修订建议，文件的原编制部门负责文件的修订工作。 四、内容 （一）文件编写 1、各单位应根据质量管理体系有效运行的需要，编写足够数量的质量管理体系文件 ，管理者代表可以视情况分配文件的编写工作。 2、文件编写过程中，如文件的内容涉及到其他相关单位，负责该文件编写的人员应 合理分配各单位职责，并与相关单位的领导协商讨论，取得一致意见。 3、为了使文件使用方便，易于管理和保存，每份质量管理体系文件都必须有对应的 编号，每个编号只对应于一份文件，文件编号方法如下： 文件编号以文件下发时的局字号、部门号/分局号等进行区分； 4、文件的编制年份作为版本号。 5、文件编辑格式。总体上根据《XX市邮政局公文处理实施细则》（泉邮[2000]局字10 6号） （二）文件审批、发布 1、所有质量管理体系文件在“发文稿纸”上会签、批准后，方可发布实施，文件编、 审、批权责按照《XX市邮政局公文处理实施细则》（泉邮[2000]局字106号）执行，各县 （市）局视情况可相应制订文件的审批、分发办法。 2、文件发布：文件经授权人批准签字（章）后，办公室负责局字号及办公室文件的 分发，部门号/分局号文件由各部门/分局分发。 3、文件的分发范围和数量依规定发放；各单位收到文件后，视需要可转发；文件的 分发情况在“发文登记表”中记录，接收文件的人应在“收文登记表”上记录，以示承认收 到该文件；实行办公自动化的单位亦可将收发文情况在电脑中录入并保存。 4、各专业公司或本部各部门所制订的部门内部使用的规章制度，应由部门领导审批 后，由部门文件管理人员负责分发，分发情况在“发文登记表”中记录。 5、网络系统中的文件和资料应打印成书面的样稿，按照上述要求由领导审批后，方 可贮存在电脑中或发放相关部门和/客户。文件和资料的更改按照本程序第（五）条款 要求执行。 （三）文件的保存和维护 1、文件的分发单位负责保存文件的原稿，文件持有人应确保文件的妥善管理和保存 。 2、文件的接受者收到文件后，应确认文件的有效性，进行归档，便于识别和检索。 3、文件的持有人和调阅者应保持文件的整洁、清晰，非经允许不得拆卸、复印。 4、文件应妥善保管，对机密性的文件应限制阅读范围。 （四）外来文件管理： 1、外来的文件包括：指导工作用的国际/国家标准、设备使用说明书、上级下发的文 件、相关的法规等。 2、外来文件按照《XX市邮政局公文处理实施细则》（泉邮[2000]局字106号）进行控制 。 （五）文件的修订： 1、文件的执行者在执行过程中，发现文件的规定与现状不符或已影响质量管理体系 有效运行时，应填写“文件修订审批表”（泉邮办- 07），对文件提出修订的意见。所有的文件在未经过评审、再次得到批准之前，不得随 意更改。 2、文件的修订原则上需经文件的原编制、审核、批准的相同的单位或个人修订、审 核、批准；如其他人审批时，此人应获得原审批所依据的有关背景资料。 3、文件修订后应重新进行文件的分发（发文号改变），发文部门应确保原有的文件 持有人都得到文件的最新版本。 4、文件修订后，新文件重新分发情况在“发文登记表”上登记；各单位每半年对本单 位发放的文件在“文件目录一览表”中汇总，对作废文件作出说明。 5、表格格式作为文件的附件一般应附在文件的后面，以便执行，表单需修订时，应 填写“文件修订审批表”，经过单位主管批准，同时通知各使用单位进行更换。 6、为确保使用文件的有效版本，各收文单位在收到修订后的文件后，应将作废文件 办理归档。 7、为防止非法修改，文件为不可擦拭的版本，不可使用铅笔编写。 8、办公室有权对文件接收的文件保存情况进行监督。发现不符时，应将不符情况通 知相关人员，并有权要求其采取纠正措施。 