06第二象限工作法(doc)
第6讲 第二象限工作法 【本讲重点】 四象限的工作分类 第二象限工作法 四象限的工作分类 工作的两种划分 1.按工作的紧急程度划分 有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧急的事排在前。有些事 不太紧急或不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在 后面。 【案例】 某销售经理某天工作紧急程度划分： |紧急 |不紧急 | |紧急处理客户投诉 |工作总结 | |意外事故的紧急排除 |修改工作流程 | |客户拜访 |处理同事的一些误解 | |确定明天的广告 |辅导下属工作 | |接待质检人员 |安排下一步工作 | | |与同级部门间的协调 | | |销售政策的修改 | 2.按照重要程度来划分 重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花费较少 时间去做。显然，优先顺序原则就是重要的排在前，不重要的排在后。 【举例】 销售部经理的某一天工作的重要程度划分： |重要工作 |不重要工作 | |销售费用预算计划 |一些文件和资料的查询| |制定部门招聘计划 |文件归档 | |拜访重要客户 |应付无关人员 | |工作报告总结 |领用物品 | |下达指示 |报销差旅费 | “四象限”的工作分类 所有的工作都既有紧急程度的不同，又有重要程度的不同。根据这两个方面，可以将 工作分成四类，如下图所示： [pic] 图6-1 四象限的工作分类 1.第Ⅰ象限：既紧急又重要的事项 紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。例 如销售部经理要处理客户投诉。需要职业经理临“急”不乱，能够使顾客对你的解释或处 理结果接受和满意。但是，如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事件，则要考虑产品 是否出了问题？销售人员的销售或服务水平是否降低？ 2.第II象限：重要但是不紧急的事项 例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定，新聘的销售人员的培训等虽然非常 重要，但可以拖一段时间。然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，等到要 上交或实施时才着急去做，就变成第一象限的工作——既重要又紧急。一般情况下，重要 的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，但是，由于每天忙 于琐碎事务，经常把重要的事搁置起来或认为还有时间，结果做了次要的事反而将重要 的事拖到最后一刻，不仅时间仓促，质量和效果也不能令人满意。 3.第III象限：紧急但不重要的事项 销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等等都是紧急的事。下属请示工作、电话 、会议、来访等基本上也属于这一象限。由于对时间没有计划性，没有按优先原则排序 ，所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理，颠倒了主次。 4.第Ⅳ象限：不紧急和不重要的事项 不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力。 【事例】 肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与 行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘 计划等。 按照优先顺序原则即四象限原理，这些工作事项应为： [pic] 图6-2 “四象限”实例解析 【自检】 运用“四象限”分析法，对你一天时间内的工作进行排序。 [pic] 【本讲总结】 本讲介绍如何运用“四象限”分析法对各项工作进行排序。工作分类可以按两种标准划 分，一是重要性，二是紧急性。依据这两个标准，可以把工作划分为四种类型，职业经 理应把重心放在第二象限的工作，也就是优先处理重要但不紧急的事项。 【心得体会】 ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ 第6讲 第二象限工作法 【本讲重点】 四象限的工作分类 第二象限工作法 四象限的工作分类 工作的两种划分 1.按工作的紧急程度划分 有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧急的事排在前。有些事 不太紧急或不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在 后面。 【案例】 某销售经理某天工作紧急程度划分： |紧急 |不紧急 | |紧急处理客户投诉 |工作总结 | |意外事故的紧急排除 |修改工作流程 | |客户拜访 |处理同事的一些误解 | |确定明天的广告 |辅导下属工作 | |接待质检人员 |安排下一步工作 | | |与同级部门间的协调 | | |销售政策的修改 | 2.按照重要程度来划分 重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花费较少 时间去做。显然，优先顺序原则就是重要的排在前，不重要的排在后。 【举例】 销售部经理的某一天工作的重要程度划分： |重要工作 |不重要工作 | |销售费用预算计划 |一些文件和资料的查询| |制定部门招聘计划 |文件归档 | |拜访重要客户 |应付无关人员 | |工作报告总结 |领用物品 | |下达指示 |报销差旅费 | “四象限”的工作分类 所有的工作都既有紧急程度的不同，又有重要程度的不同。根据这两个方面，可以将 工作分成四类，如下图所示： [pic] 图6-1 四象限的工作分类 1.第Ⅰ象限：既紧急又重要的事项 紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。例 如销售部经理要处理客户投诉。需要职业经理临“急”不乱，能够使顾客对你的解释或处 理结果接受和满意。但是，如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事件，则要考虑产品 是否出了问题？销售人员的销售或服务水平是否降低？ 2.第II象限：重要但是不紧急的事项 例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定，新聘的销售人员的培训等虽然非常 重要，但可以拖一段时间。然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，等到要 上交或实施时才着急去做，就变成第一象限的工作——既重要又紧急。一般情况下，重要 的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，但是，由于每天忙 于琐碎事务，经常把重要的事搁置起来或认为还有时间，结果做了次要的事反而将重要 的事拖到最后一刻，不仅时间仓促，质量和效果也不能令人满意。 3.第III象限：紧急但不重要的事项 销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等等都是紧急的事。下属请示工作、电话 、会议、来访等基本上也属于这一象限。由于对时间没有计划性，没有按优先原则排序 ，所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理，颠倒了主次。 4.第Ⅳ象限：不紧急和不重要的事项 不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力。 【事例】 肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与 行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘 计划等。 按照优先顺序原则即四象限原理，这些工作事项应为： [pic] 图6-2 “四象限”实例解析 【自检】 运用“四象限”分析法，对你一天时间内的工作进行排序。 [pic] 【本讲总结】 本讲介绍如何运用“四象限”分析法对各项工作进行排序。工作分类可以按两种标准划 分，一是重要性，二是紧急性。依据这两个标准，可以把工作划分为四种类型，职业经 理应把重心放在第二象限的工作，也就是优先处理重要但不紧急的事项。 【心得体会】 ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________
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