行政、助理人员行政工作效率提升训练

行政、助理人员行政工作效率提升训练

                   主讲： 何澜 老师   12  课时

课程背景            

对高级行政助理和秘书来说，没有受到专业系统训练，将无法从战略性全方位角度认知秘书与行政助理的工作；在所从事的工作中感觉缺乏理论支持；工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏；想为领导作的更多、更好却没有好的方法、思路；想更好的执行领导的政策，却总是得不到支持；想给公司节省费用，但却不知从何处下手，想更好地处理好公共关系（政府公关），却总是不得要领----诸如以上的问题，都是每个助理、秘书工作人员所面对与困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成了我们必须面对与解决的课题。

课程目标            

        清晰了解文秘、行政助理的角色认知，分析工作能动性不强的问题，让大家更多了解自己的能力与竞争力，帮助提升行政工作的愉悦感。

        了解并帮助塑造作为一个专业化的行政助理、秘书所需具备的职业形象与礼仪。

        提高行政助理及文职人员的时间管理能力，最终提升工作效率及工作质量。

        了解高效会议管理的技巧，并通过练习成为卓越会议记录、会议主持人的角色。

        成为上司的得力助手，使之沟通及协调等工作更加专业化。

        熟悉办公事务的处理技巧：通过现场练习，现场点评，并提供足够多的范本参照。

某学员的课后分享：“我们从她身上看到了优秀行政工作者的执着、认真与激情，向何澜老师学习文秘实务操作课程的两天中，学会了清晰的看待自己与工作，还有困惑着我们的矛盾。精彩的时间管理的沙盘演练，居然把我的真实版时间情况托盘而出，惊讶之外看到我时间管理的瓶颈与问题，让我对生命和时间有了新认识，从无意识走向全新自我认识和提升，我们想从这里再次启航，成为一名“新秘书”，拥有新起点、新格局、全新的工作状态。”

课程对象            

各级助理和秘书：总裁（总经理）秘书、部门秘书、办公室主任、行政部经理（助理、主管、文职人员等)

课程大纲            

前言：通过行政工作者定位解读让我们看到几个关键词：协助、日常事务、提供参谋建议、沟通协调、桥梁关系，这是行政工作特殊性的解读，他必定是完成领导目标为先，协助统筹协调更多的事务性的工作，如何通过自我认识提升工作效率，让企业沟通桥梁更加有效、可靠、稳健？是课程学习的重点内容。

模块一 如何成为领导身边优秀助手？      3小时

l  今天我是单位的形象代言人；你的声音、行为方式、内心结构展示工作的能力。

l  领导需要什么样的优秀助手？通过对领导的需求分析，不同层级助理的定位进行自我评价，提升自我能力塑造，与领导需要的工作能力做深度匹配。

l  了解我的工作优势与工作行为风格；通过行为测评，分析过去三至六个月你的行为风格与工作优势，并给予您针对性的建议和指导。

l  我们单位对行政岗位的职责要求解读与分析；针对每个单位的需要分享行政岗位的职责，清晰任务，明确工作目标。

l  案例分享：做个温暖的行政管理者：心细周到、积极的态度、良好的人际关系。

l  本模块总结：如何成为领导身边优秀助手？我们的工作特征：多样琐碎性、随机突发性、领导指派性、保密性。聊天十分钟：说说你的不适应及问题分析。

模块二 塑造和谐人际关系，赢得领导信任      3.5小时

l  了解我的人际关系构建图，盘活人际关系，为企业创造最大效益。

l  什么样的人会更容易获得良好的人际关系？亲切的微笑、温暖自信的眼神、握手练习、清新问候、身体距离、为他人着想、学习赞美等实战练习。

l  接待工作意义分析，突破只花钱、没效益的无效接待模式。

l  接待来访客人的流程设计和礼品赠送；观摩先进单位接待流程设计。

l  与新闻工作者交往注意事项与细节把控，并情景练习；

l  与不同个性领导、同事相处之道；创造积极的语言结构，与不同领导风格的领袖交往，学习倾听，了解领导表达的意思与重点，职业化的总结与归纳。

l  模拟练习：接受不清晰的工作指示时、本周工作汇报流程与内容、商讨问题时、面对领导的坏脾气时，小组总结，这个案例中我的收获。

l  本模块总结：与领导相处的时间，学会虚心请教，交流汇报要简要，内容真实详尽，与领导关系简单，尊重上司，学会为他救场。

模块三 我的系统工作统筹与时间管理       5小时

l  了解压力环境下我的时间管理模式：这是何澜老师独家版权的压力环境下我的时间管理模式的测评工作，看到你的时间管理模式瓶颈与问题。

l  探索我的生命价值观：专业的心理学底蕴帮助你分析你的生命价值观，看清楚生命的需求和关注，提升生命幸福值。

l  我的时间都花在哪里？清晰时间大盗：我们人生就算100年，你的一百年中的生命价值在哪里？

l  高级行政管理者工作统筹技巧；

1、我的系统思维方式训练：面对多任务管理，多领导指示工作时，工作准备、步骤展开、紧急重要程度的分类。

2、为自己的人生开始规划：从梦想到现实，从日计划、月计划、年计划的制定和落实。

3、精力管理：根据生理节奏制定工作：了解精力最旺盛的时候，学会聚焦，学会制表，制表的要点和注意事项，学习办公室5S管理。

4、信息管理：如何处理电子邮件？如何收集信息获取资料？

5、信息管理：如何管理电脑文件与文件储存习惯？

6、     信息管理：如何处理报纸杂志？

7、     信息管理：学习快速阅读。

8、     为自己准备各类工作和生活清单。

9、     接听电话礼节与情景练习；面对难以对付的客人和电话应对技巧。

10、上司约会、出差行程安排策略与方法。

11、常见企业高效会议管控要点。

l  本模块总结：两天中学习到提高工作效率的方法、我立刻要行动和改变的是什么？建立改善监督机制。

模块四 面对压力环境，提升我的抗压力        1、5小时

l  我在社会环境中角色的扮演和自我认识；

l  认识我的压力状态；

l  坚定自信三部曲；

l  学会确定自己的内容，学会说不；

l  提出清晰的，他人可接受的要求；

l  认识争吵；

l  学会同意；

l  认识自己决定改变的时刻；

l  饮食减压、音乐减压、睡眠减压、运动减压等内容体验；

l  心灵冥想：学会接纳；（二十分钟）

l  面对挫折，依然快乐的八大秘诀。

本模块总结：职业秘书职业修炼。

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