高效会议管理技巧课程大纲
高效会议管理技巧课程大纲详细内容
高效会议管理技巧课程大纲
高效会议管理技巧课程大纲
课程目标
Ø 了解会议的目的、种类和体系
Ø 了解会议效率不高的原因及对策
Ø 掌握有效为会议做准备的要领
Ø 掌握会议中的沟通和反馈技巧
Ø 掌握会议主持人的会议管理技巧
Ø 学会提高会议效率和质量的技巧
课程对象：公司管理部门和会议参与员工
课程时长 一天 6H
课程大纲
第一章 当今会议面面观
一：会议的意义、目的、种类
A:会议的意义
Ø 会议是一个集思广益的渠道
Ø 会议显示一个组织或一个部门的存在
B：会议的目的
Ø 开展有效的沟通、传达资讯
Ø 监督员工、协调矛盾、达成协议与解决问题
Ø 资源共享、开发创意、激励士气
Ø 巩固组织或主管地位
二：会议成本的计算
Ø 会议的时间成本
Ø 直接的会议成本
Ø 效率损益成本
第二章 开会前的准备工作
一：会议准备工作的作用
Ø 选择最恰当的选择方式
Ø 使参会者能对讨论有清楚的方向可循
Ø 清楚的告知参会者应有何种行为表现
Ø 节省时间与减少冲突
备注：会议准备的5W1H法
二：会议主持人的4个准备
Ø 设定沟通目标
Ø 制订行动计划
Ø 预备可能的争执
Ø 进行SWOT分析
第三章 成功会议的策略
一：有效的做开场白
Ø 定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。
Ø 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。
Ø 程序：
Ø 概观会议进行程序；
Ø 提供与会议有关的资讯；
Ø 规范议程；
Ø 指定会议记录者；
Ø 征求对议程设计的意见。
二：有效的达成决议—决策方式
彼德·德鲁克决议法：
Ø 用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识
Ø 列举或图示各提案并开始讨论
Ø 客观比较各提案的优劣，避免意气之争
Ø 估计各提案之获益律
Ø 估计有无采集更多参考资料的需要
Ø 征求反对意见
Ø 以中立角度检视正反意见
Ø 寻求与会者对各题案之认同
Ø 对提案做适当的休整与妥协
Ø 确认议事结果
Ø 组成或指定议案执行的监督单位。
Ø 备注：四种决策方式（头脑风暴、的菲尔法、易地思考法、思路转化法）
三：固定的会议流程规范
会议本身要遵守的规则
Ø 参会者要将工作安排交给会议主席
Ø 超过1小时的会议要有书面的通知
Ø 所有参会者都要有准备发言的心态
Ø 会议要能准时开始、准时结束
Ø 负责人对决议能否达成负主要责任
Ø 在会上要维护别人的尊严
Ø 要有人提出不同的意见
Ø 会后要能拿到书面的记录
Ø 参会者要履行反馈职责
Ø 要请第三方监控会议质量
第四章 会议记录与会后跟进
一：会议记录者的功能
Ø 仅次于主持人
Ø 记录及维持议程所设计的 顺序
Ø 协助主持人总结与归纳
二：会议记录者的才能
Ø 反应快、写字快
Ø 知识面广、记忆力特别强
Ø 倾听能力强、总结能力强
会议记录的10大建议
三：参会者会后跟进的内容
Ø 拿到会议记录以后要细读
Ø 分析不同参会者的众生相
Ø 考虑自己任务的完成方法
Ø 会议是一项新任务的开始
四、主持人的会后跟进
Ø 请大家填写会议评估表
Ø 针对意见做出改进措施
Ø 询问和联络缺席的同事
Ø 制定跟进计划，负责跟进
Ø 如有需要找高层协助
Ø 如计划进行顺利，取消下次会议
Ø 会议之后检讨得失
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