文件和资料控制程序
文件和资料控制程序
1 目的
确保产品符合认证标准和认证机构要求而制订的所有文件和资料进行有效控制。
2 范围
适用于与产品质量的相关过程有效运作和控制需要的文件和资料。
3 职责
3.1 总经理负责批准CCC程序。
3.2 质量负责人负责审核CCC程序。
3.3 各部门经理负责各自部门文件和资料的编制、使用、发放和保管。
3.4 质量负责人组织相关人员对相关的文件和资料定期评审。
3.5 办公室负责归档文件和资料。
3.6 技检部负责收集国家标准、行业标准等与认证有关的外来文件和资料，并交给办公室存档，发放。
4 程序
4.1文件和资料的分类
4.1.1公司的文件和资料分为两大类：即第一级文件和资料和第二级文件和资料。公司的第一级文件和资料是CCC程序。
4.1.2公司的第二级文件和资料，分为两种：
A）部门管理标准(部门管理制度、标志的使用管理规定等)；工作标准(岗位责任制、公司主要部门主管任职要求等)；技术标准(国家标准、行业标准、公司标准及作业指导书、检验规范等)；部门质量记录文件和资料等。这一类文件和资料由办公室保存原件并对公司内的最新文件和资料及时汇总，填写《文件和资料最新状况一览表》，各相关部门自行保存相关文件和资料；
B）其他质量文件和资料：如质量计划或其他标准、规范等。（质量计划是指针对特定产品、项目或合同编制的文件和资料，其应包括产品设计目标、实现过程、检测及有关资源的规定）。
4.2文件和资料的保管
4.2.1CCC程序文件及公司管理类文件和资料由办公室归档保存。
4.2.2 公司的技术类文件和资料，如国家标准、行业标准、产品图纸、样品、检验标准、采购技术文件和资料等由技检部编制、收集，交办公室归档保存。
4.3 文件和资料的编号
4.2.1质量体系文件和资料的编号
A）CCC认证程序文件：
CCC－顺序号 版本/修订状态。
例如：CCC－01，表示公司编制的第1份CCC程序文件。
B）质量记录：QR –程序文件号－记录顺序号；外来CQC记录直接使用。
C）其他质量文件和资料，文件代号-文件和资料顺序号-年号。
例如：G－05－2002，代表2002年第5份管理性文件。
4.2.2文件代号规定如下： G代表管理文件，J代表技术文件。
4.4 文件和资料的编写、审核、批准、发放
文件和资料发布前应得到批准，以确保文件和资料是适宜的：
A）CCC程序文件由质量负责人组织相关部门负责人编写，报总经理批准后由办公室发放，填写《文件和资料发放、回收记录表》；
B）各部门工作文件由各部门经理组织内部人员自行编写、审核、汇总，经总经理批准后由办公室统一发放，发放时填写《文件和资料发放、回收记录表》；
C）办公室协同各部门主管认真检查各部门文件和资料的使用情况，确保文件和资料使用的各个场所均为有效版本的文件和资料。对作废的文件和资料应及时撤出现场，防止有效与无效文件和资料的混淆。
4.5文件和资料的受控状况
文件和资料分为“受控”和“非受控”两大类，凡与公司质量管理和产品控制有关的文件和资料应为受控文件和资料。文件和资料发放前，应加盖受控标识，便予识别。
4.6文件和资料的更改
文件和资料在使用过程中若与实际不符合或因其他原因需对文件和资料进行更改时，应办理文件和资料的更改手续。
A）CCC程序更改由使用部门提出，填写《文件和资料更改申请单》，报总经理批准后由质量负责人更改。更改应作出明确的标识，便于识别。以确保有效文件和资料的唯一性。；
B）各部门的文件和资料如有更改由相应部门经理授权部门内部人员执行，填写《文件和资料更改申请单》，经原审批部门审批后进行更改 。如果指定其他部门更改时，该部门应提供其所依据的相关背景资料。
4.7 文件和资料的领用
A） 新文件和资料下发时，文件和资料领到部门应在《文件和资料发放、回收记录》上进行签字。文件和资料在使用过程中因破损而需重新领用新文件和资料，应持旧文件和资料到文件和资料归口部门换取。
B） 因文件和资料丢失而需重新领取，应写明理由，办公室予以补发新文件和资料。
4.8 文件和资料的保存、作废与销毁
4.8.1文件和资料的保存
A）文件和资料要分类摆放整齐，便予检索，并放在干燥、通风、安全的地方；
B）各部门对领到的文件和资料由本部门内部自行保管。办公室要不定期地对各部门文件和资料保管情况进行检查；
C）任何人不得在受控文件和资料上乱涂画改，不准私自外借，确保文件和资料的清晰，易于识别和检索。
4.8.2 文件和资料的作废与销毁
A）所有失效或作废文件和资料由该文件和资料发放部门及时从使用场所撤出，加盖“作废”章，确保防止作废文件和资料的非预期使用；
B）对作废文件和资料的原件根据需要应予以保留，盖上“参考用”及“作废”印章；对要销毁的作废文件和资料，由文件和资料使用部门填写《文件和资料销毁申请单》，经文件和资料原批准人审批后，统一由办公室销毁。
4.9 外来文件和资料的控制
4.9.1 与公司质量管理和产品质量控制有关的外来文件和资料包括：国家标准、行业标准、顾客提供的图纸、检测报告等。这些文件和资料由技检部统一收集并及时交办公室统一管理。
4.9.2 技检部应经常到技术监督部门查看、收集、了解公司适用的相关国家、行业标准的最新版本，以确保文件和资料的有效性，并予以登记。
4.10 每年底由质量负责人协同办公室主任组织对现有文件和资料进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改。
4.11 对承载媒体不是纸张的文件和资料的控制，也应参照上述规定执行。
4.12 作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。
5 相关文件和资料
5.1《质量记录控制程序》
6 质量记录
6.1《文件和资料发放、回收记录》 QR－03－01
6.2《文件和资料更改申请》 QR－03－02
6.3《文件和资料销毁申请》 QR－03－03
6.4《文件和资料最新状况一览表》 QR－03－04

文件和资料控制程序