1文件控制程序(doc)
文件控制程序 1.0目的: 本程序确定了本公司文件管理系统，以保证本公司文件与资料按程序制作、分发、回收 、更改，使管理体系得以有效运行。 2.0适用范围: 适用于本公司ISO9001:2000/ISO14001:1996质量及环境管理体系有关的文件和资料的控 制。 3.0定义： 3.1管理类文件：指公司质量/环境手册、运行程序文件、管理制度等。 3.2技术规范类文件：产品企业标准、作业指导书、检验化验标准等。 3.3外部文件：地方/国家/国际标准/法律法规及客户或相关方提供的所有影响产品质量 及环境的文件。 3.4手册：质量/环境体系的第一级文件，阐述公司的质量/环境方针并描述公司质量/环 境管理体系的文件。 3.5运行程序文件：质量/环境管理体系的第二级文件，描述一个部门或多个部门共同配 合完成某项工作应遵循的原则。 3.6作业指导书：质量体系的三级文件，描述一个工作或一个工序由何人在何地采取何 种方法以达到何种效果的指导性文件。 3.7记录：完成某项工作的证据（记录依据《记录控制程序》进行管理）。 4.0 职责: 4.1总经理 4.1.1批准质量/环境手册、运行程序等文件； 4.1.2监督质量/环境管理体系的推动与执行。 4.2.管理者代表 4.2.1负责质量/环境手册、运行程序文件的审核； 4.2.2组织协调相关部门及人员编写文件； 4.2.3推动质量/环境管理体系的运行，并定期向总经理汇报。 4.3各部门 4.3.1负责各自职责范围内相关文件的编写与审核。 4.4办公室 4.4.1负责全公司所有质量/环境管理体系文件的发放、保管、回收，确保各部门能及时 得到有效文件的支持。 4.4.2统筹本公司受控文件的编号。 4.4.3负责定时将最新的文件清单进行管理。 5.0 工作程序 5.1文件的制订与批准 |文件类别 |制订者 |审核者 |批准者 | |质量/环境手册 |管理者代表 |管理者代表 |总经理 | |运行程序 |各部门相关人员 |管理者代表 |总经理 | |作业指导书 |部门相关人员 |管理者代表 |总经理 | |其它文件 |部门相关人员 |管理者代表 |总经理 | 5.2文件的编号 5.2.1质量/环境手册的编号： 质量/环境手册用HTQEM- 01表示（HT表示华太），发放副本文件时在“受控副本”印章处填写发放号,如001、002等 。 5.2.2运行程序文件的编号 质量及环境管理体系程序文件用HTQEP表示，按照程序文件出现的先后顺序在QEP后加- 01、02等表示，发放副本文件时在“受控副本”印章处填写发放号,如001、002等。 5.2.3作业指导书（含企业标准、技术文件、管理制度等）的编号 作业指导书等三级文件用QB-XX- XXX表示，XX表示部门代码，如生产为SC，办公室为BG，XXX表示顺序号；企业标准用Q/ HTXXX-XXXX表示，XXX表示序号，XXXX表示年份。 5.2.4记录的编号 记录用HT-R.XX表示，R表示记录即表格， XX表示顺序号。 5.3文件的分发及回收 5.3.1文件经审核/批准后,送交办公室, 办公室填写《受控正本文件清单》。 5.3.3办公室根据《文件发放批准及发放记录表》对原稿文件进行复印。 5.3.4办公室在副本上加盖“受控副本”印章并编号后及时分发给公司相关人员，接收人员 检查文件页数等是否相符，在《文件发放批准及发放记录表》上签收。 5.3.5若文件需传真或分发到公司外部，需经过管理者代表批准，由办公室加盖“非受控 ”印章后方可。 5.4文件的修订、作废与销毁 5.4.1当文件不适合实际运作时,文件需要重新编制或修订,由提出更改的部门或人员填 写《文件更改申请单》,经批准后由文件原制订人或其职位替代者进行修订。 5.4.2办公室根据相关文件的旧版发放记录回收旧版,且在旧版上加盖“作废”印章，副本 可即时销毁，正本由办公室加盖“作废保留”印章保存一年后销毁，并将回收情况认真记 录在《文件发放批准及发放记录表》上。 5.4.3新文件的分发同5.3。 5.4.4当文件修改不影响文件的实质内容时(如:页码、编号、文字等错误)，可由原制订 人或其职位替代者在文件的正本和副本上签名确认，办公室不作版本变更及回收。 5.4.5对于每次文件更新时，办公室应及时更新《受控正本文件清单》，以反映所有文件的 最新版本。 5.4.6当文件使用人员离开该工作岗位时，办公室应对其使用文件进行回收。 5.5文件的补发 5.5.1受控文件一经发放，任何人未经允许不得涂改、复印、传真、损坏，若因工作需要 补发文件，相关部门须写申请经管理者代表批准后由办公室进行补发，同时应将情况如 实记录在《文件发放批准及发放记录表》上。 5.6文件的版本规定 首次发行用“A/0”表示，A表示版本，0表示修改状态。 5.7文件和资料的管理 5.7.1所有受控文件的正本均由办公室保管，办公室的资料严格按编码原则予以归档，以 便查阅。 5.7.2若文件无明确的生效日期，以办公室第一次发放的日期为生效日期，办公室需将 文件发放到需要的地方。 5.8外来文件的管理 5.8.1外来文件如地方、国家、国际标准、法律法规等，由档案室保存原件，各部门使 用须到档案室办理领用手续，办公室填写《外来文件登记/发放记录表》或《适用的法律法 规清单》。 6.0相关文件 质量/环境管理体系各层次文件 7.0记录 7.1受控正本文件清单 7.2文件发放批准及发放记录表 7.3外来文件登记、发放记录表 7.4适用的法律法规清单 7.5文件更改申请单
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