文字沟通技能训练
文字沟通技能训练
目的
一、 通过对目前的和期望的文字沟通效果，确认改善的领域。
二、通过掌握有效的文字沟通技能，获取更好的结果。
三、培养和发展文字沟通技能。
文字沟通分析单
阅读下面的各项内容和要求，完成后面的分析表。
1． 在分析表的第一栏，根据你的工作填写那些你经常要写给他们文字材料的人（或一类人）的姓名（或职务）。
2． 我们将文字沟通材料分为三类：
"肯定"的文字沟通；
"否定"的文字沟通；
指示做什么的文字沟通。
在分析中，我们要把精力集中在最常用的文字沟通材料上--信件，包括备忘录，便条和各种类型的信。现在，开始填写第一栏，然后确定写给每个人的文字沟通材料类型（即"肯定"型、"否定"型和指示做什么类型），并把它们填写在第二栏里。
3． 在第三栏中确定这些信件属于下面两种情况的哪一种：
由你直接写给他们的；
对他们的文字沟通材料的回复。
4． 在第四栏，根据对你工作的重要程度，将第一栏填写的受信人进行排序。
5． 在第五栏，根据你写给第一栏人的困难程度进行程序。如果需要，可做补充说明。
6． 检视已填写的所有内容，确定应对哪类文字沟通材料加以重视，并把你的决定记在第六栏中。
分析表
主要受信人 “肯定”
“否定”
“指示” 直接回复 受信人的
重要程度 写给受信人
的困难程度 是否应
加以注意 备 注
　　 　 　 　
文字沟通
一、 有效的文字沟通
1． 传达必要的、精确的信息。
2． 发信者的表述对特定的情境应是恰如其分的。
二、提高文字沟通水平应注意三个阶段
1． 写作准备阶段：
思考：
写给谁？
写什么？
为什么？
提纲：
主要点
使用索引卡
整理：
按逻辑排列各要点的位置
去掉无关的和重复的内容
2． 写作过程
文字沟通有三种主要类型：
① 肯定型
② 否定型
③ 指示型
① 写肯定型：
直接给出好的消息
解释好消息
用好的祝愿结束
② 写否定型：
用"缓冲"式的自然叙述开头
在给出坏消息之前加以解释
告诉坏消息
如果可能，建议某些可能的选择
用好的祝愿结尾
③ 写指示型：
以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始
表述建议或要求，及可能的利益
清楚地指示受信者应如何去做
鼓励克服困难，尽早完成工作。
3． 检查
① 是否表述准确。
② 是否有不适当的描述。
③ 有否文法、文字上的错误。
文字沟通技法概要
要想通过文字的沟通达到预期的结果，表达的准确性是至关重要的。在工作中，人们经常要用文书的形式来转达信息；因而文字沟通的有效性是管理者必须熟练掌握的一种基本管理技能。
文字沟通的内容千差万别，但其写作可归结为三个阶段：
1． 写作前的准备阶段；
2． 写作过程阶段；
3． 写作后的检查阶段。
1． 写作前的准备
① 思考：
a) 写给谁--你是写给谁看的。
b) 写什么--确认你所要发送出去的信息。如果你是回复一个信函，就要分析交弄清回复的关键点。
c) 为什么--为什么需要写？达到的目的是什么？
② 提纲
把你准备写的关键全都列出来，这对尔后的写作及修改都有帮助。
③ 整理
根据提纲，把你所要表达的要点按逻辑编排顺序，去掉那些无关的和重复的内容。
完成上述三步，就可以着手写了。
2． 写作过程
有人曾经说过：在写作过程中，写作的目的要绝对清楚地牢记心中。在信件写作方面，虽然内容千差万别，但大致可以分为三类：
（1） 转达肯定的信息；
（2） 转达否定的信息；
（3） 转达指示的信息；
（1） 转达肯定信息信件的写作方式。
这类信件可能是同意某种请示，提供一个机会，或者是一些好的消息。在写这类信件的时候，可按下列格式进行：
a) 直接了当地给受信者好消息，使之高兴。
b) 然后解释这个好消息，目的是解除受信者可能产生的一些疑问。
c) 用好祝愿来结束信件，目的是使受信人知道，你在与他分享愉快的感觉。
（2） 转达否定信息信件的写作方式。
这种信件可能是对要求的一种否定，或者是一个坏消息。下面几点是写这类信件时的格式：
a)信的开始以一种自然的、渐进的方式叙述，为受信者接受坏消息先行辅垫。
b)在给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，对受信者进行暗示，使之有进一步的思想准备。
c)给出坏的消息，要清楚、准确。不能使受信者产生误解。
d)如果有可能的话，建议选择其他方式，这样做减缓受信人的心理压力，使之易于接近现实。
e)用良好的祝愿结束信件。不要为坏消息辩解，以免引起反感。
（3） 转达指示的信件写作方式。
这类信件一般是指示他人进行某项工作，开展某些活动、同意你的见解或提供你的信息等。下列几点是写作这类信件应注意的：
