会议工作细节

1、 活动的主旨、规范和预算
　2、 招待对象的层次和参加人数（查对邀请回函）
　3、 活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动撞档？）
　4、 筹备单位及活动的负责人
　5、 活动作业分工明细
　6、 会场的预订
包括主会场、开会场地、洽谈室、展示场、 来宾休息室、主办单位
休息室（干事、办事员）、演艺人员休息室
7、 制作来宾名册
包括姓名、地址、公司名称、电话、职衔等的核对
　 8、 邀请函
包括信封
邀请卡
回函明信片
纪念品兑换券
停车券
指引地图
点心券
餐券
订制张数（多印２０％的备份）
信封书写作业
投递作业承办员
投递日期（要以活动日期的二、三个星期前寄达对方为原则） 　
　 9、 纪念品方面
包括纪念品的选定 　
决定包装纸 　
外包装书写作业 　
礼品题款作业 　
姓名书写作业 　
蝴蝶结装饰作业 　
雕冰花饰 　


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会 议 工 作 细 节


胸花 　
礼品包装作业 　
订制数量（要多出２０％的备份） 　
　 10、 接送效能工具方面 　
包括飞机 　
火车 　
巴士 　
轿车 　
　 11、 红包（给司机、演艺人员......的） 　
　 12、 会场布置 　
　 13、 宴会的形式 　
包括餐桌入座式 　
自助餐入座式 　
半入座式自助餐
14、 料理样式
15、 雕冰（原色、彩色）
16、 饮料
包括餐前酒 　
威士忌 　
鸡尾酒 　
啤酒（罐装或生啤酒） 　
饮料类 　
吧台 　
餐车 　
餐车女服务生 　
干杯用的酒类（国产酒或洋酒） 　
　 17、 香烟方面（国产或进口牌，特别订做烟盒）
　18、 菜单的印制 　



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会 议 工 作 细 节


　19、 花饰方面 　
包括花圈 　
花篮 　
桌上花饰 　
旗袍 　
各国民族的衣着 　
馈赠用花束 　
典礼台花饰 　
礼桌花饰 　
文字花饰 　
吊挂花饰 　
蜡烛 　
展示品饰花 　
礼花（献礼用） 　
　20、 园景制作 　
包括西式园景 　
东方园景 　
租借盆景
①观叶盆景
②观花盆景 　
茶几 　
遮阳伞 　
　21、 看板、标示板类 　
包括（1）欢迎看板 　
（2）大门看板
（3）方向标示 　
（4）专用停车场标示牌
（5）受付处看板 　
（6）会场入口处欢迎光临的拱门 　
（7）典礼台看板


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会 议 工 作 细 节



（8） 展示商品说明标示牌 　
（9） 会场内指引标示牌 　
（10）社徽、商标看板 　
（11）国旗、社旗、大会旗 　
　 22、 拍照摄影方面 　
包括纪念照片 　
快照 　
记录摄影 　
拍立得照片（拍照女服务员） 　
　23、 选择桌子（选用圆桌或方桌） 　
　24、 座位顺序 　
包括桌面标示卡 　
桌面标示卡的书写作业 　
印制座位配置表 　
25、 胸章、名牌方面 　
包括颜色、大小、种类的选定
公司名称、职衔、姓名的书写作业 　
　 26、 女服务员着装方面 　
包括洋装 　
安排演艺人员、乐队
　 27、 表演人员 　
　 28、 女性公关人员 　
　 29、 住宿安排方面
包括安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房）
主办人的住宿问题 　
演艺人员的住宿 　


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会 议 工 作 细 节


预订房间 　
妥善分配房间 　
　30、 特设专用柜台 　
　31、 支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费....）　
　32、 安排用餐方面 　
包括住宿者的用餐事宜 　
来宾、司机的用餐问题 　
服务人员的用餐
演艺人员、乐队的用餐问题 　
　33、 活动行程方面 　
包括司仪开场白 　
主席致辞
来宾致辞 　
举杯同庆 　
余兴节目 　
朗读贺电 　
致谢辞 　
活动行程表的标示 　
活动行程表的书写工作 　
播放背景音乐 　
放映宣传影片、幻灯片 　
　34、 服务柜台的工作方面 　
包括来宾出缺席的确认 　
发放胸章 　
发放活动行程表 　
主席迎宾作业 　
引导来宾到休息室 　
发放座位牌 　
发放纪念品 　
接待大众传播人员 　
设置暂时电话 　
来宾签名纪念
　

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会 议 工 作 细 节

　
35、 表演节目的总预算方面
包括本单元的活动企划
节目策划及演出
节目执导 　
会场布置 　
节目主持人 　
舞台灯光
灯光设计 　
灯光器材
舞台装备
舞台灯光
主要舞台
特设舞台
回转舞台
舞池
舞台设计及设工 　
音响方面
音响设计
音响器材
立式麦克风
桌上形麦克风
无线电麦克风
录音机
音箱
放大器
音响操作员
录音
现场侧录音
　 36、 摸彩活动方面
包括摸彩方法
摸彩箱
摸彩券


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会 议 工 作 细 节


摸彩服务员
奖品给付方法 　
当场核发 　
散场时核发 　
送到家
邮寄
37、 演出节目的彩排 　
　38、 新的工厂、公司落成庆祝喜宴 　
包括停车场 　
收付柜台设置场地 　
向导、招待、解说人员 　
活动行程表
指引标示 　
说明标示牌 　
料理、饮料 　
服务人员 　
　39、 会场方面 　
包括会场布置 　
典礼台 　
讲台 　
讲师 　
制作人 　
幻灯机 　
放映幕 　
灯光布置 　
笔记用具 　
资料的分发 　
资料的披露 　
样品、试用品、展示品 　
麦克风 　
录音作业 　
同步翻译机 　


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会 议 工 作 细 节

　
茶水点心（咖啡甜点） 　
用餐事宜 　
40、 展示会方面
会场布置 　
演出计划 　
展示、装饰计划 　
邀请函、ＤＭ的制作 　
游艺节目 　
选定搬运公司 　
迁入计划（当天或前天） 　
装设计划（当天或前天） 　
①展示商品 　
②展示器具 　
③电气工程、安装工程
制服 　
解说体系 　
①海报 　
②说明书 　
③解说员 　
④说明标示牌 　
⑤实地表演 　
迁出计划（当天或隔天） 　
用餐问题 　
茶水点心的招待 　
工厂、公司落成说明 　
接待记录采访人员 　
接送交通工具
联络有关官方机构
和邻居打招呼
装置临时电话
给水、排水的设备
电源、煤气的准备


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会 议 工 作 细 节

　
冷暖气设备 　
桌椅 　
桌巾 　
照明设备 　
音响设备
游艺节目 　
纪念品 　
洽谈室 　
接待记者采访人员 　
　41、 服装 　
西装 　
制服 　
　42、 支付旅馆费用方面 　
支付的日期 　
汇款、前来收款 　
当天支付现金
出纳员
43、 旅馆事务方面的承办员 　
包括主办人员 　
餐宴预约办事员 　
餐宴服务经办员 　
住宿服务经办员 　
预约定房经办员
会议工作细节