五、应用表单 （一）发文登记表：按各单位原有的表单继续使用 （二）收文登记表：按各单位原有的表单继续使用 （三）文件修订审批表 文件资料修订审批表 年 月 日 NO： |文件名称 |　 |文件编号 |　 | |申请部门 |　 |申请者 |　 | |修订原因： | |改 前 内 容 |改 后 内 容 | |　 |　 | |原制订部门/人员意见： | | 编制： 审核： 批准 | |： | |　 | 设备管理程序 一、目的：对设备进行管理，以经济的费用取得最佳的效果，并能保持其运转能力与 性能，达到预期的目的。 二、适用范围：适用于为满足邮政服务需要的所有设备的管理。 三、职责： （一）市局建设维护部负责邮政计算机网络及设备维护的监督、检查及考核等管理工 作；各县（市）局指定相应的设备管理部门负责本单位邮政设备管理工作。 （二）各单位操作人员对设备进行日常维护保养并做好清洁工作，严格按照规程使用 设备，并协助设备维修人员执行周期检修计划和故障修理。设备维护人员应正确维修、 维护邮政设备，定期进行检修，及时将重大设备故障情况报告设备管理部门。 （三）各县（市）局、分局各自保存设备管理相关的资料和记录。 四、设备管理程序： （一）设备的申购、安装、验收 1、设备的申购 市局本部各单位视需要且已列入计划的设备，经局领导批准后，由计划财务部采购； 对于未列入计划的设备，在购买时应填写“零星购置资产申请表”，经局领导批准后，再 由计划财务部采购。建设维护部应协同采购员做好选择供应商和设备选型工作。各县（ 市）局可参照执行。 2、设备的安装验收： （1）设备购入后，使用单位和供应部门应会同供货单位进行开箱验收，验收不合格 应及时与供应商联系退货或其他事宜；开箱验收合格后，由设备使用单位按设备使用说 明书要求安装，进行试车验收。 （2）设备开箱、试车验收情况记录在“设备验收单”中，设备使用说明书由使用单位 保存。 （二）设备的管理 1、本局设备采取分级管理方式，建设维护部负责邮政计算机网络及设备维护的监督 、检查及考核等管理工作；各县（市）局、邮政设备的实际使用部门应指定专门的设备 管理员负责本单位（部门）邮政设备的管理，设备管理员应按照计财部门规定，对所管 理的全部设备建立“设备台账”。 2、建设维护部负责编制《设备维护考核办法》，并对本部邮政设备维护管理情况进行 考核检查，各单位、部门应严格遵守执行。各县（市）局根据自身情况制订本单位设备 维护管理考核的有关规定并认真执行。 3、所有设备管理涉及的记录由各单位负责归档。 （三）设备的保养检修 1、设备日常保养：设备操作人员应按照各类设备安全操作规程正确的使用设备，操 作过程中随时注意有无异音、各种仪表和安全装置的灵敏可靠性等，对一般简单的能立 即排除的故障自行处理，主要设备由操作人员进行日常的点检和维护保养。 2、设备故障检修：操作人员在作业过程中发现设备故障无法自行处理时，应及时通 知维修人员修理；当遇到较大故障，维修人员无法处理时，应报告单位领导，以便组织 人员和资源抢修。检修情况记录在“设备维护记录表”中。 3、必要时，应使用明显的标记指示设备处于被修理状态，以防意外。 （四）设备的报废： 设备的报废应按照固定资产管理办法处理。 五、应用表单 1、零星购置资产申请表 2、设备维护记录表 3、设备固资台帐 （以计财部固定资产卡片为准） 4、设备验收单 采购控制程序 一、目的：各单位在本程序的原则下，可制订具体的采购控制办法，确保采购物品符 合要求，厉行节约。 二、责任范围：采购工作由各局的计划财务部归口管理。 1、全市范围的统一采购工作由市局计财部负责： （1）全市通信建设主要设备及配套和生产、经营所需用品等，如计算机、发电机组 、空调、传真机、复印机、打印机、柜员机、点钞机大型捆扎机等的采购供应； （2）全市邮政车辆（包括邮运车辆、揽收投递车辆）等的采购供应； （3）全市邮政机械设备、计算机及配套等维修零配件的采购供应。 