QP-MA05外来文件控制(doc)
| |广东省外贸开发公司 |编号: |QP/MA05 | | |程 序 文 件 | | | | | |版号: |A | | 标题: 外来文件控制程序 |页码: |1/3 | | | |1.0目的 | |通过对外来文件的收集、标识、发放、保管、回收、处理等环节加以控制，防止外| |来文件的丢失。 | |2.0 适用范围 | |本程序适用于下列外来文件的控制。 | |顾客提供的技术质量文件。 | |外来标准和规范（含各级政府文件、法律、法规）等。 | |3.0 职责 | |3.1 有关部门：负责收集外来文件。 | |3.2 办公室：负责外来文件中B类文件的控制与管理。 | |3.3 总经理室成员、管理者代表及办公室总经理、副总经理：负责外来文件中B类 | |文件的批准引用。 | |4.0 工作程序 | |4.1 | |有关部门：接收和收集外来文件，对A类文件，由有关部门填写《外来文件登记表》 | |；对B类文件，送办公室由办公室文控员填写《外来文件登记表》。 | |4.2 标识及编号 | |登记后的B类外来文件，由办公室加盖蓝色“广东省外贸开发公司收文”印章。A类文| |件则由各有关部门按需要设定。A类文件由有关部门根据需要确定是否编号。B类文| |件按下面规则编号。 | | | |编号: |QP/MA05 | | |程 序 文 件 | | | | | |版号: |A | | 标题: 外来文件控制程序 |页码: |2/3 | | 编号规则： | |WS-2000-0X/A | |版本号 | |序号 | |S-2000年 | |外来文件 | |4.3 批准引用 | |接收到的B类外来文件由办公室文档管理人员填写《文件呈批传阅签》，并由办公室 | |总经理或副总经理审定后并决定是否引用，必要时应由管理者代表或其它总经理室| |成员决定是否批准引用。接收到的A类文件则由各有关部门按需要处理。 | |4.3 发放 | |经批准引用的B类外来文件由办公室发放或复印发放至相关部门，所发的外来文件 | |需加盖红色外来文件“受控”印章，发放时需填写《文件发放登记表》，文件持有人在| |《文件发放登记表》中签字并注明日期，其它外来文件，一般不作发放，需要时，填| |写《文件借阅记录表》，并保证在借阅期限内归还。A类文件一般不发放，由各有关 | |部门相关人员保存。 | |4.4 保管 | |办公室负责保管外来文件的原件（原则上原件不作发放）。 | |4.5 更改回收处理 | | | | | |编号: |QP/MA05 | | |程 序 文 件 | | | | | |版号: |A | | 标题: 外来文件控制程序 |页码: |3/3 | | | |4.5.1电子文档管理：参见QP/MA04之4.6。 | |4.6.1 各部门应不定期地向当地的相关部门了解外来B类文件的更改情况，若有更 | |改由各部门负责收集，并执行4.1-4.3，同时收回原文件作废，并予以销毁。 | |4.6.1顾客业务结束后，由各有关部门分类保管好顾客提出的技术质量文件；若顾 | |客提供的技术质量文件需要更改时，由各有关部门对作废文件加盖“作废”章，当顾| |客作出修改时，对应的文件版本作相应修改。 | |4.7 本程序的相关记录由办公室保存。 | |5.0 相关文件及记录 | |QR-21-01/A 文件发放登记表 | |QR-21-02/A 收文登记册 | |QR-21-03/A 文件借阅登记表 | |QR-21-06/A 文件呈批传阅签 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
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