《高效会议管理》

《如何使用促动和引导技术高效开会》
—— VUCA时代的敏捷会议实操方法和工具

主讲：王文超
【课程背景】
“促动”(Facilitate)字面上的意义是「让事情变得容易」，在中国有其它的翻译，如促进、催化、促动等。它是一门鼓励所有相关人员参与、拥有感与创意的方式，是透过流程引领他人达成共同目标的管理艺术。促动技术(Facilitation)被称作是21世纪每一位团队管理者都必须学习和掌握的技能，近几年在美国被各大学和各大管理培训机构作为领导力培训的主要课程。而一位引导型的管理者能够引发大家把所有与主题相关的想法都放在桌面上，并创造一个互动的环境，促使大家进行建设性的对话，最终产生富有创造性的突破，借此达成一致性的目标。
中国的会议管理存在几个很大的问题，一是一言堂，二是没想法，三是拖时间，四是没成果，这对会议的召开者尤其是主持者提出了更高的要求。
本课程正是针对这一情况，利用促动技术，使得会议氛围更加融洽，参会人员能尽可能的畅所欲言，发表看法，最大限度避免一言堂的制约，同时更加有效把控会议时间，直接产生出切实可行的会议成果。
【课程收益】
➢掌握基于促动技术的组织行动学习模式的价值与关键因素，明确会议管理者的角色定位与能力要求；
➢掌握使用促动和引导技术做会议执行的流程与方法，有效地通过高效会议解决组织问题
➢掌握使用促动和引导技术高效开会的工具及应用技巧，如团队共创\世界咖啡\欣赏式探寻\ORID……，并能够运用到组织管理的问题研究分析等工作中；
➢掌握对行动学习成果进行沉淀和推广的方法，进一步提升行为改为和商业成果实现。
[课程对象]
➢企业管理层、各部门负责人、各团队管理者
【课程特色】
➢生动、好看、实操性强、 参与度高 、案例丰富
➢给予学员可实操的结构性工具和话术、可落地、可执行
➢顾问式培训与教练式辅导相结合，融合视觉引导GF、图像记录GR、视频讲练、翻转课堂、团体教练、星球空间等多种教学先进技术，使学员学乐融融、学有所得，快 速将培训内容转化为商业成果
➢复杂问题简单化，奉行有效果比有道理更重要的原则，运用缜密的逻辑思维，对问题、观点进行高度提炼。
➢现场采用当前会议的实际问题作为课程案例，直接产出解决方案及落地路径；
授课对象：企业管理层、各部门负责人、各团队管理者
【课程大纲】
一、关于引导技术
1、引导技术的定义与原理
引导技术的概念
➢ 引导技术的原理
➢ 引导技术的发展历程
2、 引导技术的特点与优势
➢ 引导技术的特点
➢ 引导技术的优势
➢ 引导技术与传统会议的区别
3、 引导技术与高效会议的关系
➢ 引导技术与高效会议的关系
➢ 高效会议的特点
➢ 引导技术如何提高会议效率
4、 引导技术在会议中的应用场景
➢ 引导技术在不同场景的应用
➢ 引导技术在各种类型会议中的应用
➢ 引导技术在跨部门合作中的应用
6、引导技术的主要流派
➢CSA
➢SPOT
➢段泓冰促动
7、 引导技术的实际效果与案例分享
➢ 引导技术的实际效果评测
➢ 引导技术在企业中的普及情况
➢ 引导技术成功案例分享
案例
阿里引导式会议的案例介绍
二、高效会议流程之会前准备
1、 会议主题确定与沟通
➢ 如何确定会议主题
➢ 会议主题的沟通方式和方法
➢ 如何使会议主题更加具体和可操作性
2、 会议议程编制与议题筛选
➢ 会议议程的编制方式和方法
➢ 如何筛选出优秀的议题
➢ 会议议程的修改和调整
3、 参会人员邀请与确认
➢ 参会人员邀请的方式和方法
➢ 参会人员的需求调查和反馈
➢ 参会人员的确认和回复
➢明确与会者的职责
4、 会场布置与设备准备
➢ 会场设置的原则和方法
➢ 会场设备的准备和运作
➢ 如何提高会场的舒适度和效率
5、 会前资料收集与准备
➢ 会前资料的筛选和采集
➢ 会前资料的整理和归档
➢ 如何让会前资料更有利于会议的进行
案例
京东北京事业部进行引导会议前的准备工作
三、高效会议流程之开会前诱导
3.1 会议目的与议程解释
➢ 如何解释会议目的和议程
➢ 会议目的与议程解释的细节和技巧
➢ 如何使参会人员更好地理解会议的目的和议程
3.2 参会人员知识储备补充
➢ 如何补充参会人员的相关知识
➢ 补充知识的方式和方法
➢ 如何使补充的知识更加有针对性和实用
