X2文件、资料管理
|福州普惠物业管理有限|第二章 ★文件、资料管理制度 |编号：Q/PH—WD01—02 | |公司 | | | |行政管理作业指导书 | | | | |A版0次修改 2003年1月1日生 |第1页 共4页 | | |效 | | 1 目的 规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外 来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。 2. 适用范围 适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。 3. 职责 3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。 3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。 3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。 3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。 4. 相关文件 《文件控制程序》 Q/PH—QP—4.2.3 《质量记录控制程序》 Q/PH—QP—4.2.4 5. 工作程序和管理办法 5.1 文件的产生 5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。 5.1.2总经理助理对文件进行审核。 5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。 5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR—WD01—02—01）。 5.2文件、资料的类别 5.2.1 受控文件 a) 内业资料； b）图纸资料； c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件； d) 在质量体系中引用的法律、法规和外来文件； e) 与服务过程有关的合同协议； f) 业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制 ，具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH—QP—7.5.4）。 管理与控制具体执行[文件控制程序]（ Q/PH—QP—4.2.3）。 5.2.2非受控文件 与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分 类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为： a) 内行文、外行文: 1 |福州普惠物业管理有限|第二章 ★文件、资料管理制度 |编号：Q/PH—WD01—02 | |公司 | | | |行政管理作业指导书 | | | | |A版0次修改 2003年1月1日生 |第2页 共4页 | | |效 | | b) 未被质量体系引用的外来文件: 2 c) 与服务过程无关的合同协议: 3 d) 未被质量体系引用的法律法规: 4 e) 行业标准性文件: 5 f) 照片、录像带:6 g) 电脑贮存:7 5.3文件、资料目录的索引号 X—X.X—XX 文件盒编号 同号柜序列号 文件柜编号 文件类别编码 5.4文件、资料归档与管理 5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管 理。 5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属 保密性文件。 5.4.3 办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需 存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录]（QR—WD01—02—02），注 明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文 件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的 保管。 5.5 文件、资料的发放 5.5.1 文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表]（QR—WD 01—02—03），注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上 签领，以便对发放的文件进行统计和 检查。 5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作 好文件的补救工作。 5.6 文件资料的调用、借阅与归还 5.6.1 借阅者应在[文件、资料借阅登记表]（QR—WD01—02—04）上详细注明文件、资料的编 号和图号，并按时归还和办理归还手续 5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。 5.6.3 借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料 受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明， 因人为因素造成的应追究当事人的责任。 6. 4机密性文件的调用与借阅规定 |福州普惠物业管理有限|第二章 ★文件、资料管理制度 |编号：Q/PH—WD01—02 | |公司 | | | |行政管理作业指导书 | | | | |A版0次修改 2003年1月1日生 |第3页 共4页 | | |效 | | a) A级机密文件资料：公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公 司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。 b) B级机密文件资料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文 件等的调用与借阅需经办公室主任批准。 c) C级机密文件资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有 关部门负责人批准并向办公室联系办理。 d) 行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。 e) 业主（用户）因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文 件。 f) 外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院 等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来 访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。 g) 以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。 5.7 文件的复制、破损和丢失 5.7.1 未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主 任批准，并在[文件复印登记表]（QR—WD01—02—05）上填写复印文件的名称，复印数 量，并签名。 5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文件补发 申请表]（QR—WD01—02—06），由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收 回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。 5.8 文件、资料的更新 文件增加条款和更新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。 5.9 文件的作废与销毁 5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或 销毁处理。 5.9.2 在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报， 经总经理审批后，给予作废处理。 5.9.3 作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人 实施，一人监督。 5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表]（QR—WD01—02—07）上 注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明， 防止误用。 6. 使用的记录表格 |序号 |名称 |编号 |存放地点 |存放时间 | |1 |[印制文件登记表] |QR—WD01—02—01 |办公室 |一年 | |2 |[存档备案资料目录] |QR—WD01—02—02 |办公室 |长期 | |3 |[文件分发登记表] |QR—WD01—02—03 |办公室 |一年 | |4 |[文件、资料借阅登记表|QR—WD01—02—04 |办公室 |一年 | | |] | | | | |5 |[文件复印登记表] |QR—WD01—02—05 |办公室 |一年 | |6 |[文件补发申请表] |QR—WD01—02—06 |办公室 |一年 | |7 |[作废、销毁文件登记表|QR—WD01—02—07 |办公室 |一年 | | |] | | | | 起草人：任晓惠 审核人：赵罗生 审批人：高超 日 期：2002.8. 18 日 期：2002.8.20 日 期：2002.8.22 ★文件、资料借阅（调用）登记表 QR—WD01—02—04 NO |序号 |被借阅（调|编号 |借阅人 |借阅时间 |归还时间 | | |用）的文件|（图号） | | | | | |、资料名称| | | | | |补发原因 | |文件资料名称 | | |编 号 | |页 数 | |原文分发号 | | |分发人 | |审核人 | |审批人 | | ★ 文件补发申请表 QR—WD01—02—06 NO. |申请日期 | |申请部门 | |申请人 | | |补发原因 | |文件资料名称 | | |编 号 | |页 数 | | 原文件 | | | | | | |分发号 | | |分发人 | |审核人 | |审批人 | | ★文件分发登记表 QR—WD01—02—03 NO |分发号|分发日期 |文件、资料名称 |编号（图号） |分发数量*|分发范围 |领用人签名| | | | | |（张） | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ★ 文件复印登记表 QR—WD01—02—05 ...
X2文件、资料管理