行政部管理制度汇编
[pic] 行 政 部 管 理 制 度 汇 编 二OO三年一月 目 录 1. 职位说明书………………………………………… 第3页 行政部经理………………………………………… 第4页 行政部文员………………………………………… 第7页 行政部采购………………………………………… 第8页 行政部司机………………………………………… 第9页 2. 管理规定 ………………………………………… 第10页 考勤管理制度…………………………………………第11页 会议管理制度…………………………………………第14页 办公室规范管理制度…………………………………第17页 印章管理制度…………………………………………第19页 合同管理制度…………………………………………第20页 书籍管理办法…………………………………………第23页 电话及传真管理制度…………………………………第24页 物资采购管理制度……………………………………第25页 物资入库及库存管理制度……………………………第27页 物品领用管理制度……………………………………第28页 司机行车及工作管理制度……………………………第30页 车辆肇事管理办法……………………………………第32页 清洁卫生管理制度……………………………………第34页 奖惩制度………………………………………………第35页 档案保密制度…………………………………………第28页 行政部管理制度汇编 第一章 职位说明书 第一章 职位说明书 行政部经理 一、基本资料 |职位名称 |行政部经理-樊春|定员人数 |1人 | | |梅 | | | |直属上司 |总经理 |直接下属 |行政部员工 | 二、工作概要 |处理公司的行政事务和对外联络事务，充分发挥行政部的协调、服务和管理功能 | |。协调公司内部各部门、办公室各职能主管之间以及公司外部与政府有关部门、 | |社区有关方面之间的关系；负责公司行政部的日常工作；贯彻执行上级的指示决 | |议，检查督促各部门的工作落实情况；做好后勤服务工作。 | 三、岗位职责 |全面领导行政部工作并具体主持行政事务工作，制定本部门每年、每月和每周工 | |作计划。 | |管理行政部人员编制。 | |负责制订公司的行政规章，经总经理签发后督促各部门贯彻执行，并注意收集执 | |行情况，从公司的实际出发，不断完善公司的规章制度。 | |负责联络公司各部门的工作进展情况，注意收集各方面的意见、建议、先进事例 | |和存在问题，并向总经理报告。 | |负责协调公司各部门之间的关系，努力发挥公司的整体组织优势。 | |负责安排、督导办公室各职能主管的工作，确保办公室各项功能的有效发挥。 | |负责审批各部门采购计划，组织安排人中同按计划实施物资采购。 | |根据总经理指示，负责安排公司的各类会议，做好会议记录，安排并做好会务工 | |作，组织编写会议纪要或有关的决议，检查会议精神的贯彻落实情况，并及时编 | |写公司的大事记。 | |负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等。 | |指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、 | |整理、登记、归档和保管工作。 | |按照总经理的指示搞好专项调查研究，拟写调查报告，为总经理提供决策依据。 | |负责拟写公司的阶段性工作总结和工作规划，编制行政开支预算。 | |严格管理和使用印章、介绍信，需经签字批准并进行登记后方可用印。 | |组织做好函电收发、书籍报刊征订与保管工作。 | |负责对外合同的审核盖章及对外事务协调，审查公司内部文件、记录及内刊。 | |管理公司车辆，合理调度使用，安排人员进行年审，办理车辆保险事务。 | |组织与安排公司活动。办理经批准的公司员工的暂住证、保险福利。 | |管理公司员工及住房，管理环境卫生，负责公司防火、防盗及交通等安全管理工 | |作。 | |安排外来宾客的住宿。 | |组织落实公司关于创建文明单位和文明班组的计划和部署，抓好公司的两个文明 | |建设。 | |负责联络政府有关部门和社区有关方面的关系，搞好对外合作，并根据总经理的 | |要求参与有关的社会活动。 | |22．认真完成总经理交办的其它工作。 | 四、职权规定 | | |有权向公司各部门索取必要的资料和询问各部门工作情况。 | |有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。 | |有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。 | |有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。 | |有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。 | |有权安排、调度公车的使用。 | |对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。 | |对不符合规定，或质量不高、效果不大的文件、资料，有权拒绝打印发放。 | |对要求各部门主管参加的会议，有综合平衡或精简压缩的权力。 | |10.有权根据总经理的指示，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。 | 五、职责规定 |对得知公司出现重大异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。 | |对总经理办公室行文的差错，收集与整理资料失实而造成的后果负责。 | |对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损失负责。 | |对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传现象，影响工作负责。 | |对印章、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。 | |对下属工作质量造成的不良影响负责。 | |7．对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查和| |落实负责。 | 六、注意事项 |要认真学习政府有关建筑装饰、房地产管理的政策法规，了解《公司法》基本内容 | |，掌握有关的业务基础知识和专业管理知识。 | |在对外关系中要处处注意维护公司的声誉和形象，在涉外活动中要严格遵守涉外 | |纪律，维护国家的尊严。 | |3．不断提高自己的思维判断、组织协调、语言文字和应变处理等方面的能力。 | 行政部文员 一、基本资料 |职位名称 |行政部文员 |定员人数 |1人 | |直属上司 |行政部经理 |直接下属 | | 二、工作概要 |根据行政部经理指示，负责收集信息，整理各类文件资料，做好资料、书籍保管 | |及文书打印工作，完成办公室日常事务工作。 | 三、岗位职责 |负责前台接待、登记、引见、接送来访宾客。 | |负责接转电话，做好电话记录。 | |负责公司书籍、电子文件、报刊的整理、收集、分类、编号、保管工作。要求收 | |集齐全，装订规范、存放有序。负责书籍、刊物资料借阅登记，及时督催促归还 | |。 | |负责文件、资料的打印、复印、登记、发放、装订，做到规范、准确、及时。 | |负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。 | |熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，掌握库存物品的使用情况。 | |负责办公用品、电脑耗材等物品的库存保管工作，熟悉各类物品的品种、性能、 | |规格、物价，各种用品、零配件分类清楚，排列整齐，存取方便。履行领用签字 | |登记手续。 | |保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。 | |负责传真收发与登记。 | |管理饮水，登记、发放水票。 | |负责维护电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备，保管保修卡、驱动程序等 | |资料，发现故障，及时通知维修人员或供货商修复，确保设备正常使用。 | |负责监督打卡和汇总考勤。 | |每月对公司物品、书籍刊盘进行一次盘点，将盘存情况以书面形式上报。 | |完成领导交办的其他工作，做好其它部门的协助工作。 | 六、注意事项 |在工作中要谦虚谨慎，勤备踏实。 | |要坚持原则，秉公办事，遵守纪律，严守公司机密。 | 行政部采购 一、基本资料 |职位名称 |司机 |定员人数 |1人 | |直属上司 |行政部经理 |直接下属 | | 二、工作概要 | 负责各类办公用品、劳动保护用品和工程部备品备件的日常采购。 | 三、岗位职责 |汇总各部门主管和仓库保管员填制的《采购计划清单》，经上报领导审批后| |及时进行采购。 | |严格执行货物验收入库制度，确保货物的品种、规格、质量、数量与请购| |要求相符，与发票内容相符。 | |严格执行财务报销制度。采购后及时办理结帐手续，做到单据清、帐款清| |、手续清。 | |认真做好采购记录，对计划表上采购不到的物资要及时向需用部门、仓库| |保管员说明情况，提出解决的办法。 | |广泛收集与本公司有关的各类产品信息（包括收集各类材料供应商、办公| |用品、电脑耗材厂商价格表等），及时提供给工程部、设计部及有关的使| |用部门参考。 | |坚持“货比三家”和“质优价廉”的原则，既保证质量又节省支出。 | |经常主动了解库存情况，及时做好各类物品的补缺，避免供应中断。 | |8．对于管理上急需的物品，即需即购，确保供应，但采购手续要完备。 | |9．完成领导交办的其它临时性工作。 | 六、注意事项 |工作要认真细致，要有为各部门服务、做好后勤保障的精神。 | |以公司利益为重，不利用职务之便谋取私利。 | |3．要熟悉商品市场，通过比较选择信誉好的供应商，建立良好的合作关 | |系。 | 行政部司机 一、基本资料 |职位名称 |司机 |定员人数 |1人 | |直属上司 |行政部经理 |直接下属 | | 二、工作概要 |保证公车的正常、合理使用与出行安全。 | 三、岗位职责 |保证公司业务部门用车的及时出行与安全。 | |按要求用车，用车人在出行前认真填写《派车记录单》，包括行程、用车原| |因、预计时间、返还时间等项。经行政部经理批准后，司机方能出行（临| |时、紧急情况除外）。 | |车辆返回或出车前半小时，司机人员需认真检查车辆安全状况（油、水、| |电），以确保车辆正常运行。 | |对自己所开车辆的各种证件的有效性...
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