《高效时间与会议管理》(1天)


《高效时间与会议管理》

课程背景：
本课程通过帮助个人发现、应用恒久的基本行为原则，提供实用途径来解决企业发展
、个人生活和职业所面临的挑战。本课程不仅仅是一门激发学员、愉悦学员的课程。为
期1天的集中、全面培训是为帮助每一个职场人士创造积极人生、帮助每一个组织提高效
能而专门设计的课程。
会而不议、议而不决、决而不行、行而不果是目前企业中非常常见，很多企业一直在
思考如何才可以高效开会，进而提升会议效率，这是摆在他们面前的一道难题。讲师结
合多年来在集团型大型龙头企业的成功实践总结而来，通过实战学习、分享和练习，彻
底解决贵企业会议管理不力的困惑：
1.工作任务轻重缓解无法很好明确；
2.时间管理工作和计划性无法很好管理；
3.会议花费大量时间，但会议无法很好揪出问题点，无法很好解决问题，有踢皮球嫌
疑，会议讨论的问题没有很好达成共识；
......
课程收益：
高效时间管理，明确轻重缓解，有一定工作任务的判断和评价能力;
协调时间，如何应对琐碎的事情高效管理;
高效会议管理，能够让会议高效有产出;
培训对象：
企业管理者(经理、主管)，高潜/优秀员工
课程时长：
1天
课程形式：
理论讲述+案例分析+分组讨论+视频赏析+练习点评等
课程大纲：
第一部分 开始篇
✓ 开班仪式
✓ 学习公约
✓ 课程目标

第二部分 理念篇
一、角色定位
1. 角色认知
2. 管理者时间管理能力中的重要性
二、时间的特征与价值
1. 时间有哪些特性
2. 时间管理的意义
3. 何为时间管理
4. 时间管理=自我管理
5. 时间的基本原理
效益=效能×效率×勤恳
会议管理的核心也是时间管理

第三部分 实战篇
一、时间管理--如何更快的实现目标
1. 制定目标
✓ 目标制定SMART原则
✓ SMART工具的运用
✓ 案例分析
✓ SMART工具练习
✓ 目标框架—SMART提问法挖掘需求话术
✓ SMART提问法挖掘需求-案例1 & 案例2
✓ 目标框架练习
2.分解目标
a) 分解目标：搭框架
✓ 目标——指标——步骤——行为
✓ 行为——步骤——指标——目标
b) 工作行动计划工具：甘特图
c) 提问启发：下一步做什么？下一步做什么？
d) 甘特图案例示范
制定计划
✓ 学员小测评-诊断时间管理能力
a) 时间管理矩阵法
✓ 分享：紧急和重要四矩阵，从时间投入上，你如何排序？
✓ 重要的事情与目标相关
✓ 紧急的事情有时间要求
✓ 重要而紧急的事情如何区分？
✓ 时间管理矩阵解读
✓ 案例：管理者的烦恼
b） 时间管理的具体措施
✓ 工具及运用:每天工作及时间管理表
高效行动
a）保障高效行动的因素
b) 精力管理
✓ 精力管理的金字塔模型（体能，情绪，注意力，意义感）
✓ 工作中精力不足的原因
✓ 工具：巧用方法快速恢复精力（静坐拉伸，八段锦，芳香疗法）
c) 工作干扰常见的因素
✓ 常见因素1：拖延
1. 拖延原因分析
2. 拖延的常见解决方法
3. 解决拖延小工具介绍及练习
✓ 常见因素2：被打扰
1. 案例分析
2. 优雅拒绝
3. 被打扰如何工作中优雅拒绝练习
✓ 常见因素3：突发事件
1. 突发事件解决方法：MPCR模型
2. 练习：突发事件处置MPCR模型
d）选择时间管理方法
① GTD时间管理法
✓ 什么是GTD？
✓ GTD闭环流程图
✓ 收集--第一步
✓ 整理--第二步
✓ 组织--第三步
✓ 执行--第四步
✓ 回顾--第五步
✓ 案例：采购管理者小艳的工作
② 番茄工作法
✓ 工具准备
✓ 列举活动清单
✓ 今日待办-承诺
✓ 记录
✓ 持续改善
③ PDCA戴明循环法
✓ 第一步：计划
✓ 第二步：执行
✓ 第三步：应用
✓ 第四步：评估
④ 归纳总结-综合用用适宜的方法
✓ 番茄工作做法: 适合一个个单项工作场景
✓ GTD法：适合所有的职业人士
✓ 四象限法：源于二八原理，适合所有职业人士
✓ PDCA法：是一种通用管理方法，是一种思维
复盘
a）复盘步骤
b）复盘方法
① GRAI工作复盘法
✓ 目标回顾
✓ 结果陈述
✓ 过程分析
✓ 归类总结
② 时间日志法
③ 工作目标复盘法
✓ 已完成目标
✓ 暂未完成目标
④ PARR法
✓ 第一步：准备
✓ 第二步：行动
✓ 第三步：反思
✓ 第四步：回顾
二、高效会议管理八要素
1. 选准时机
1.1 找准开会时机--何时该开会？
1.2 找准开会时机--何时不需要开会？
练习：找准开会时机
2. 议题明确
会议通知案例评析
3. 议程清晰
3.1单场周期性会议流程
3.2 单场会议的4：2：4
3.3 核心：树立与会者的责任意识
3.4 单场会议-会前管理
A. 组织者-会前准备
组织者-举办会议前的自问
组织者-会议准备检查表
会前准备输出：会议计划表
B. 单场会议-会中控制
4. 选择合适的时间地点
4.1 WHEN ：什么时候开会？
注意力效率曲线
一天中合适的开会时间
4.2 WHERE：在哪开会？
会议室布置要点
5. 精选参与人
5.1 参与人会前确认
5.2 会议角色分配
6. 指定主持人
6.1 三个会议主持法则
6.2 主持会议技巧
6.3 会中管理-四种干扰会议行为的管理
6.4 会中管理-汇报四框架
6.5 会中管理-高效会议发言
6.6 会中管理-如何撰写主旨清晰、没有废话的会议发言？
6.7 会中管理-会议发言的核心内容
6.8 会中管理-如何做会议即兴发言
6.9 会中管理- 5个提问策略
6.10 会中管理-借助会议，放大线下链接的效率
6.11 会中管理-跨部门会议中如何拥有更多话语权
6.12 会中管理-会议决策方法
7. 做好会议记录与跟踪
7.1 会议记录技巧
7.2 组织者-会后跟踪
7.3 会后跟进：会议纪要
7.4 会后跟进：执行跟踪
7.5 会后跟进：有效反馈
8. 落实会议流程步骤
有效开场、澄清观点、展开讨论、形成决策


第四部分 结束篇
一、问与答（Q & A）
二、作业布置及现场完成

← 备注：课后提供管理辅助材料、管理工具包，包括实用表格、工具！

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