《高效能会议管理》

高效能会议管理
主讲：王哲光
课程背景
有人说工作的大部分时间就是开会，没错，会议是管理者主要的工作方式之一。然
而，人们常常把会议看作一种必须忍受的痛苦。你是否经常抱怨或听到这些抱怨：会议
浪费时间、精力和资源；会议好象总在绕圈子；令人厌烦的会议太长了；讨论还来不及
充分展开就结束了；会议让太多的人参加讨论，参与决策；会议经常被少数人支配，而
其他人被晾在一边。但是我们发现有效的会议可以振奋人心，可以激发参与意识，而且
最终能体现在行动效果上。事实上，会议可能是团队成员之间最重要的交流形式了；是
否具有召开高效率会议的能力，是成功团队与不成功团队的主要区别，也是管理者工作
效率高下的关键。
不论是会议的组织者、会议的主席，还是出席会议者，都需要足够的技巧提高会议
的效果与效率。如何选择出席对象？如何编写议程？如何落实会议用品？如何进行恰当
的座位安排？如何防止偏离正题？如何应付对付闹事者？如何结束会议？如何确保会议
决策得到落实？会议组织者不得不考虑的问题，本课程将提供给你相关的各种实用建议
、技巧、常见问题与对策，帮助学员开一个高效能的会议。
课程目标
➢ 掌握会议管理的基本原则、组织会议的流程和准备工作；
➢ 能基本运用参会技巧提供建设性意见；
➢ 打造出色的控场和主持能力，有能力处理会议中的冲突和突发事件；
➢ 加强会议的策划、推广、组织和执行能力，获得有效的会议成果；
➢ 掌握会议控制的技巧，理解真正的双赢实现模式，形成卓有成效的解决方案。
培训用时
2天（每天6小时）
授课方式
通过“讲授—演练—分享—点评—感悟—突破”训练法，30%知识点剖析+30%案例研讨+30%演
练互动和视频赏析+10%总结、点评、纠偏，使学员在完成一个个任务中体验和成长，改
变心智模式，从而成为高效能会议的组织者和参与者。
课程大纲
一、高效能会议的前提
1、开会前要了解的事情
1）效率与效能
2）问参会者的几个问题
3）问召集者的几个问题
4）会议的十大目的
5）内部会议的八大类型
6）选择与会者——七种会议参加人
2、思考问题——会议是为了解决问题而开的
1）预见问题的四种途径
2）关于问题的问题
3）如何描述和定义问题
演练：工作实际问题收集
4）分析问题与解决问题的八个步骤
3、会议准备与组织安排
1）场地选择与设施准备
2）准备议程与分发议程
3）准备会议用品
4）安排座位的策略
5）会议通知
4、参会的秘诀——如何出席会议
1）参会应有的态度——十种不同参会态度
2）会议发言稿的准备
3）不做挑刺人——带着方案谈问题
演练：3分钟MINI发言
4）会议中应有的表现
演练：倾听的技巧
二、高效能会议的关键点
1、会议时间管理
1）时间的特性
2）时间管理的陷阱——浪费时间的原因
3）四代时间管理
2、时间管理的原则——如何做到要事第一
1）列清单——6件事法则
2）ABC排序与80/20法则
3）分清轻重缓急——第二象限法则
4）找到生命中的大石头
5）别让猴子跳上背——猴子定律
教学影片：不可能的任务
3、提高效率的方法
1）专心专注
2）日清日高
3）个人5S
4）找准自己的节奏
5）时间块和时间零钞
6）工欲善其事必先利其器
4、工作会议的推行要点
1）导入议题
2）澄清资料
3）发展意念
4）决定行动
5）总结要点与跟进
教学影片：执行艰巨任务前的会议
三、平行思考的开会方式——六顶思考帽法
1、六顶思考帽的基本结构与单独使用方法
）白帽——信息的相关性及准确性
2）红帽——直觉、情感、感受
3）黑帽——逻辑推理其可行性分析
4）黄帽——评估价值，获取利益
5）绿帽——发挥创造性、预测性
6）蓝帽——控制焦点及主题
演练：如何开这个会？
2、系统使用六顶思考帽的原则
3、简单的短序列
4、系统使用六顶思考帽序列
1）初始序列
2）中间序列
3）结尾序列
演练：刘主任的问题
四、会议执行与组织
1、会议执行落地难的原因
1）执行力不强的原因
2）会议中容易出现的执行方式
变样执行、递减执行、按需执行
肢解执行、牟利执行、恶意执行
2、没有问题才是最大问题——如何提高会议风险意识
1）预想危机
2）跳出舒适区
3）树立假想敌
4）枕戈达旦
5）训练教育
6）压力测试
7）追求卓越
3、执行任务达成目标的秘诀
1）布置工作七大要务
教学影片《如何布置和接受任务》
2）如何争取执行者支持
3）如何化解执行阻力
教学影片《如何消除执行阻力》
4、会议执行落实体系建设
1）员工做你检核而不做你期望的事
2）影响会议执行落实体系建设的因素
组织结构、人力资源、领导核心、控制标准
3）会议组织工作控制的方向
工作方向、推动进程、操作流程、工作品质、工作状态
4）保障会议执行落实的四大体系
目标与计划体系、流程与监控体系、标准与规范体系、激励与改善体系
职业习惯造就卓越人生

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