ECM集团会议应用解决方案(doc)
ECM高效沟通管理 大型会议应用解决方案 2003年2月 北京炎黄新星网络科技有限公司 目 录 1 炎黄新星简介 1 2 高效沟通管理系统简介 1 2.1 ECM为客户带来的利益 1 2.1.1 高效沟通节省运营成本 1 2.1.2 加强内部上传下达、提高管理政策执行力度 2 2.1.3 加强平级沟通、提升部门协作效率 2 2.1.4 提供企业管理的有效依据 2 2.2 ECM主要功能 2 2.3 主要应用领域 3 2.4 主要客户及应用简介 4 2.5 ECM主要特点 5 2.5.1 高效的多渠道群发通讯工具 5 2.5.2 确保目标实现的管理工具 5 2.5.3 软硬件一体化，安装使用简单方便 5 2.5.4 领先的融合通讯技术、语音合成技术 6 2.5.5 ECM与CRM、ERP、OA的关系 6 3 大型会议应用 6 3.1 会前计划 7 3.1.1 会议联系人导入 7 3.1.2 会议计划批量发放 7 3.2 会议召集 8 3.2.1 会议报名通知 8 3.2.2 会议报名 8 3.2.3 会议报名情况收集 8 3.2.4 会议报名催办 8 3.3 会前提醒 9 3.4 会议资料发放 9 3.5 会议服务安排 9 3.5.1 登记合作服务单位 9 3.5.2 合作服务单位通知 10 3.5.3 登记会议参与人房间分机号 10 3.5.4 会议参与人服务（如订票服务等） 10 3.6 会议组织 10 3.6.1 会议帮助 10 3.6.2 紧急联络 11 3.6.3 会议通知 11 3.6.4 会议变更 11 3.7 会议互动活动 11 3.7.1 会议投票 11 3.7.2 会议竟猜小游戏 11 3.7.3 抽奖活动 11 3.7.4 人文关怀 12 4 成功案例 12 4.1 国家开发银行应用案例 12 4.2 中国旅游饭店业协会 会议应用案例 15 炎黄新星简介 北京炎黄新星网络科技有限公司是一家面向智能化通信业务的综合技术服务提供商及 相关软件产品的领先供应商。作为智能通信综合业务的设计师和建筑师，我们一直致力 于以智能化通信产品开发、通信业务综合服务为核心的新技术、新产品的研发，投入了 巨大的人力和资金，迄今为止拥有：炎黄新星独家最新提出的高效沟通管理（ECM）、第 三代统一消息、电信运营商级的电子邮件系统，以及国际领先的、拥有自主知识产权的 语音技术等一系列有核心竞争力的产品。 炎黄新星一直致力于在信息通信技术领域提供创新产品和解决方案，促进智能化通信 业务发展。短短的三年时间我们拥有了众多精诚合作的合作伙伴：中国电信、中国移动 通信、中国联通等国家级电信企业和国内外著名的IT企业，如：IBM、HP、清华同方、方 正科技、清华紫光等。 作为新一代高新技术企业，炎黄新星愿意运用公司丰富的技术资源，强大的研发实力 ，将技术成果带入您的企业，以最先进的技术、最优质的服务，为大中型企业的信息化 建设及电子政务做出自己的贡献。 高效沟通管理系统简介 高效沟通管理（Effective Communication Management，缩写ECM）是基于管理学的理论，为企业提供强有力的通讯工具和管理工具 。它强调以现有的一切通讯手段作为基础，包括WEB、电话、电子邮件、短信、传真、即 时通信等，结合多种管理手段，包括事务提醒、自动催办、确认回复、团队协作、监督 和报警等，实现沟通的高效和管理。 1 ECM为客户带来的利益 1 高效沟通节省运营成本 在企业里，员工和中级主管花在沟通上的时间大约占其工作时间的40%- 50%，而对于高层主管，这个比率会更高。在使用ECM之后，员工用于沟通的时间将会大 大减少，人员工作效率得到了提高，人力资源成本因此而节省。以每人每天节省半个小 时计算，一个公司每年节省的时间也是非常可观的。 ECM整合了多种通讯手段，员工可以用最合理的方式进行沟通，从而节省内部的通讯 成本，对于跨地域的集团公司来说，更能节省大量的长途电话费用。 