2、本部与各县（市）局 （1）负责向省局选型定点的厂家及单位组织邮政设备、邮政专用自行车、邮专用品 、邮政单册的采购供应； （2）负责局内办公用品、文具、卫生洁具、小五金水电等零星低值消耗品的采购供 应； （3）负责生产人员劳保用品的采购供应。 三、供应商评估、选择规定 （一）各采购单位（县市局以上）负责对提供物品和服务供应商的评估工作。 （二）采购员应随时了解市场信息及动态，针对需购物资或服务，同时与多家供应商 接洽，获取供应商质量、服务等相关情况和资料；挑选供应商时优先考虑以下因素： 1、省局指定的供应商可直接认可为合格供应商； 2、本局质量管理体系建立前已长期合作的、质量稳定的供应商； 3、供应商在提供类似的物品或服务方面有1年以上经验； 4、供应商的产品或质量管理体系通过权威机构的认证。 5、国家认可的各级计量机构。 （三）根据（附表一），物品的采购和服务的提供必须由专门部分统一采购、统一调 配； （四）除省局已指定的供应商外，其他用供应商都必须经过调查予以认定，步骤是： 1、要求供应商按“供应商调查表”内容，提供相关的供应商基本情况。 （1）法定企业名称和地址； （2）法人代表和银行信用； （3）供应商的资历； （4）供应商的资源和设施； （5）现有的质量管理体系和获认证的标志产品。 2、根据“供应商调查表”以及供应商提供的资料，由相关单位对供应商进行评估，将 评估意见记录于“供应商调查表”。 3、由单位领导综合评价，结论记录于“供应商调查表”。 （五）评估后符合要求的供应商方可向其采购。 三、物资采购程序 1、邮政设备采购过程根据生产发展情况，年终或年中由各生产部门报建设维护部， 由建设维护部平衡汇总、调查审核、确定数量型号报送计财部纳入年度计划，计划经批 准后在实施时统一由计财供应采购或委托采购。采购商由省局指定或自行选定。除小金 额外，采购时都需签定合同，合同详细注明品名、规格、质量要求、数量、时间、售后 服务等，而且合同需经相关部门及各级领导会签，合同会签完毕后方可实施采购。 2、单册或业务用品文具采购，每季度末由各科室根据实际情况把下季度所需的数量 报给计财供应后，供应进行汇总平衡，参考库存量，按日消耗量采购。单册或邮政业务 用品采取“定量供应，实消补差”的方式向省局申购。部份零星用品可在当地就近印制或 采购。 3、微机及耗材、网络设备、终端、水电料在同等条件下可委托三产公司采购，采购 时都有需与主业签订合同或委托书方可采购。 4、零星固资及零星低值品的购置，则由需求科室（班组）提出填写零星固资申请表 或低值品申请表，由申请人填写理由及签名，经所在科室领导签字后，送相关职能部门 审核（属生产用品送建设维护部审核，属办公用品送办公室审核），并经局领导审批， 然后送计财部由供应采购。 以上办法各县（市）局可参照执行，或视具体情况不同修订执行。 （三）物资采购的原则： 1、物资采购一律凭经过批准的采购清单和工程设计要求，经供应部门认可后方可进 行采购，未按清单和设计采购的，归口审批部门不予签证审批，财务部门不予报销，发 生的一切费用由相关人员承担。 2、物资采购工作采取归口管理、分工负责、集中采购的原则，需采购的设备和器材 由建设维护部负责提供选型和质量要求等资料，供应部门负责采购订货，使用部门负责 将使用的质量情况及时反馈给建设维护部门和供应部门。 3、物资采购严格按省局有关规定执行，订货坚持就地就近、货比三家择优选购、经 济合理的原则，把住质量关和价格关。 4、物资采购时必须按“经济合同法”有关条款签订采购合同，明确责任，并坚持双人 进行，原则...
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