文件管理程序
目的
本程序规定对质量安全环境体系文件进行控制的方法，以确保各相关场所使用的文件之最新有效性。
2 适用范围
本程序文件适用于所有质量安全环境体系文件（包括《质量安全环境手册》、程序文件、作业指导书、记录及外来文件）的控制。
3 职责
3.1 厂长负责批准《质量安全环境手册》和程序文件。并负责质量安全环境手册的发布。
3.2管理者代表负责组织编写和审核《质量安全环境手册》及程序文件。
3.3安全环保办负责所有质量安全环境体系文件（不含特殊文件）的管理及控制。
3.4各相关部门负责与本部门有关的程序文件、作业指导书及记录的编制、更改、换版、相关文件的审核会签以及有关的外来技术文件和资料（包括各类标准）的管理。
3.5副厂长(技术)职责
a）负责发放和更换总公司下达的最新的技术文件，并按照《文件转换说明》对该类文件进行必要的转换和控制。
b）负责总公司技术文件原件的归档保存。
c）负责公司内部制定的技术文件的审批。
4 工作程序
4.1体系文件的结构和总体设计
4.1.1厂长委托管理者代表组织以公司管理体系的总体设计为基础编制相关的体系文件。
4.1.2管理者代表依照体系标准要求、公司实际运作情况和公司管理体系的的总体设想组织体系文件的总体设计，形成方案。
4.1.3文件分类。
a）《质量安全环境手册》是体系管理的纲领性文件，内容包括本公司体系的范围、引用标准、内部过程及其相互作用和程序文件概述。
b）程序文件是《质量安全环境手册》的支持性文件，规定相关质量安全环境活动的途径。
c）作业指导书是程序文件的支持文件，规定了质量安全环境活动的方法和要求。
d）记录是记录质量安全环境活动的过程或结果的文件，为质量安全环境管理体系的运作提供有效证据。
4.2质量安全环境体系文件的格式
4.2.1《质量安全环境手册》的格式
《质量安全环境手册》的格式包括封面、批准页、更改页、目录页和正文各要素页,并有附录。
a)封面包括:文件名称、文件编号、发布日期、实施日期和版次等。
b)批准页包括:文件名称、文件编号、版次、受控状态、编制人、校核人和批准人等。
c)在正文的每一页上有统一的刊头，并标明文件名称、文件编号、版次、页码等。
4.2.2程序文件及作业指导书的格式
a)程序文件及作业指导书的格式包括封面、更改页和正文。
b)封面包括:文件名称、文件编号、版次、审批和会签栏、受控状态和生效日期等；每一页刊头上标明文件名称、编号、版次、页码等，
c)程序文件的正文包括:目的、适用范围、术语(必要时)、职责、工作程序、支持文件和质量记录等。
d)记录的格式由各部门依照实际需要制定，不做统一要求，但至少应包括：记录名称、记录编号、版次等内容。
e)所有电子文件仅列明文件名称、文件编号、最新版次、最新版次的生效日期、文件页码以及文件正文。
4.3 质量安全环境体系文件编号规则
4.3.1质量安全环境手册、程序文件及作业指导书；
H. SZ /□□ □□□ □□ 文件序列号
部门代号★
文件类别*
海虹老人牌涂料（深圳）有限公司；
海虹老人牌涂料有限公司
* QESM—质量安全环境手册
QP—质量独立程序文件
ESP—安全环境独立程序文件
QESP—质量安全环境共用程序文件
WI— 作业指导书
GY— 表示工艺规程；
SB— 表示设备规程；
YL— 原料技术文件
PF— 配方技术文件
JY— 检验规程
JL— 计量规程
★ 行政部 - Adm 服务部 - Log 销售部 - Sal 生产部 – Pro 技术部 – Tech 安全环保办 – Sec 采购部 – Pur 维修部 – Main 电脑室 - IT 研发部- R&D

4.3.2特殊文件（配方、主生产表及生产批号）编号
配方技术文件中的配方、主生产表等按Hempel规定和Scala电脑系统规定编号。
具体规定如下：
a) 生产配方编号 xxxxx xxxxx xxxxx
配方号
色 号
产品型号
生产配方编号采用产品型号加色号加配方号。
b) 主生产表编号 xxxxx xxxxx xxxxx xxx
制作人代号
配 方 号
色 号
产品型号
主生产表编号采用在生产配方后再添加制作人代号。
