2??控制程序(doc)
记录控制程序 1.0目的 建立本程序以控制记录的标识，收集，编目，查阅，贮存，保管和处理，有效保证足够 的记录，为管理体系运行提供证据。 2.0适用范围： 适用于本公司各部门所有与质量及环境管理体系有关的记录的控制。 3.0定义： 记录:阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 4.0职责： 4.1办公室负责确保本程序完整，正确，持续地运行。 4.2各部门负责将有关记录进行收集、编目、查阅、归档、贮存、保管的处理。 5.0程序： 5.1记录的界定 5.1.1记录包括质量体系运行记录和环境体系运行记录。 5.1.2质量/环境体系运行记录主要包括以下几类: a.产品的检验和化验报告； b.不合格的产品及废弃物的处理记录; c.内部审核报告和管理评审报告; d.供应商的批准记录以及评定其表现的记录; e.过程控制和纠正预防措施记录; f.试验设备和仪器的校准记录; g.人员的培训和资格记录; h.产品及顾客要求的评审资料; i.环境因素识别评价记录等。 5.2《记录清单》的拟制 办公室负责编制《记录清单》，《记录清单》应包括所有的记录，并根据实际需要和记录的 类别确定记录的保存期限。 5.3记录的标识 记录应有记录名称、编号、日期、填写人、审核人等资料标识。 5.4记录的填写 5.4.1记录不能用铅笔填写。 5.4.2记录的填写必须字体端正,清楚易辩认。 5.4.3记录若因书写错误需要修改时,不能使用涂改液,而应将错误部分划去,在其旁边加 上正确内容并签名确认。 5.5记录的收集 5.5.1各部门按《记录清单》进行记录的收集。 5.6记录的编目和归档 5.6.1盛放记录的场所须标明所存的记录类别和范围。 5.6.2记录应分类以其顺序编号或日期先后依次归档。 5.7记录的查阅 5.7.1查阅记录应先征求相关部门的同意。 5.7.2当合同或法律法规要求时,在商定期内记录可提供给客户或其代表或其他相关机构 评估时查阅。 5.7.3查阅人应保护好记录,不得作任何标记,不得损坏记录。 5.7.4查阅后应交还原部门检查归档。 5.8记录的贮存和保管 5.8.1记录应存放于安全适宜的环境,以防止损坏,变质和丢失。 5.8.2记录如有损坏、变质、丢失、应向其他拥有的部门索取复印。 5.9记录的处理 当记录已过规定的保存期限时,经部门负责人或管理者代表或总经理同意后可进行销毁。 6.0支持性文件 《文件控制程序》 7.0记录 7.1《记录清单》
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