a) 信件的开头对受信人应具有吸引力，使其有兴趣读下去。吸引受信人的方法可以用直接的提问（例：你想获得……），也可以是直接的叙述（例：这是你……），或者是一种命令式的口气。
b) 表述事实、要求或建议。当这些与某种利益有关时，使受信者屈从。
c) 清楚地指示受信者如何去做。
d) 鼓励受信者克服困难，尽快完成任务。
3． 写毕后的检查。
信件完成以后，应检查：
a) 是否有不准确的地方，如错误的描述、夸大的事实、忽略的问题或错误的数字、日期等。
b) 有否文法、文字上的错误。
文字沟通练习
第一部分
写一封信或便条，应清楚地、简明扼要地表达你要说明的问题。下面是一项练习，要求每个学员写一封信，然后分成两至三人一组，互相传阅你们所写的信，并根据各自对信的不同见解进行讨论。
信的背景材料。
1． 这是一封复信，信中你要拒绝来信者的请求。
2． 来信者是一位骨干员工，他提出脱产进修的要求。
3． 在写信前，先新闻记者一下你手中的有关材料，然后独立完成它，写在下面的空白处。
第二部分
下面分组，相互传阅信件，就下面几个项目完成对信的评价：
1． 是否清楚地表达了自己的目的。
2． 信的结构是否符合前面所讲的要求。
3． 换种方式表达是否效果更好。
4． 对文字进行评价，评价的内容如下：
（1） 信中有否使用不常用的词句？如有，请把它们记下来，考虑用什么词句来替代；
（2） 信中有没有容易引起受信人误解的地方，如果有是哪些，应如何修正这些表达。
（3） 信中写了多少句话，数一下记下来。
（4） 数一下每句话的字数各为多少，画出一张分类表，例如10个字以下的句子有3个，10至15个字的句子有2个等。
5． 讨论信件能否更简洁些。
6． 重新写过这封信，并谈谈有什么感受。
文字沟通能力训练
（之二）
一、 目的
1． 在前面训练的基础上，进一步提高文字沟通技能。
2． 此训练为提高群体间的文字沟通能力。
3． 培养沟通文字的准确性。
二、训练内容安排
1． 管理游戏
2． 小组讨论
三、时间安排
大约三个小时。
教师指导概要
序号 内 容 时 间
1
2
3
　
4
5
6
7
8 讲述课程安排
向学员讲清游戏规则和注意事项
将学员分组，每组人数不少于两人，共四组，发放材料，进行拼装，材料为一张拼成的图形、拼图规则和拼块
老师给出答案和信息统计结果，分发分析及讨论提纲进行小组讨论
每组派一名代表，发表本小组的讨论结果，并组织课堂讨论
小组讨论，总结收获
再拼一组图型，用总结的方法
教师做简要总结 5分钟
5分钟
50分钟
　
40分钟
20分钟
25分钟
30分钟
5分钟
备注 　
游戏规则
一、 将学员分为四个小组，每组至少两人。
二、游戏需要四个相邻的小房间。如果没有条件，可选大礼堂、或户外场地，各组彼此不能影响。
三、每组桌子上只准有纸和笔。
四、 发给每组一张拼图结果图形和一组硬纸拼图片。
五、 每组选一名传送员，他不能说话，也不能指导如何拼图，只负责传递书面信息和硬纸片，并观察沟通效果、沟通障碍，以便讨论时用。
六、 每个小组应用最大的创造力和最有效的方法努力实现小组的目标--寻找出拼出大希腊十字的方法。
七、 当哪个小组找出实际拼出十字的办法并有证明的根据时，通知指导老题。
八、 组内沟通可以自由口头交流，小组间沟通时，只能通过联络卡。
九、 拼块转移应遵循两条规则：第一，每小组均可根据其他小组的要求转递任何拼块，也可向其他小组申请任何拼块；第二，每小组桌上至少保留三块。
十、 不得将拼块向一个小组转移，因为在日常工作中，不可能由一个群体承担全部任务。
拼图结束后，每小组根据老师所给的答案，进行分析和讨论。
组间沟通联络卡
送： 小组
自： 小组
一、 拼块转移要求：
二、有关拼图结果的见解：
三、其他建议
信息分析表
逐一分析每张收到的联络卡，将所有沟通内容分为三类：有效的信息、无效的信息和引起混乱的信息，并分析和推论原因，填入表中。
有效的信息摘要 有效的原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 　
无效的信息摘要 无效的原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 　
引起混乱的信息摘要 产生混乱的原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 　
讨论提纲
讨论的目的在于认清如何避免出现文字沟通中的错误。
一、 文字沟通的障碍是什么？
二、应该如何进行有效的文字沟通？
三、应改善哪方面的沟通技巧？
四、总结本组的经验、见解和建议，并选一人代表本组发言。
要点记录
文字沟通技能训练