c) 生产批次 x xx xxxx
顺序号
月 份
年 份

4.3.3记录编号规则以便于索引和管理为原则，其编码放置在表单的右下方。记录编号标识规则如下：
Ｆ□□□／□□□－□
　　　　　　　　　 　　　　　　　版次（Ａ～Ｚ）
　　　　　　　　　　 　　　　　　顺序号（001～999）
　　　　　 　　　　　　　　　　　部门★
　　　　　　　　　　　　　　　　表单（ＦＯＲＭ）
4.4体系文件的受控方法
4.4.1体系文件的分类
a）体系文件分“受控文件”类和“非受控文件”类。
“受控文件”指文件受到更改的控制。当文件发生更改时能追溯到全部使用者。
“非受控文件”不受更改控制因而不具有追溯性。
b）特殊文件全部是电脑系统文件，数量巨大，更新频繁，不适用体系文件管理的一般规定。其编制、更改、更新、保存、管理均由相关部门按照作业程序及《计算机文件和资料的管理办法》进行。安全环保办亦不对其进行管理。
c）本公司内使用的所有体系文件的的原件及电子文件属“受控文件”。提供给客户及第三方的《质量安全环境手册》打印稿为“非受控文件”，不会受到更改的控制；所有的“受控文件”硬拷贝必须加盖“受控文件”印章并加盖分发号，分发给相关使用部门，“非受控文件”必须加盖“非受控文件”印章才能发放。电子文件的控制由安全环保办依权限实施。
4.4.2体系文件的版次
用大写英文字母表示文件或文件页的版次（A、B、…）；用数字表示文件页的修改状态。如果文件的版次为A，则所属文件页的版次必须为（A、A1、A2、A3…）；如果文件的版次为B，则所属文件页的版次必须为（B、B1、B2、B3…）。
电子版文件只显示该文件的版本号，不显示文件页版次。
4.4.3 安全环保办定期（每年至少一次）编制《受控体系文件目录清单》及《受控体系记录清单》供各部门核对，当管理性体系文件大幅度修改时，应及时对清单进行更新。该目录清单应有现行的版本控制，由管理者代表批准，并按文件发放范围分发。
4.5文件的编写
所有质量安全环境体系文件的编写由相关部门依照职责及实际工作需要进行。
4.6文件的审核、会签及批准
4.6.1《质量安全环境手册》由管理者代表审核，厂长批准。
4.6.2程序文件由相关部门进行会审（签），然后报管理者代表审核，厂长批准。
4.6.3作业指导书一般情况下由主办部门的主管审批即可。作业指导书涉及到其他部门时须进行会签，当与相关部门发生矛盾或与相关文件发生不一致时，由管理者代表负责协调。
4.7文件的发放
4.7.1体系文件产生后由安全环保办负责将电子文件的最新有效版本登录到公司的网络中。
4.7.2生产现场因实际情况确实需要使用文件硬拷贝的，由该部门提出申请，经安全环保办审核、批准后加盖受控印章、按分发号发放。
4.7.3非受控《质量安全环境手册》的发放，由领用部门提出申请，经厂长批准后，由安全环保办登记并加盖“非受控文件”印章后发放。
4.8文件的使用和保管
4.8.1安全环保办须及时更新电子文件以保证其最新有效性。
4.8.2本厂内部不得使用未加盖“受控文件”印章的文件的打印稿，一经发现，由安全环保办人员当场收回并销毁。
4.8.3当文件破损严重影响使用时，文件的持有人必须及时到安全环保办办理更换手续，交回破损文件，更换新文件（分发号与原文件一致），安全环保办必须及时销毁破损文件。
4.8.4当文件持有人丢失文件后，必须及时办理重新申请领用手续，并在“发文登记表”的备注栏内填写丢失原因（必要时附以书面检讨），经相关部门主管签字审批后方可领取。安全环保办对补发的文件给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。
4.8.5文件的保管
a）由公司自行编制的质量安全环境体系文件（特殊文件除外）的原稿由安全环保办负责保管，各部门除现场没有电脑网络而必须使用文件硬拷贝的以外，不保留文件打印稿。
b）存入电脑的文件由电脑室按《计算机文件和资料的管理办法》管理。
c）所有的文件务必在适宜的环境下保存，原版文件（包括记录）一律不外借，只允许在文件保存地查阅，以防止文件丢失或损坏。如有特殊需要，需得到文件所属部门主管的批准，登记并按时归还。
