让员工一起想办法省钱
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薇尔恩的这个说法,适用于公司删减支出的议题上。《人力资源杂志》(HRMagazine)报导,当公司在寻找删减支出的方法时,询问员工的意见是重要的一环,因为员工站在第一线,他们会看到主管永远都看不到的省钱机会,而且他们能够直接观察执行结果,立刻知道做法是否奏效。询问员工的意见,除了能够获得宝贵的看法之外,也可以获得他们的认同,让他们有发声参与的机会,减少他们反弹的可能性。
组织顾问吉伯森(Elizabeth Gibson)指出,邀请员工提供删减支出的建议时,主管必须做到三个部分:
1.指出删减支出的必要性。主管必须把删减支出的必要性,以员工听得懂的说法表达,对于不同阶层和部门的员工,主管可能需要提供不同的诠释说法,并要预测不同的员工,会有什么不同的反应。
2.告知删减支出对员工有什么好处。主管应该明确指出删减支出对员工的好处,例如,公司会与员工分享增加的利润。每个员工给予意见的成功例子,公司都应该公开予以赞扬,以鼓励其它员工效仿。
3.清楚解释公司需要什么样的建议。主管应该给予员工具体的例子,让他们知道,公司需要的意见包含哪些元素。主管并且要准备好与员工讨论他们的建议,指出建议中有哪些不足之处。公司不可能采用员工所提出的每一个建议,对于无法采用的建议,主管仍然要予以响应,否则,员工会认为自己的意见被忽视,感到泄气之后,便不会想要再给予意见。当员工提出无法采用的建议时,刚好是主管向员工沟通的好机会,让员工了解为何建议不被采用,以及下次给予建议时,能够如何改进,增加员工对公司需要何种建议的了解。
一家软件公司的人力资源副总裁史坦伯格(Ed Steinberg)则表示,主管对员工的预期要符合实际,询问员工他们专业领域内的事情,让他们在有能力产生影响力的地方发挥作用。例如,某个部门的预算超支,主管可以要求该部门的所有员工,每个人都提出三个删减支出的建议,而且是能够立即执行的建议,因为部门员工对部门了解,提出的建议会比较深入可行。
此外,帮助员工更了解公司的运作方式,知道支出及营收之间的关系,这也能帮助他们提出更有效的建议。让员工知道他们可以对公司的未来产生正面影响,相信主管会听到,并且重视他们的意见,也是成功获得员工建议的关键。
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