FHC.GL.025档案管理制度ok(doc)
档 案 管 理 制 度 1. 总 则 第一条 为建立科学规范的档案管理体系，为公司开发和经营管理提供准确、全面、可靠的信息 ，根据《中华人民共和国档案法》、GB/T 50328 -- 2001《建设工程文件归档整理规范》和省档案局（DB37/T180- 93）《企业档案分类编号规则》，结合公司实际，制定本制度。 第二条 本制度适用于公司的工程档案、文书档案、技术档案、设备档案、合同档案、客户档案 、会计及人事档案等十五类档案的管理。 第三条 档案资料可以是文字资料、图纸资料、音像资料、磁盘资料和图片资料等。 第四条 档案管理坚持及时、真实、齐全、清晰、手续完备、安全可靠的原则。 2. 职 责 第五条 营销管理部负责客户档案的立卷、归档和管理，并将入住客户档案移交物业公司管理。 第六条 人事部门负责人事档案的立卷、归档和管理。 第七条 财务管理部负责财务档案的立卷、归档和管理。 第八条 档案室负责其它档案的立卷、归档和管理，并负责协助、指导各部门档案材料的收集。 整理和归档。 第九条 各职能部门负责职责范围内需存档资料的收集、整理、送交。 3. 立卷归档 第十条 归档范围见附录《公司文件资料分类、归档范围的规定》。 第十一条 归档要求 １、上级来文：经授权人签署传阅办理意见，传阅后连同办结的资料一同送交档案 室登记存档。 2、公司的上报材料和发放的文件，由发文单位将签署齐全的拟稿纸和原件送交档 案室登记存档。 3、技术图纸资料由发放单位在发放的同时，送交档案室登记存档。 4、凡归档的文件资料，应是原件，并要求书写材料优良，格式统一，字迹工整， 图样清晰，一律用碳素水或蓝黑墨水书写，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的书写工具 。 5、凡归档的图纸，必须符合国家制图标准，会签手续齐全。 6、重要设备、仪器开箱时，相关部门必须通知档案室派人共同参加开箱，检查接 收随机文件材料并及时归档。 7、归档的声像材料必须是原版，应详细注明内容、时间、地点、人物、摄像人。 8、移交文件资料时，交接双方应清点核实无误，并在移交目录上签字。 第十二条 归档时间 1、企业基础管理文件资料于次年三月份前向档案室移交。 2、工程建设文件资料，在工程竣工验收交付使用前向档案室归档。 4. 档案的管理 第十三条 档案管理 1、档案室在接收档案后，应进行分类、立卷、编号、建账、建卡、入库，妥善保存 。 2、对有密级的档案单独组卷、登记，专柜保管。 3、为确保档案的安全，应设独立档案库房。库房内要有防火、防盗、防潮、防鼠、 防晒、防虫、防尘、防高温的措施；库房中应具有防磁、防震的柜架及箱盒，以便妥善 保管录音、录像带、软盘、缩微胶卷等。 4、存入微机、电子媒体的归档材料应加密并备份，要注意防磁、防静电、防病毒。 5、对档案资料要进行科学管理，做到分类清楚，编排规范，代号正确，规格一致， 检索工具完备，以利查找利用档案。 6、档案室应定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时解决。 7、档案人员要熟悉所保管档案的内容，积极开展咨询服务工作，并及时、准确地作 好档案的库存、收进、移出、鉴定、销毁、利用数字和利用效果的记录和统计工作。 第十四条 保密要求 1、档案工作人员要认真学习贯彻《保密法》，严格执行保密制度，养成良好的保密习 惯。 2、档案工作人员不准随意摘抄机密文件、资料，谈话不准涉及档案中的内容。 第十五条 档案的鉴定与销毁 1、由公司领导组织有关部门和档案室人员组成鉴定小组，对需鉴定的档案进行直接 的价值鉴定，做出鉴定结论，由档案室执行。 2、鉴定小组是具体鉴定、审定组织。它的任务是：调整密级，确定保管期限和批准 销毁无保管价值的档案，并提出档案鉴定情况的报告。 3、档案不仅有现实使用价值，而且具有长期工作参考和历史凭证作用。保管期限分 为：永久、长期、短期三种。 4、对确定销毁的档案经复审后，编制档案销毁清册，履行批准手续，指定二人以上 进行监销，注明销毁时间、地点、方式、销毁清册存档，永久保存。 5. 档案借阅和传递 第十六条 借阅档案要求 1、企业档案主要供本公司利用，一般不外借。特殊情况下，外单位人员来本公司查 阅档案，须持单位介绍信，经分管领导批准方可查阅，但不许借离档案室。 2、本公司正式职工，因工作需要，可到档案室利用无密级的档案，对有密级的档案 ，需经有关领导批准方可利用。 3、一般情况下，只许在档案室内查阅档案。特殊情况下，需经分管领导同意，可在 办理借阅手续后借出档案副本，每人限借三本，正本一概不借出。 4、档案借出期为二周，到期未用完，必须到档案室办理续借手续。 5、借阅期间，应精心爱护档案，不得转借、拆卷、抽页、涂改，归还时要严格检查 ，以确保档案完整。若有遗失，需写明情况报分管领导酌情处理。 6、借阅档案后，需填写档案借阅登记本和利用效果登记本。 第十七条 档案转递 1、档案转递移交应列明移交目录，交接双方在核对无误后在交接记录上签字。 2、人事档案的转递必须由任免文件或调动审批表等依据，并经认真鉴别清理，按《 人事档案转递通知单》的项目登记，严密包装、封印后，以机密件发出。 附件：《公司文件资料分类、归档范围的规定》 附件 公司文件资料分类、归档范围的规定 1.根据国家建设部《城市建设档案分类大纲》、省档案局《企业档案分类编号规则》等 有关规定，结合本公司实际，对公司所有档案的收集分类、归档范围及保管期限的划分 作出规定。 2.公司档案分类、归档范围及保管期限见《档案分类编号方案》和《档案分类、归档范 围表》 3.公司档案保管期限分为永久、长期、短期。党政工团文书档案保管期限永久为50 年以上，长期为16～50年，短期为15年以下；建筑工程文件档案保管期限长期为该工程 的使用寿命，短期为20年以下。 4.保管期限从文件归档的第二年的1月1日算起。 5.表中的“重要文件”指方针政策性或重大问题，具有依据性、科学性、历史性价值 大的文件资料，“一般文件”指一般事物的说明，对企业有利用价值的文件资料。
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