d）文件借用人负责保管所借文件，任何人不得擅自写、画或更改文件，更不得私自转借。
4.9文件（页）的更改和回收
4.9.1体系文件（特殊文件及外来文件除外）（页）的更改控制由安全环保办负责，申请更改部门需到安全环保办领取并填写“文件更改通知单”， “文件更改通知单”必须由原部门负责人审批（必要时需经管理者代表批准），后交安全环保办存档。
4.9.2“文件更改通知单”一般由原文件编写人员填写，文件更改的批准由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。若指定其他部门审批时，该部门需获得审批所需依据的有关背景资料。
4.9.3文件（页）更改批准后，必须由原文件的编写部门组织进行更改。文件（页）更改时必须注明更改标记和更改生效时间。安全环保办及原文件的编写部门按原“发文登记表”的发放范围发放修改后的文件（页），同时收回作废的旧文件（页）并在原文件“发文登记表”上进行登记。
4.9.4记录的更改由相关部门依据文件换版的规定进行。
4.10文件的换版与作废
4.10.1当文件进行多次更改或需进行大幅度更改时，应进行换版，原版本文件作废，换发新版本文件。
4.10.2作废的管理性体系文件（页）应由安全环保办及各文件编写部门按发放范围收回并登记，作废文件（页）交回安全环保办加盖“作废文件”印章。
4.11文件的归档与保存
4.11.1体系文件完成编制和审批后，原件及电子版的备份由安全环保办归档保存。
4.11.2归档体系文件长期保存，文件换版后，对作废的前两个版次的原件保留两年以备参考。文件归档应有明显的标志，便于检索、防潮、防霉、防蛀、防火、防盗，确保文件的安全。
4.11.3在工作中产生的记录，相关部门应当定期进行整理、归档，按照《档案和资料管理制度》相关规定办理。
4.12文件的保留与销毁
4.12.1对需要保留的作废体系文件（页），由原编写部门提出申请，并填写“文件销毁/保留申请表” 或“记录更改/复制/销毁申请表”，经安全环保办批准后，由安全环保办加盖“保留文件”与“作废文件”印章后方可留用。保留文件（页）仅供参考，不能作为解决现实问题的依据。
4.12.2对不需保留的作废文件（页），由原编写部门提出申请，并填写“文件销毁/保留申请表” 或“记录更改/复制/销毁申请表”，经安全环保办批准后，统一销毁。
4.13一次性文件的管理控制
4.13.1所谓一次性文件，是指有一定时间期限的文件，此类文件到期自动作废，一般不进行更改和回收。如各种质量工作计划、任命书、工作报告、会议纪要等。
4.13.2各种质量计划，由编制部门主管审核，必要时报厂长/管理者代表批准。其他一次性文件仅需编制部门主管审批即可。
4.13.3一次性文件应有文件编号和版次，以利于追溯。其版次如不另行标注，也可以文件的审批日期作为该文件版次的标识。文件的编号一般以部门代号加上年份及顺序号组成：
□□□　□□□□　□□
顺序号（01～99）；
年 份；
部门代号（见4.3.1条）。
4.13.4一次性文件的发放，由文件的编制部门负责进行。在体系文件中有发放范围规定的，按规定进行。文件没有规定的，由文件编制部门主管按工作需要自行规定发放范围，采用“发文登记表”签收，文件发放记录必须与该文件的底稿同时保存。保存期不少于一年。
4.13.5对一次性文件需要调整、更改时，可收回原文件，另行发放新文件替代也可在新文件内说明。
4.14 外来文件和资料的管理控制
4.14.1所谓外来文件包括以下：总部文件、政府或行业机关文件、客户和分承包文件等。
a）总部文件：包括技术性、管理性文件。
b）政府或行业机关公文。如：法律文件、技术书籍，如中华人民共和国法律、法规、行业标准等。
c）客户和分承包方文件。与产品有关的文件
d）由本公司委托其他组织印制的质量记录。
4.14.2外来文件应有文件编号和版次，以利于追溯。文件的编号一般以部门代号加上文件与资料类别及顺序号组成（各部门可自行规定编号方法）：

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