例如：国家开发银行总行及28个分行在使用ECM后，长途费用降低了50%，具体分析请 查看 附件：成功案例。 2 加强内部上传下达、提高管理政策执行力度 ECM是一个可靠的多渠道通讯工具，它可以利用各种通讯手段快速的传递信息，并运 用事务提醒、自动催办、确认回复、事务监督报警等管理手段，不但保证信息的准确到 达，而且使企业各项事务具备可管理、可监督性。 ECM还有一个重要作用，即将平时的“非正式沟通”行为转变为企业内部的“正式沟通” 、“团队沟通”行为，使团队沟通信息在企业内部快速、高效、有序的流转。 3 加强平级沟通、提升部门协作效率 ECM可灵活定义部门之间的协作过程。将各部门之间的沟通过程和事务办理情况进行 明确记录和跟踪，消除灰色地带，并可以跨部门监督和报警，保证部门协作时各个环节 的紧密有序，责任明确。 4 提供企业管理的有效依据 ECM将企业内部的各个环节进行有效关联，并采用自动事务记录机制，记录所有团队 沟通信息，这将成为企业进行管理过程改进、组织结构安排、人员责任分明的重要依据 ，为企业管理者提供帮助。 2 ECM主要功能 多渠道消息群发 ECM具备以下通讯方式： WEB 电子邮件 固定/移动电话语音 手机短信 传真 即时通信 ECM可以同时向多人发送消息，不但可用于企业内部，也可用于企业和投资人、合作 伙伴、客户之间。 多种方式回复确认 ECM为每一次沟通都加上回复确认机制，变单向沟通为双向沟通，一项事务只有在得 到对方的回复后才确认结束，如“会议通知是否收到？”“事情是否完成？”，回复的方式 也可以多种多样，如短信回复、IVR语音电话回复等。 事务沟通管理 用户可灵活使用ECM中的多种管理手段，包括： 事务提醒 事务通知 自动催办 领导监督 系统自动报警等 应用自动催办功能，ECM系统可代替负责人督促执行者尽快完成工作，领导可以随时 监督事务处理状态，独特的报警机制避免事情延误。这些管理手段和多样化的通讯方式 相结合，确保每件事务的沟通目标实现。 团队协同工作 对于需要多人参与的事务，用户可以灵活定义沟通过程，ECM系统自动对沟通过程进 行记录和跟踪，对每个执行者的工作内容和进度进行管理，保证各个协作环节紧密有序 ，责任明确。 沟通灵活转移 ECM可完全配合用户的使用习惯，或者特别情况下的需要（如出差，调动等），将沟 通信息转移到指定的通讯方式上。用户可根据具体需要，将某些事务转移给其他责任人 进行处理。 查询统计 ECM能清楚记录系统中的各种信息，提供给用户和管理员进行事务、信息发送的统计 和查询，方便管理者了解企业的工作效率。 3 主要应用领域 ECM能够满足企事业单位的各种通讯及管理需要，具有众多的应用领域。 政府办公：可用于政府机关内部、政府与政府之间、政府与管辖企业之间的沟通，主 要用于提高政府机关办事效率，对紧急事务的反应速度，解决大批量政务沟通的问题。 企业日常管理：主要用于企业内部沟通管理，包括日常事务提醒、通知发放、事务督 办等。 市场营销：主要用于企业营销，包括信息发布、开展促销活动、客户关怀、客户调查 分析等。 销售管理：流动销售管理、分区域渠道管理。 客户服务：主要用于企业售后服务，包括售后快速响应、服务状态反馈、服务统计、 收缴欠款等。 物流管理：销售订单、库存控制报警、采购管理 4 主要客户及应用简介 |客户名称 |基本应用 | |国家开发银行总行 |1、总行与分行之间日常管理，包括日程通知、会议管理| |及全国28家分行 |、工作通知反馈； | | |2、重要客户帐户情况、贷款情况、交易情况的语音通知| | |、语音电话查询 | |中国电信数据 |内部管理； | |通信局 |与下级电信部门协作办公 | |长春市政府 |长春市政府内部管理； | | |应急指挥系统 | |国家安全生产 |1、内部管理； | |监督管理局 |2、应急指挥系统 | |中国旅游饭店 |会议报名管理； | |行业协会 |会议组织：包括通知、提醒、反馈； | | |会议互动活动组织 | |同方计算机本部 |1、企业内部管理； | | |2、会议管理； | | |3、计算机渠道管理 | 5 ECM主要特点 1 高效的多渠道群发通讯工具 ECM可以独立作为一个传递信息的手段，实现多渠道立体化传递信息，保证用户在开 会、出差、特殊办公环境等情况下，仍然能够有效的接收信息。