30信件收发管理(doc)
公 司 程 序 文 件 版 号: A 修改号: 0 EJ -QP4.15 信件收发管理 页 码: 1/2 1. 目的: 为了及时、准确地把住户的信件、报刊送到住户手中，特制定本程序。 2.适用范围: 适用于本小区住户来往的信件传递和代住户订阅报刊服务。 3.引用文件: 3.1 质量手册第4.9、4.13章 3.2 ISO9002标准第4.9、4.13章 4. 职责： 收发员负责每日信件、报刊的收发，确保不丢失。 5. 工作程序 5.1邮递员送来的信件,要检查有无开封信件,如有开封信件,由收发员填写《报刊、信件缺 损登记表》,让邮递员签字证明。 5. 2送到的报刊要检查有无损坏,如有缺损,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》让邮递 员签字证明。事后打电话告之邮局报刊缺损情况,请求补给。 5.3快件、专递件及重要的邮件要填写《住户信件、报刊发放登记表》亲自送到住户手中, 由住户签收。 5. 4普通信件、报刊分发后将信件、报刊放入报刊存放柜中或根据住户要求送到其楼门信 箱。 5.4.1未订报纸住户的信件,工作人员负责通知住户领取。 5.4.2如遇地址不详、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收发员应及时送到 经营管理部,由物业管理员确认后再传递;若物业管理员也无法确认,应及时转交经营管理 部主任确认后传送给住户。 5.4.3若属地址错写非本小区住户的信件,经营管理部主任确认后,收发员应及时退还邮局 。 公 司 程 序 文 件 版 号: A 修改号: 0 EJ -QP4.15 信件收发管理 页 码: 2/2 5.4.4若住户的信件、报刊一日内无人来取,收发员应及时与住户取得联系,让住户或其联 络人知晓;二日内必须取走。 5.4.5若住户出差,已与收发员打招呼,住户的信件、报刊收发员应妥善收存,待住户回来 后,一并交于住户。 5.5报刊、信件发放过程中,发生丢失情况时,收发员应主动向收件人赔礼道歉,积极寻找 ,由于失职造成的经济损失,由副总经理决定赔偿事宜。 5.6住户订阅报刊时,由住户填写《代住户订阅单》,并交纳费用,收 发员将第二联交给住户,收发员及时到邮局为住户订阅。 5. 7收发员订阅报刊后,要及时填写《代住户订阅登记表》对邮局开回的票据、找钱,必须由 住户在《代住户订阅单》存根上签收。 5. 8在收发服务过程中执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。 5. 支持性文件与质量记录: 6.1《代住户订阅登记表》 EJ-QR-QP4.15-01 6.2《代住户订阅单》二联 EJ-QR-QP4.15-02 6.3《住户信件、报刊发放登记表》 EJ-QR-QP4.15-03 6.4《报刊信件缺损登记表》 EJ-QR-QP4.15-04 6.5《物业管理服务规范用语》 EJ-WI-QP8.1-02 6.6《物业管理服务规范行为》 EJ-WI-QP8.1-01
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