3.3 导入气氛与预热
➢ 导入气氛的方法和技巧
➢ 如何预热会议氛围
➢ 如何提高会议参与度和积极性
➢使用社交媒体进行曝光
3.4 全员互动与讨论启动
➢ 如何发掘全员参与和发言的机会
➢ 如何启动有效的讨论
➢ 如何打破沉默和羞涩的氛围
➢组织一次破冰活动
3.5 会议规则宣示与安排说明
➢ 如何制定会议规则
➢ 如何宣示会议规则
➢ 如何进行会议安排
案例
海尔的小微合作伙伴如何进行开会前的诱导工作
四、高效会议之会中引导
1、 会议流程引导与控制
➢ 如何控制会议的流程
➢ 如何避免会议流程的乱象
➢ 如何制定详尽的流程控制计划
2、 话题分解与对话引导
➢ 如何引导对话
➢ 如何进行话题分解
➢ 如何引导辩论
3、 参会人员参与引导与控制
➢ 如何引导参会人员更加积极参与
➢ 如何去除一些因素，防止他们参与讨论的企图受到威胁
➢ 反向引导和反向控制
4、时间控制与评估引导
➢ 如何控制时间流程
➢ 如何行使评估的功能来构想并安排未来的会议，以及集中精神解决这一会议的问题
5、 情绪调节与冲突处理引导
➢ 如何调节情绪
➢ 如何处理冲突
➢ 如何防止冲突的发生
案例
笑果文化如何进行会中引导工作
五、高效会议之会后总结
1、输出会议记录与成果
➢ 如何输出会议记录
➢ 会议成果的总体评估
➢ 成果的具体细节
2、参会人员后续安排
➢ 如何通知参会人员
➢ 针对会议提出的特殊安排
3、对会议进行评估
➢ 如何对会议进行评估
➢ 如何对会议提供有用的建议和反馈
4、结会议中亮点与失误
➢ 会议中可能有哪些亮点
➢ 会议中可能有哪些失误
➢ 总结并做出相应的处理
5、会议改进建议并跟进
➢ 如何制定会议改进建议
➢ 跟进改进建议的执行10
6、会议成果
➢意见及反馈
➢推崇价值观
➢制定行动计划
➢庆祝成功案例
清华大学的会议后总结
六、 高效会议之促动和引导技术及工具箱
1.五步引导TOC技术
➢找到瓶颈
➢确定目标
➢制定计划
➢执行改进、
➢不断优化
2、提问
➢开发式问题
➢封闭式问题
➢教练之箭
3、倾听
➢3F倾听
➢大象的耳朵
4、沟通
➢SEA策略
➢4D欣赏式探寻
➢SPIN异议处理
➢GPS对话模式
➢ORID聚焦式会话
5、FNS 4D引导模型
明确需求
设计研讨会
执行研讨会及总结
发现新的学习
6、SPOT技术
空间
过程
成果
时间
7、发散与收敛工具箱
头脑风暴
群策群力
力场分析
时间画廊
团队共创
世界咖啡
鱼缸会议
开放空间
练习
世界咖啡
练习
鱼缸会议
七、高效会议促动之——发挥个人领导力
1、个人影响力的重要性
1、➢影响力的定义
2➢、影响力和权力的区别
3、➢影响力的来源
2、提升个人影响力的方法
➢提高自身素质
➢学会交际技巧
➢培养自信心和魅力
➢树立权威形象
➢借助引导技术
练习
私董会
八、高效会议促动之——决策方法
1、决策的定义
➢决策的概念
➢决策的层次
2、决策模型的分类
➢规则决策模型
➢非规则决策模型
3、决策方法与技巧
➢辨析问题核心
➢利用引导思维工具
➢怀疑自己的直觉
➢充分评估决策风险
➢定期评估决策效果
练习
开放空间
第九讲：高效会议促动之——变革及危机管理
1、变革管理的定义
➢变革的概念
➢变革的类型
➢变革管理的目标
2、变革管理的步骤
➢诊断问题及其根本原因
➢确定变革策略
➢规划变革实现过程
➢实施变革计划
➢检验变革成果
3、危机的定义
➢危机的概念
➢危机的分类
4、危机处理的基本原则
➢迅速反应
➢切忌无准备行动
➢避免诋毁他人
➢透明沟通
➢以积极态度应对危机
5、应对危机的引导技巧
➢明确危机本质
➢建立危机管理团队
➢制定应对危机计划
➢进行危机的公关宣传
➢总结危机处理经验
练习
头脑风暴+群策群力+团队共创
十、课程复盘
1、知识点复盘
2、工具复盘
成果物
行动计划
工具/模型名称
PDCA
头脑风暴
群策群力
头脑风暴
群策群力
力场分析
时间画廊
团队共创
世界咖啡
鱼缸会议
开放空间
SEA策略
4D欣赏式探寻
SPIN异议处理
GPS对话模式
ORID聚焦式会话
5FNS 4D引导模型
SPOT模型

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