同时，它所特有的大批 量群发功能，为企业大批量发送短信、电子邮件、传真提供了便利。 2 确保目标实现的管理工具 ECM是一个管理工具，它可以记录下来沟通的全过程，以便于进行查询和审核。同时 ，用户可以预先设定大量的策略，包括沟通对象、通讯方式、事务内容、处理要求、催 办条件、监控方式等，各种策略会在条件满足的情况下自动执行，确保沟通目标的实现 。 3 软硬件一体化，安装使用简单方便 ECM是一个软硬件一体化的设备，真正实现了即插即用，安装时仅需分别同电源、电 话线及公司网络连接，并进行基本配置后即可投入使用。ECM的使用用户，可以根据自己 的使用习惯设定喜欢的通讯方式，无须增加额外设备，不给使用者添加负担。 以下是ECM产品系列： |ECM1000系列 |经济实惠，以最小的投 |[pic] | | |资全面提升小型企业内 | | | |部沟通效率 | | |ECM2000系列 |并发量高、扩展性好， |[pic] | | |适合中型企业使用 | | |ECM3000系列 |高稳定性、高可靠性、 |[pic] | | |高并发量，适合于大型 | | | |企业或电信运营商使用 | | | |，可对外提供ASP服务 | | 4 领先的融合通讯技术、语音合成技术 ECM采用先进的融合通讯技术，将多种通讯手段进行集成，满足用户进行多渠道沟通 的需要。同时采用炎黄新星自主知识产权的语音合成技术，能够自如的将文字信息转换 为语音信息，使用户通过电话就能收听到各种沟通信息。 5 ECM与CRM、ERP、OA的关系 ECM除独立使用外，还可以与ERP、CRM、OA等信息化系统实现有效结合，起到兼容、 强化执行和补充的作用。 例如，企业原来已经有CRM系统，但在售后服务的过程中，经常出现找不到责任人、 故障排除不及时或相互之间推委责任的现象，与ECM对接之后，可以帮助CRM解决通知、 催办、监控、报警等沟通问题，加强系统的执行力度，使系统运行更顺畅。 又如，企业已有ERP系统，在缺货时可以用ECM及时通知提醒仓库人员及供货商补货， 而应收款到期仍未收到款时，可以用ECM催促应付款的公司付款。 ECM对OA的补充更为明显，例如内部周报、月报、各种工作的提醒、催办、通知、都 能大大加强公司内部管理的执行力度。 大型会议应用 由于ECM系统具备多渠道（Email、短信、语音呼出、传真）、双向的通讯方式，可以 实现快速、准确、有效的沟通，因此在大型会议的召集、安排、组织上，有着广泛的应 用。它的主要应用目的是实现分处在不同地域的群体间的会议召集，以及会议期间的信 息交流、信息共享，提供一种高效协同工作的手段。 ECM大型会议解决方案充分运用Intranet/Internet网络资源、电信语音及传真网络资 源、移动网络资源等先进的信息交流技术，在大型会议的召开中完全实现电子化的会议 召集、会议召开、会中管理、会议互动以及会议语音、传真文件、电子文件的发放等功 能。 [pic] ECM大型会议解决方案，解决了大型会议中，因为人数众多，通知不便，反馈延误、 互动性差而造成的会议组织困难、拖延时间长、服务不当的问题，同时为会议举办方节 省了大量的人力、物力，是组织大型会议的理想帮手！ 以下根据大型会议的举办要求，从会议组织过程的各个方面论述ECM的应用。 1 会前计划 [pic] 在举办大型会议之前，要事先进行拟订会议计划，整理会议联系人（与会议参与人不 一定相同），发送会议计划等工作。 1 会议联系人导入 大型会议中，...
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